پلتفرم مدیریت دانش چیست؟

برای اینکه بتوانید بهترین پروژه شرکت خود را هر بار پیش ببرید و به‌طور مؤثر اعتبار شرکت خود را در طول زمان تقویت کنید، باید بتوانید دانش جمعی شرکت را به بهترین نحو مدیریت کنید. به‌هرحال، دانش شما چیزی است که می­فروشید و در وهله اول پروژه­‌ها را برای شما به ارمغان می­اورد.

چگونه می­توانید دانش شرکت خود را مدیریت کنید درحالی‌که کارکنان شما از دانش و تجربیات گذشته شرکت شما آگاهی ندارند؟ ارائه‌دهندگان خدمات مهندسی و فنی به‌طور مداوم با این مشکل دست‌وپنجه نرم می­کنند.

می‌توان از پلتفرم مدیریت دانش در آگاهی از دانش و تجربیات گذشته استفاده کرد.

 

آیا این مشکلات آشنا به نظر می­رسند؟

• “هر بار که  پروژه جدیدی را شروع می‌کنیم، احساس می‌کنیم که از ابتدا شروع کرده‌ایم “
• ” گاهی اوقات درس‌هایی را آموخته‌ایم، اما اگر صادق باشیم، آن‌ها را فقط در یک صفحه ثبت می‌کنیم و دیگر هرگز به آن‌ها نگاه نمی­‌کنیم”
• “من احساس می‌کنم ما بیشترین تلاش  را برای مشتریان خود انجام نمی‌دهیم”

در اینجاست که یک پلتفرم مدیریت دانش ایجاد می­‌شود. پلتفرم مدیریت دانش به شما کمک می­‌کند تا بین تخصص و دانش فردی کارکنان خود، درجایی که این دانش در سراسر شرکت قرار دارد و دانش و تجربیات شرکت خود را حفظ کنید پلتفرم مدیریت دانش خوب  به شما کمک می‌کند تا درواقع از دانش سازمان در نتایج ملموس استفاده کنید که مستقیماً بر نتیجه نهایی شرکت تأثیر می­‌گذارد.

ارائه‌دهندگان خدمات مهندسی معمولاً 5 درصد از درآمد ناخالص خود را برای تولید طرح هزینه می‌کنند. تقریباً نیمی از این موارد  برای دریافت منابع برای تیم پروژه مناسب است. برای بسیاری از شرکت­‌ها، این مبلغ می‌تواند به صدها هزار دلار در سال برسد. پلتفرم مدیریت دانش با صرفه‌جویی بیشتر در زمینه دانش فردی که هر کارمند در سازمان دارد و محل استقرار کارکنان در زمان و هزینه  صرفه‌جویی می‌­کند تا سازمان­‌ها بتوانند کارکنان را به‌طور مؤثر و هدفمند به تیم پروژه اختصاص دهند.

دانش فردی به دانش و تجربه هر کارمند در زمینه‌­های مختلف اشاره دارد. دانش فردی چیزی است که یک کارمند را از طریق تجربه و آموزش درگذشته کسب کرده‌است. آن­ها با پیشرفت در حرفه خود در داخل سازمان و به عهده گرفتن مسئولیت­‌ها و پروژه‌­های جدید، رشد می‌کنند. بسیاری از دانش فردی “در محل کار” پرورش و آموخته می­‌شود. علاوه بر این، با داشتن این قابلیت برای هر کارمند، آن‌ها می­‌توانند ببینند که یک کارمند در چه زمینه­‌هایی دچار کمبود دانش است و  شکاف‌های دانش را شناسایی می‌کند و با آن‌ها همکاری می‌کند تا مجموعه مهارت‌­های خود را تکمیل کند. یک پلتفرم مدیریت دانش باید یک سازمان را قادر سازد تا در صورت نیاز رشد آن کارمند را ثبت، ارزیابی و پیگیری کند. این به‌عنوان یک فهرست تخصصی دانش شناخته می‌­شود و باید به سازمان این امکان را بدهد که حداکثر اطلاعات را در مورد آنچه کارکنان و کارشناسان خود می‌­دانند، ثبت و ذخیره کنند. تا شرکت‌ها مجبور نباشند پول خود را به‌طور مستمر برای جستجوی این اطلاعات هدر دهند.

کارکنان همیشه در یک شرکت باقی نمی‌مانند. هنگام ترک کارمند، دانش، مهارت و تخصص خود را با خود می‌برند. این‌یک ضرر بزرگ برای سازمان است. با استفاده از پلتفرم مدیریت دانش، می‌توانید دانش فنی هر کارمند را استخراج کنید اینکار به کارکنان فعلی و آینده اجازه می‌دهد تا تحت آموزش قرار گیرند و از کارکنان گذشته درس بگیرند. این بدان معناست که وقتی یک فرد شرکت را ترک می‌کند آن دانش ارزشمند را از دست نمی‌دهیم. به این معنی که زمان و منابع اختصاص‌داده‌شده به آموزش کارکنان هرگز هدر نمی‌رود، زیرا دانش فردی آن کارمند در پلتفرم مدیریت دانش قرار می‌گیرد و همچنان به دانش جمعی شرکت کمک می‌کند. وقتی ارزش تجربه هر کارمندی را که شرکت تابه‌حال با آن کارکرده است به دست آورید، آن شرکت بسیار قوی‌تر و رقابتی‌ترمی­شود.

اگر بهترین کارمند، شرکت را ترک کند؟

دانش جمعی چیست؟ دانش جمعی یک سازمان ترکیبی از تجربه پروژه قبلی شرکت، اشتباهات و درس‌آموخته‌ها و همچنین مجموع تجربیات، دانش و تخصص فردی هر کارمند است. توانایی استفاده از دانش جمعی است که مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.

برای اینکه یک شرکت بتواند از دانش جمعی خود بهره‌مند شود، باید راهی برای یافتن محتوای مناسب در مواقع نیاز داشته باشد. اکثر شرکت‌ها دارای فرایندی از درس‌آموخته هستند. ممکن است در یک پایگاه‌داده داخلی، یک برنامه نرم‌افزاری درس‌آموخته  یا فقط یک برگه Excel ذخیره شود. درس‌ها و دانش‌هایی که یک شرکت جمع‌آوری می‌کند مزیت آن‌هاست اما این درس‌ آموخته‌ها اغلب ذخیره می‌شوند و از تمام توان خود برای کمک به شرکت در تصمیم‌گیری‌های کارآمد و مبتنی برداده هنگام جمع‌آوری پیشنهادها، تیم‌ها و پروژه‌ها استفاده نمی‌کنند. یک پلتفرم مدیریت دانش کارامد، شرکت را قادر می‌سازد تا این اطلاعات را به‌طور مؤثر جمع‌آوری کرده و همچنین این اطلاعات را برای دستیابی به نتایج مطلوب استفاده کند. به‌جای این‌که یکی از اعضای تیم ساعت‌ها صرف جستجوی پایگاه داده ­کند تا پروژه‌های گذشته مشابه پروژه‌های جدید موردنظر خود را پیدا کند یا با دفاتر مختلف تماس بگیرد تا بفهمد متخصص آن در یک منطقه خاص چه کسی است. پلتفرم مدیریت دانش می‌تواند پروژه‌ها، افراد و درس آموخته‌های مربوطه را به‌صورت هوشمند پیداکرده و در صورت نیاز ارائه دهد. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود، اما درنهایت به شرکت کمک می‌کند تا پروژه‌های بیشتری را برنده شود، در برنامه بماند و درآمدش را افزایش دهد.

اگر تابه‌حال با هر یک از این مشکلات برخورد کرده‌اید، ممکن است زمان مناسبی باشد که یک پلتفرم مدیریت دانش برای شرکت خود در نظر بگیرید.

منبع:

https://yourtotaliq.com/blog/2020/3/12/what-is-an-expertise-management-platform