مدیریت تغییر به معنای توسعه یک رویکرد برنامهریزیشده برای تغییر در سازمان در راستای رفع موانع پیشبینیشده و اطمینان از پذیرش موفق آن است. در مورد ارزش مدیریت تغییر نظرات مختلفی وجود دارد، برخی معتقدند که بخش اساسی هر راهکار مدیریت دانشی در سازمان توجه به مدیریت تغییر است و برخی دیگر آن را یک رویکرد منسوخ میدانند؛ اما تجربه ثابت کرده که بیشتر راهکارهای مدیریت دانش شامل تغییرات قابلتوجهی در رفتارها، فرایندها و سیستمهای موجود سازمانی است، بنابراین ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر براین آن قطعاً مفید قطعاً مفید خواهد بود. ارزش مدیریت تغییر در این است که شمارا مجبور میکند تا آگاهانه تغییراتی که برای موفقیت مدیریت دانش لازم است را اعمال کنید. اگر این کار را انجام ندهید و با عدم آمادگی کافی، اقدام به پیادهسازی رویکردهای مدیریت دانش کنید ممکن است اجزای جدید آنطور که انتظار میرود موردپذیرش واقع نشوند.
تغییر فرایندها و ابزارهای موجود و معرفی ابزارهای جدید، عناصر اصلی تغییر هستند. تأثیر احتمالی این تغییرات را تجزیهوتحلیل و برنامهریزی کنید تا به کاربران توضیح دهید که چگونه از منافع آن بهرهمند خواهند شد، نقش آنها در اجرای تغییرات چگونه خواهد بود و چگونه در این تغییرات به آنها کمک خواهید کرد.
فرایند مدیریت تغییر
- برنامه تغییر مدیریت دانش را توسعه داده و به اجرای آن کمک کنید. این کار بهتر است بخشی از برنامه اجرای مدیریت دانش و طرح کلی باشد.
- برای مشاوره در زمینه مدیریت تغییر، از انجمن خبرگی کمک بخواهید. به صحبتهای اعضا گوش دهید و سپس پیشنهادات خود را دنبال کنید. رهبران و کارکنان را در مورد تغییرات آینده آگاه سازید.
- ممکن است منابعی در سازمان شما وجود داشته باشد که به شما در توسعه و اجرای یک برنامه مدیریت تغییر کمک کند. اگر چنین است، از این موارد استفاده کنید. در غیر این صورت، کتابها و مشاورانی وجود دارند که میتوانید از آنها کمک بگیرید. این منابع را در اختیار بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که یک برنامه عملی دارید و پیامدهای راهکارهای مدیریت دانش خود و چگونگی انطباق سازمان برای پذیرش آن را در نظر گرفتهاید.
- اگر در فرهنگ سازمان اشتراکگذاری دانش و همکاری جایگاه مطلوبی ندارد، برای شروع تغییرات باید اقدامات قابلتوجهی انجام دهید. با سنجش ارزشهای سازمانی شروع کنید و سپس آنها را بافرهنگ موجود مقایسه کنید. اگر آنها سازگار نباشند، تغییرات شما باید به سمت همسویی فرهنگ شرکت باارزشهای اصلی بیانشده بپردازد. اگر فرهنگ ترکیبی از عناصر مثبت و منفی است، شما میتوانید از عناصر مثبت برای حمایت از تلاشهای خود استفاده کنید و از فرایند مدیریت تغییر برای مقابله با تأثیرات منفی استفاده کنید. به فرهنگ و ارزشهای سازمان کمک کنید تا از مدیریت دانش حمایت کنند.
- برای توسعه اقدامات مربوط به دانش، ارائه انگیزه و پاداش به کارکنان موردنظر برای تشویق رفتارها مفید است. هنگام معرفی راهکارهای مدیریت تغییر، برخی معتقدند که پاداش میتواند نتایج کوتاهمدت به همراه داشته باشد و بهمرور زمان از بین میروند، اما این اثرات کوتاهمدت نیز بسیار مؤثر عمل میکند.
- برای هرگونه ابتکار تغییر، همه ذینفعان میخواهند بدانند که چه اتفاقی قرار است بیفتد؟ برای کمک به در درک منافع شخصی آنها و بهطورکلی برای درک بهتر سازمان به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- چرا باید برنامه مدیریت دانش را پیادهسازی کنیم؟ دیدگاه خود را بیان کنید.
- مدیریت دانش چه مزایایی دارد؟ از لیست مزایا تعدادی را انتخاب کرده و آنها را با سازمان خود مرتبط کنید.
- مدیریت دانش چگونه به سازمان ما در تحقق اهداف کلیدی خود کمک میکند؟ 3 هدف اصلی را با اولویتهای کلی سازمان گره بزنید.
- چگونه نیازها، فرصتها و چالشهای کارکنان ما برآورده خواهد شد؟ موارد قانعکننده را توضیح دهید.
- سازمان ما چگونه پیشرفت خواهد کرد؟ با استفاده از یکی از رویکردهایی که در زیر ذکرشده است، بیزینس کیسهای مناسب را مطرح کنید.
چگونه برای پیادهسازی مدیریت دانش بیزینس کیس تدوین کنیم؟
یک مثال منطقی در رابطه بااینکه “چگونه تغییرات به دستیابی اهداف کلیدی کسبوکار سازمان کمک میکند” ارائه دهید. مثلاً:
- سه هدف اصلی عبارتاند از افزایش سود، تسریع فروش و افزایش رضایتمندی مشتری.
- توضیح دهید که چگونه عناصر برنامه مدیریت تغییر و مدیریت دانش تأثیر مثبتی بر این اهداف خواهند داشت.
- متعهد به ثبت و ارائه گزارش تأثیر اقدامات مدیریت دانش در سود، فروش و رضایت مشتری باشید.
یک سناریوی قابلقبول ایجاد کنید و سپس مزایای آن را اضافه کنید. مثلاً:
- اگر یک پروژه را از تکرار اشتباهات مشابه پروژههای قبلی نجات دهیم، میتوان 2 میلیون دلار صرفهجویی کرد که بیش از هزینهی کل برنامه خواهد بود. اگر این مورد را تکرار کنیم، تأثیر آن بر سودرسانی زیاد است.
- اگر ما بادانش قبلی خود به یک فرصتهای جدید کاری پاسخ دهیم، یک پروژه 10 میلیون دلاری را برنده شویم و در غیر این صورت آن از دست میدادیم، این کار درآمد شرکت را بیشتر میکند و تکرار آن تأثیر قابلتوجهی بر درآمد سازمان دارد.
- اگر با پیادهسازی مدیریت دانش در مهندسی محصول، از بازگشت محصول جلوگیری کنیم، صدها میلیون دلار در سازمان صرفهجویی میکنیم.
برای متقاعد کردن سازمان سؤالات قانعکننده بپرسید. مثلاً:
- آیا ما میخواهیم کارکنان ما بتوانند بهراحتی دانش پروژههای قبلی را به دست آورند تا بتوانند از آنها استفاده مجدد کنند؟
- آیا میخواهیم هرکسی سؤالی دارد، یا به دنبال منابع دانشی است یا به کمک نیاز دارد تا بتواند بهراحتی، سریع و با اطمینان به آنچه نیاز دارد دست یابد؟
- آیا میخواهیم از تلاش مازاد، تکرار اشتباهات یکسان و چالش دسترسی افراد نیازمند به اطلاعات مهم جلوگیری کنیم؟
روشهای کاربردی اجرای مدیریت تغییر چیست؟
اگرچه روشها و تکنیکهای تخصصی بسیاری زیادی برای مدیریت تغییر وجود دارد، اما باید از مؤلفهها و رویکردهای متعددی در مدیریت تغییرات استفاده کرد.
- تمرکز بر روی ارزشها: برای ایجاد فرهنگ اشتراک دانش باید بر روی ارزشهای مثبت متمرکز شد. این کار با شناسایی ارزشها، نظرسنجی از کارکنان، فعالیت در شبکههای اجتماعی سازمان، بیان موضوع در اجتماعات، ارائه سرفصلهای آموزش، توسعه ارتباطات و ارائه بستهها انگیزشی و پاداش امکانپذیر است.
- ابزارها و تکنیکهای مؤثر در مدیریت تغییر: برای اجرای مدیریت تغییر در سازمان باید از ابزارها و تکنیکهای مختلفی استفاده کرد. این کار کمک میکند تا ابعاد مختلف تغییر در سازمان موردتوجه قرار گیرد. باید توجه داشت که فرایند مدیریت تغییر فرایند زمان بری است و فعالیتها در این حوزه باید بهصورت مداوم و در طول زمان انجام شود.
- داستانسرایی برای بیان مهمترین تغییر: تغییر قابلتوجه زمانی رخ میدهد که مجموعهای از داستانهای مهم تغییر در سازمان بیانشده باشد. انتخاب سیستماتیک مهمترین داستانها و ارائه آنها در رویدادهایی با حضور کارکنان سازمان، بحث و تبادلنظر درباره آن تأثیرات بسیار زیادی بر تغییر ذهنیت افراد دارد. ازجمله مزایای این کار میتوان به ایجاد انگیزه در دیگران، ایجاد اعتماد، انتقال ارزشها، کنترل کردن شایعات و ایجاد و به اشتراکگذاری چشمانداز اشاره نمود
- کافه جهانی: یکراه سراسری برای ایجاد یک شبکه زنده از گفتگوها در مورد سؤالات مهم است. اینیک فرایند خلاق برای هدایت گفتگوی مشارکتی، به اشتراکگذاری دانش و ایجاد امکانات برای اقدام در گروههای مختلف است.
- تجزیهوتحلیل شبکههای اجتماعی: این کار زمانی رهبران یک شرکت مورداستفاده قرار گرفت که میخواستند موانع جغرافیایی را از بین ببرند و به یک سازمان جهانی تبدیل شوند. آنها امیدوار بودند که بهطور غیررسمی از کارمندان مؤثر برای کمک به مدیریت تغییرات استفاده کنند، اما ابتدا باید مشخص میکردند که کدام کارکنان با دیگران بیشتر در ارتباط هستند و چه کسانی بیشترین تلاش را برای ایجاد روابط در مکانهای مختلف انجام دادهاند. تجزیهوتحلیل شبکههای اجتماعی به آنها اجازه داد این کار را انجام دهند. در هر سازمانی با بررسی رفتار کارکنان در شبکه اجتماعی سازمانی اطلاعات مفیدی به دست میآید که میتواند برای فرایند مدیریت تغییر به کار گرفته شود.
نمونههای موفق مدیریت تغییر
دین تستا از شرکت گودیر(Goodyear) بیان میکند که مدیریت دانش خود آغاز تغییر است، بنابراین از تغییر برنامه مدیریت دانش خود نترسید.
جان هوول که برای یک پیمانکار بزرگ نظامی کار میکرد میگوید مدیریت تغییر بخش بزرگی از کار است. توجه به این نکته که افراد چگونه از راههای مختلف دارای انگیزه ذاتی هستند، بسیار مهم است. ایجاد محیطی که در آن افراد احساس کنند در طراحی و پیشرفت کار مشارکت دارند تأثیر بسیار زیادی در مشارکت آنها دارد.
ژان کلودمونی، از بخش خدمات مایکروسافت پیشنهاد میکند که برای آموزش کارکنان از رویکردهای مدیریت تغییر استفاده کنید. شما باید با استفاده از یک فرایند پذیرش و تغییر رسمی، سیستمهایی را ایجاد کنید تا به کارکنان برای انجام رفتار موردنظر پاداش دهند. مایکروسافت از مدل آدکار (ADKAR) استفاده میکند؛ آگاهی، میل، دانش، توانایی تغییر و تقویت تغییر.
ادهافمن که قبلاً در ناسا اشتغال داشته، از تکنیکهای مدیریت تغییر استفاده گستردهای کرده است. او از سال 2010 یک نمودار از روند تغییر و پیشرفتهای صورت گرفته ایجاد کرد زیرا ناسا دوست داشت دستاوردهای عینی را ببیند.
منبع:
https://lucidea.com/blog/km-component-22-change-management-process/
