یکی از ارکان مهم در ساختار مدیریت دانش، تیم مدیریت دانش است. وظیفه اصلی این تیم کشف نیازهای مدیریت دانش، تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت دانش و راهبری سایر اجزای سیستم برای تحقق اهداف و افزایش سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان است.
از طرفی یکی از دلایل پرتکرار شکست مدیریت دانش در سازمانهای کشور نیز انتخاب نامناسب اعضای تیم مدیریت دانش است. بدین صورت که جلسات تیم مدیریت دانش مانند سایر جلسات سازمانی به صرف چای و میوه و گپ و گفتی دوستانه تبدیل شده و خروجی قابل قبولی از آن حاصل نمیشود.
تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت دانش
یکی از شایع ترین دلایل ناکارامدی جلسات تیم مدیریت دانش، نبود شاخصهایی برای ارزیابی فعالیتهای مدیریت دانش در سازمان است. چون ملاک و معیاری برای سنجش اقدامات وجود ندارد، اعضای تیم گمان میکنند که کارها خوب پیش میرود؛ اما درواقع این چنین نیست.
راهکار حل این چالش تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت دانش است. با انجام این کار تیم مدیریت دانش میتواند با هدفگذاریِ اقدامات، میزان موفقیت و یا عدم موفقیت در کسب نتایج را ارزیابی کند.
چگونه تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد مدیریت دانش در سازمان انجام میشود؟
برای پاسخ به این سوال باید ببینیم در کدام مرحله از پیادهسازی و سطح بلوغ مدیریت دانش قرار داریم. نیک میلتون، مشاور برجسته مدیریت دانش در مطلبی که اخیرا (سال 2020) در وب سایت خود منتشر کرده بود به این مقوله پرداخته که در ادامه بخشی از آن ارائه شده است.
مرحله تدوین استراتژی و برنامهریزی پیادهسازی مدیریت دانش
تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد و سنجش آن در مرحله استراتژی و برنامهریزی دشوار است، زیرا تیم مدیریت دانش هنوز هیچ کار اجرایی را شروع نکرده و چیزی تحویل سازمان نداده است. در این مرحله اعضای تیم در حال برنامهریزی هستند و فقط یک هدف مهم دارند. آنها باید یک استراتژی و برنامه پیادهسازی مدیریت دانش را بهخوبی تدوین کرده و با اطلاعرسانی و آگاهسازی، حمایت ذینفعان اصلی سازمان را به دست آورند.
اگر ذینفعان اصلی سازمان به عنوان اعضای تیم مدیریت دانش در جلسهها حضور داشته باشند این مرحله سریعتر و با نتایج مطلوبتری به پایان میرسد. بهعنوان مثال اگر مدیر منابع انسانی بهعنوان یکی از اعضای تیم مدیریت دانش انتخاب شود، طراحی اولیه نظام انگیزشی با تسهیلگری این فرد سادهتر و در زمان کوتاهتری انجام میشود.
مرحله اجرای پروژههای پایلوت مدیریت دانش در سازمان
بخشی از هدف پروژههای پایلوت مدیریت دانش، ارائه ارزش اقتصادی ملموس از طریق عملکرد مدیریت دانش در حوزههای پایلوت است. با این کار علاوه بر جلب حمایت مدیران ارشد سازمان، چارچوب اجرای مدیریت دانش در کل سازمان نیز آزمایش شده و نقاط بهبود آن مشخص میشود.
هدف اصلی در مرحله پایلوت مقدار ارزش ایجاد داده شده از اجرای تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش است. برای سنجش ارزش ایجاد شده، تیم مدیریت دانش باید با همکاری سفیران دانش شاخصهای کلیدی عملکرد برای هر تکنیک را تدوین کرده و با گفتگو با ذینفعان اهداف مورد انتظار را بهصورت کمی تعیین کند.
به عنوان مثال اگر بر اساس نیازسنجی اولیه نیاز به اجرای تکنیک انجمنهای خبرگی در یک پایلوت وجود داشت، پیش از اجرای این تکنیک، هدف از اجرا و شاخصهای کلیدی عملکرد برای سنجش میزان موفقیت آن توسط تیم مدیریت دانش و سفیران دانش سازمان تدوین شود.
در این مرحله تیم مدیریت دانش باید متعهد شود که تمام تلاش خود را برای تحقق اهداف تعیین شده به کار میگیرد.
مرحله توسعه و گسترش مدیریت دانش در سازمان
پس از اجرای پروژههای پایلوت، هدف تیم مدیریت دانش گسترش مدیریت دانش در کل سازمان است. بنابراین تیم دارای سه شاخص کلیدی عملکرد اولیه است:
- درصد واحدهایی که به یک سطح مشخص از بلوغ مدیریت دانش رسیده است ( بلوغ مدیریت دانش)
- شاخصها برای تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش مانند تعداد دروسآموختهها، تعداد انجمنهای خبرگی تعداد دورههای آموزشی اجرا شده و غیره
- ارزش افزوده ایجاد شده با اجرای تکنیکهای مدیریت دانش
مرحله نهادینهسازی مدیریت دانش در سازمان
با افزایش سطح بلوغ، اقدامات مدیریت دانش باید به کار روتین و بخشی از وظایف هر یک از کارکنان سازمان تبدل شود. در این مرحله نقش تیمِ مدیریت دانش، تعیین خط مشیهای مدیریت دانش و پشتیبانی از اجرای آن است. شاخصهای کلیدی عملکرد مناسب برای تیم مدیریت دانش در این مرحله عبارت است از:
- میزان انطباق اهداف کلان کسبوکار با سیاستهای مدیریت دانش؛
- شاخصهای پشتیبانی از فعالیتهای مدیریت دانش مانند دورههای آموزشی مدیریت دانش، دورههای مربیگری مدیریت دانش و غیره
- شاخصهای مرتبط با تکنیکها و ابزارهای مدیریت دانش مانند تعداد و ارزش دروسآموخته ثبت شده، درصد دروس آموخته بهکارگرفتهشده ، بلوغ انجمنهای خبرگی، تجاریسازی دانش سازمان و غیره
- نرخ بازگشت سرمایه مدیریت دانش برای سازمان
با تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد برای پیادهسازی مدیریت دانش، جلسات تیم مدیریت دانش علاوه بر خوردن چای و میوه محل مناسبی برای هدایت و راهبری فعالیتهای مدیریت دانش سازمان نیز میشود.
بدین ترتیب، تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد بر اساس سطح بلوغ مدیریت دانش میتواند پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان را نظاممند کند. این شاخصها مانند یک خط راهنما عمل کرده و به اعضای تیم مدیریت دانش نزدیکترین مسیر برای افزایش سطح بلوغ مدیریت دانش را نشان میدهند.
منبع:
How to choose KPIs for a KM team, 15 January 2020, Knoco stories