یک منشور انجمنخبرگی، اهداف و محدوده فعالیت آن را مشخص می‌کند. همچنین جنبه‌های عملیاتی مانند اینکه چه کسی انجمنخبرگی را مدیریت می‌کند، به چه منابعی نیاز دارد و چگونه موفقیت اندازه‌گیری می‌شود، بیان می‌شود.
بسیاری از سازمان‌ها ادعا می‌کنند که دارای انجمن خبرگی هستند زیرا آن‌ها سایت‌های داخلی مبتنی بر موضوع یا گروه‌های بحث ایجاد کرده و کارکنان را تشویق کرده‌اند که “همکاری کنند”. این انجمن خبرگی غیررسمی تمایل دارند به‌سرعت فعالیت مؤثر کنند، ولی در این کار موفق نمی‌شوند. اعضا نمی‌دانند که قرار است چه چیزی را به اشتراک بگذارند و چرا حتی باید زحمت بکشند.
برای پایدار ماندن، یک انجمنخبرگی به هدف انگیزش، برنامه عمل و “قلاب ” نیاز دارد تا اعضا را وارد خانه کند. منشور یک‌راه عالی برای ایجاد انجمنخبرگی در مورد این جزئیات و اطمینان از حامیان و رهبران انجمنخبرگی از پرسیدن سوالات مناسب است. ارزش منشورها در تحقیقات ما روشن است: از برنامه‌های اجتماعی که به منشور نیاز دارند، توسط مدیران مدیریت دانش و ذینفعان موثر ارزیابی می‌شوند، درحالی‌که این کار را نمی‌کنند.
منشورهای موفق انجمنخبرگی چگونه هستند
هر سازمانی می‌تواند تصمیم بگیرد که چگونه منشورهای انجمنخبرگی خود را قالب‌بندی کند و دقیقاً چه چیزی باید شامل آن‌ها باشد. بااین‌حال، APQC توصیه می‌کند که شامل استاندارد خاصی است:
بیانیه هدف انجمنخبرگی: مروری درباره اینکه چرا سازمان انجمنخبرگی را ایجاد کرده است و ارزشی که برای اعضا و تجارت فراهم می‌کند.
نقش‌های کلیدی: فردی مایل به رهبری انجمنخبرگی، حامی اجرایی مایل به تأمین منابع و رفع مشکلات سایر کارکنان لازم است.
اهداف انجمنخبرگی: آنچه انجمنخبرگی برای دستیابی به آن برنامه‌ریزی می‌کند. اهداف زمانی که ملموس باشند به بهترین نحو عمل می‌کنند، مانند “انجمنخبرگی ما روند کسب‌وکار را ثبت خواهد کرد ” یا “کارکنان آینده را آموزش می‌دهند.” اهداف ممکن است سالانه تغییر کنند یا همیشه سبزتر باشند.
محدوده انجمنخبرگی: آنچه انجمنخبرگی انجام خواهد داد و نخواهد داد. به‌عنوان‌مثال، ممکن است انجمنخبرگی بهترین شیوه‌ها را مستند، تأیید و توصیه کند، اما آن‌ها را اجرا نکند (زیرا این مسئولیت صاحبان فرآیندهای مربوطه است).
اهداف سازمان: چگونه اهداف انجمنخبرگی نیازهای سازمان را پشتیبانی می‌کند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است انجمنخبرگی از یک تحول گسترده‌تر دیجیتال حمایت کند، یا ممکن است هدف آن بهبود زمان چرخه خاص یا[1] KPI های باکیفیت باشد.
منابع: آنچه برای موفقیت انجمنخبرگی نیاز است. ممکن است شامل زمان رهبری و مشارکت کارکنان، بودجه فعالیت‌ها یا ابتکارات انجمنخبرگی و حمایت از فناوری باشد.
معیارها: چگونه موفقیت انجمنخبرگی ارزیابی می‌شود. مجموعه‌ای متوازن از اقدامات شامل معیارهای فعالیت (به‌عنوان‌مثال، وبینارهای میزبانی‌شده، بهترین شیوه‌ها مستند) و همچنین معیارهای تجاری است که انجمنخبرگی قصد دارد تحت تأثیر آن‌ها قرار گیرد.
عوامل و موانع مهم موفقیت انجمنخبرگی: آنچه برای اطمینان از موفقیت انجمنخبرگی باید اتفاق بیفتد و چه چالش‌هایی ممکن است انجمنخبرگی برای رسیدن به اهداف خود بر آن‌ها غلبه کند.
طراحی و استفاده از منشور انجمنخبرگی
اکثر سازمان‌ها الگویی برای اطمینان از استاندارد در بین منشور انجمنخبرگی ارائه می‌دهند. نیازی به پیچیدگی بیش‌ازحد منشور نیست معمولاً یک یا دو صفحه کافی است. بااین‌حال، آن‌ها باید سالانه یا در پاسخ به تغییرات بازار یا سازمانی که ممکن است بر مأموریت انجمنخبرگی تأثیر بگذارد، بازبینی و به‌روز شوند.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/what-community-practice-charter
[1] Key Performance Indicator