9 راه برای ایجاد یک برنامه پایدار مدیریت دانش
رهبری مدیریت دانش پایدار سازمانی می‌تواند دلهره آور باشد، اما ارتباط با کسانی که آن را با موفقیت انجام داده اند کمک می کند تا با الگوبرداری مناسب، این مسیر را بهتر طی کنیم. در این مقاله به بررسی تجربیات پنج خبره مدیریت دانش می‌پردازیم تا رازهای موفقیت آنها را بیاموزیم.
- Juanita Coyle، CT1 مدیریت دانشSO، نیروی دریایی ایالات متحده
- ایان فاف، CKO، فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده (TRADOC)
- مایکل پروو، معاون CKO، فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده
- کلی سادرز، مدیر برنامه CT1، تیم یک ناو نیروی دریایی ایالات متحده
- آلیسون ویلکینز، مدیر مدیریت دانش، Prudential
در زیر 9 توصیه آنها برای توسعه یک برنامه مدیریت دانش، ترغیب کارکنان به استفاده از آن و بهبود مدیریت دانش در طول زمان ارائه شده است. همه این رهبران مدیریت دانش در کنفرانس مدیریت فرآیند و دانش 2022 APQC که از 11 تا 12 می در هیوستون برگزار می‌شود، اطلاعات بیشتری در مورد سفرهای مدیریت دانش خود به اشتراک خواهند گذاشت.
1.اولویت ها و نیازهای سازمانی را بشناسید
موفقیت مدیریت دانش با یافتن دقیق و درست مشکل به وجود می‌آید و این چیزی است که رهبران و کاربران به آن اهمیت می دهند. مایکل پروو گفت: «بیرون بروید و با رهبران و کارکنانشان در مورد مشکلاتشان صحبت کنید و سپس سعی کنید به حل برخی از این مشکلات کمک کنید.»
سعی کنید روی میزی بنشینید که رهبران در مورد مأموریت و اهداف سازمان گفتگوهای معناداری داشته باشند. شنیدن استراتژی و آنچه در خط لوله در حال انجام است به مدیریت دانش اجازه می دهد تا آنچه را که مهمتر است را بیابد.
شما باید به عنوان یک حل کننده مشکل برای سازمان دیده شوید، نه فقط از رهبری، بلکه از کارکنانی که در حال کلنجار رفتن با مدیریت دانش در بخش خود هستند.
مایکل پروو، معاون CKO، فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده
2. از دانش و تجربه موجود استفاده کنید
چه در مدیریت دانش تازه‌کار باشید و چه با تجربه، باید از دانش و تجربیات موجود در سازمان استفاده کنید. آلیسون ویلکینز گفت: “من موفقیت خود را مدیون استفاده از چارچوب APQC هستم.” این به ما کمک کرد تا ذهنیت درستی داشته باشیم، سنگ بزرگ نشانه ی نزدن است و مرحله به مرحله جلو برویم.»
کلی سادرز گفت: «همه ما می‌خواهیم خلاق باشیم و راه جدیدی برای انجام کارها پیدا کنیم، اما یکی از موفقیت‌های ما این است که بلافاصله از تجربیات دیگران استفاده کردیم.» “شما می‌توانید بسیاری از بهترین شیوه ها را بدست آورید، و بخشی از مدیریت دانش، اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش در سایر صنایع است. این کار را به تنهایی انجام ندهید.»
3.به زبان مشتریان خود صحبت کنید
کلماتی که استفاده می کنید مهم هستندبه خصوص اگر اصطلاحات تخصصی شما با ذینفعان شما همخوانی نداشته باشد موجب بروز چالش‌هایی در پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌شود. پروو گفت: «یک چیزی که به ما کمک کرد این است که استفاده از زبان مدیریت دانش را متوقف کردیم و شروع به استفاده از زبان عملیاتی هر سازمانی که از آن پشتیبانی می‌کرد، کردیم. ما در مورد اینکه چگونه می‌توانیم سازمان را قادر به انجام X یا Y کنیم صحبت کردیم و آنها شروع به دیدن ارزش و آنچه ما می‌توانیم، شدند.
4.ساده شروع کنید و صبور باشید
چیزی کوچک را آزمایش کنید و به تدریج بهبود دهید، حتی زمانی که نیازها در مقیاس بزرگ را می بینید که می خواهید. ویلکینز گفت: استفاده از رویکرد مرحله‌ای و پایلوت‌محور واقعاً به ایجاد پیشرفت در این مسیر کمک می‌کند.
اول همه‌چیز را به سمت کارکنان پرتاب نکنید. باید آن را به قسمت‌های ساده تقسیم کنید تا آنها بفهمند. تصور نکنید که تغییر به سرعت انجام می شود. زمان می برد و اگر بخواهید عجله کنید، کارکنان بی انگیزه می شوند.»
5. پیروزی‌ها را جشن بگیرید
همانطور که پیشرفت می کنید، مطمئن شوید که کارکنان را تصدیق می کنید. ویلکینز یک برنامه پاداش و به رسمیت شناختن را برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که مدیریت دانش را پذیرفتند، ایجاد کرد. در این برنامه انگیزشی از کاربران فعال و هر کسی که از مدیریت دانش دفاع می‌کند و با دیگران اشتراک دانش دارند، تشویق شد. او همچنین موفقیت های کوچک را در تیم مدیریت دانش جشن می گیرد. او گفت: “ما مطمئن می شویم که تیم احساس می کند که مورد تایید سازمان قرار گرفته و دیده می شود.
6. هرگز ترویج مدیریت دانش پایدار را متوقف نکنید
یک برنامه ارتباطی هدفمند در ابتدا بسیار مهم است. ویلکینز برای هر مرحله از انتشار مدیریت دانش یک استراتژی داشت. ما قبل از تغییر فضا را باز گذاشتیم تا بتوانیم این حس را به کارکنان بدهیم که این محیط جدید چگونه خواهد بود؟ چه سودی برای من دارد، چه فوایدی دارد؟ این ها سوالاتی است که باید برای آن پاسخ مشخصی داشته باشیم.
همانطور که برنامه شما تکمیل می شود، می توانید رویکرد گسترده تری نسبت به ارتباطات مدیریت دانش داشته باشید. Pfaff گفت: «ما یک مستند مدیریت دانش ایجاد کرده ایم تا داستان های مدیریت دانش را نه تنها در TRADOC، بلکه برای سازمان هم بازگو کنیم. ما در حال تلاش برای برقراری ارتباط هستیم چرا مدیریت دانش برای سازمان، رهبران ارشد و کارکنانی که هر روز سر کار حاضر می‌شوند مهم است؟ این به زمینه‌سازی مدیریت دانش و انتقال ارزش آن کمک می‌کند.
7. روش‌شناسی چابک را بپذیرید
Agile یک الگوی مدیریت پروژه که بر تکرار، همکاری، خود سازماندهی و مشتری مداری تاکید دارد. این رویکرد تغییر دهنده بازی مدیریت دانش است که هم Prudential و هم TRADOC به طور گسترده از آن استفاده می کنند.
پفاف گفت: «ما سعی می‌کنیم همه‌چیز را به این ترتیب انجام دهیم، از اسکرام‌های روزانه گرفته تا داشتن یک رویکرد تیمی متعادل از نظر فرهنگی، جایی که همه روی پروژه‌ای ه کلام می‌شوند تا آن را با موفقیت ارائه کنند.» “شما نیازهای مشتری را جذب می کنید، آنها را تکرار می کنید، و آنها بخشی از فرآیند می شوند.”
8. به بازخورد گوش دهید و بر اساس آن عمل کنید
بازخورد به مدیریت دانش کمک می کند تا اقدامات خود را کالیبره کند و به مشکلات و فرصت های جدید پاسخ دهد. مرتباً بپرسید چه کاری می توانید بهتر انجام دهید و منتقدان خود را نادیده نگیرید. Prudential به تازگی گروه‌های متمرکز را برای درک بیشتر در مورد تجربه کاربر نهایی مدیریت دانش تشکیل داده است.
کویل گفت که از کاربران برنامه مدیریت دانش پایدار، بازخورد مفیدی دریافت می کند. وقتی این افراد یاد می گیرند، شروع به پرسیدن سؤالات «چرا» می کنند. به این سؤالات گوش دهید زیرا می تواند به پیشبرد برنامه شما کمک کند.
9. تعادل ثبات و تکامل
با گذشت زمان، رهبران مدیریت دانش پایدار باید با نیازها و قابلیت های جدید سازگار شوند. اما در عین حال، فقط به خاطر آن تغییر نکنید. شما باید تکامل را با ثبات متعادل کنید.
Carrier Team One به تازگی از طریق یک طراحی مجدد استراتژیک مدیریت دانش وارد شده است. ما مجبور شدیم یک قدم به عقب برگردیم و بفهمیم: چگونه می‌توانیم آنچه را که امروز داریم حفظ کنیم، اما همچنان باعث می شود که رو به جلو برویم و به رشد خود ادامه دهیم؟ شتاب کنونی سازمان را به فرآیند ارزیابی مجدد و تقویت مجدد نسبت می دهد.
کویل توصیه کرد که هسته اصلی برنامه ثابت بماند. زمانی که شرکت های دیگر تصمیم به بازسازی گرفتند، همه چیز را پاک کردند. این مهم است که پایه و اساس خود را بسازید.” Carrier Team One توانست مدیریت دانش پایدار را پیش ببرد، اما چیزی که در نهایت به دست آوردند هنوز برای کهنه‌کاران برنامه آشنا بود.