در این مطلب به بررسی 12 اصل برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.
امروزه مزایای مدیریت دانش بر کسی پوشیده نیست. دانش تنها یک سرمایه نیست، بلکه مهمترین سرمایه برای سازمان‌هاست؛ بنابراین همانند مدیریتِ منابعِ فیزیکی، مدیریت دانش نیز باید بخشی از راهبرد‌های سازمان را به خود اختصاص دهد. به همین دلیل سازمان‌های زیادی به فکر پیاده‌سازی مدیریت دانش افتاده‌اند؛ اما برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش باید اصولی رعایت شود تا اثربخش باشد. در ادامه 12 اصل مهم در موفقیت مدیریت دانش که توسط استن گارفیلد، مشاور برجسته مدیریت دانش تبیین شده است را باهم مرور می‌کنیم.
12 اصل برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش
1- تعریف مشترک از مدیریت دانش
در مورد مدیریت دانش اطلاعات کسب کنید، در این زمینه تخصص ایجاد کنید و به دنبال کمک خارجی باشید؛ این کار به شما امکان می‌دهد تا از تجربه دیگران بیاموزید، از بهترین ایده‌ها مجدداً استفاده کنید و مرتکب مشکلات معمول نشوید. تعریف مشترک از مدیریت دانش یکی از ضرورت‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان است. تا زمانی که کارکنان سازمان در سطوح مختلف درک صحیحی از تعریف مدیریت دانش و اهداف آن نداشته باشند، اجرای ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش نیز مؤثر نخواهد بود.
2- شناسایی اهداف برتر سازمان
سه هدف برترِ برنامه را با تمرکز بر بزرگ‌ترین نیازهای سازمان مشخص کنید. چالش‌ها و فرصت‌هایی که برنامه مدیریت دانش برای شما فراهم می‌کند را شناسایی کنید و هر یک را به‌دقت مورد ارزیابی قرار دهید تا بتوانید اثربخش‌ترین اقدامات را برای بهبود سازمان تعریف و اجرا کنید.
3- کسب حمایت مدیران ارشد
حمایت، تعهد و پشتیبانی فعال مدیران ارشد را به دست آورید. تعهد از طرف مدیران ارشد می‌تواند استراتژی مدیریت دانش را عملی کند؛ مانند بیشتر برنامه‌های بهبود سازمانی، پروژه‌های مدیریت دانش باید از حمایت مدیریت ارشد بهره‌مند شوند. اجرای موفق مدیریت دانش در یک سازمان مستلزم وجود رهبری آگاه و تأثیرگذار در سازمان است. در چنین سازمان‌هایی به دانش، به‌عنوان یک منبع باارزش توجه می‌شود و فعالیت‌هایی که برای به حداکثر رساندن ارزش این منبع انجام می‌شود، موردتوجه رهبران قرار می‌گیرد.
4- مشخص نمودن افراد، فرآیندها و فناوری مورداستفاده در مدیریت دانش
به سؤالات در مورد افراد، فرآیند و فناوری پاسخ دهید. مشخص کنید چه کسی در برنامه شرکت خواهد کرد، چه فرآیندهای اساسی موردنیاز خواهد بود و چگونه ابزارهای فناورانه از فرآیندها پشتیبانی می‌کنند. سازمان‌ها برای اینکه بتوانند مدیریت دانش را با اثربخشی بالا پیاده‌سازی کنند باید در ابتدا فرآیند مدیریت دانش را طراحی و سپس این فرآیند را با سایر فرآیندهای سازمانی مرتبط سازند. هر فرآیندی، مشتری یا مشتریانی دارد که خروجی فرآیند در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد (از آن خروجی منتفع می‌شوند). این مشتریان می‌توانند درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی باشند. فرآیندها معمولاً مستقل از چارت رسمی و ساختار سازمانی هستند و به مرزهای دپارتمان‌های مختلف محدود نمی‌شوند.
5- توصیف چشم‌انداز وضعیت نهایی مدیریت دانش
دیدگاه خود را بیان کنید. شما باید بتوانید با شورونشاط چشم‌انداز وضعیت نهایی برنامهِ مدیریت دانش را توصیف کنید. مثلاً پیش‌بینی کنید وقتی مدیریت دانش در سازمان پیاده‌سازی شد، چه تغییراتی در سازمان ممکن است اتفاق بیفتد؟ یک چشم‌انداز برای چگونگی عملکرد مدیریت دانش ایجاد کنید و پیوسته تلاش کنید تا این دیدگاه به واقعیت تبدیل شود.
6- تعیین استراتژی برای مدیریت دانش
استراتژیِ مدیریت دانش را تعریف کنید. این اقدام ویژه‌ای است که برای اجرای برنامه مدیریت دانش ضروری است. برای اینکه بتوان در پیاده‌سازی مدیریت دانش موفق بود؛ باید اهداف، استراتژی‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد مدیریت دانش در راستای اهداف، استراتژی‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکردِ سازمان باشد. برای ایجاد هم‌راستایی بین مدیریت دانش و اسناد بالادستی سازمان، باید استراتژی‌های مدیریت دانش را تدوین کنید. استراتژی مدیریت دانش چارچوب حرکت در جهت اهداف سازمان را مشخص می‌کند. استراتژی مدیریت دانش، یک نقشه دقیق است که اقدامات لازم برای رسیدن به اهداف مدیریت دانش را به‌صورت کامل و جامع ترسیم می‌کند. تدوین استراتژی مدیریت دانش، پایه‌های اصلی و بنیان مدیریت دانش را تقویت نموده و موجب استحکام عملیات اجرایی مدیریت دانش در بازه‌های زمانی برنامه‌ریزی‌شده می‌شود.
7- بیان مزایای گزینه‌های مورداستفاده
مزایای گزینه‌هایی که قرار است در آینده استفاده شود را با گزینه‌های موجود مقایسه کنید. در مورد تصویب یا استفاده از ابزارهای مختلف صحبت نکنید. در مورد مزایای استفاده از آن نسبت به گزینه‌های موجود صحبت کنید. برخی از مزایای آن عبارت‌اند از:
- امکان تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر
- استفاده از تخصص و تجربه موجود
- اطلاع‌رسانی اطلاعات مهم به‌طور گسترده و سریع
- برانگیختن نوآوری و خلاقیت
8- تعریف مدل رهبری مدیریت دانش
مدل رهبری برنامه مدیریت دانش را تعریف کنید. این مدل شامل موارد زیر می‌شود:
- نقش‌ها و توضیحات شغلی برای رهبران مدیریت دانش، رهبران پروژه و سفیران دانش.
- ترکیب تیم اجرایی پروژه، گروه‌های مجازی و انجمن‌های مدیریت دانش.
9- مشخص نمودن جریان دانش در سازمان
حالت‌های ممکن و موردنظر جریان دانش را مشخص کنید.
- پردازش‌ها و منابع جذب دانش آشکار را بررسی کنید.
- همکاری، جوامع و شبکه‌های اجتماعی برای به اشتراک گذاشتن دانش پنهان ایجاد کنید.
- فرآیندهای یادگیری از منابع اطلاعاتی موجود، ازجمله سیستم‌ها، پایگاه داده‌ها و کتابخانه‌ها را فراهم کنید.
- فرآیندهای نوآوری و تسهیل اختراع را بررسی نمایید.
10- انتخاب افراد و مؤلفه‌های فناوری متناسب با افراد و فرآیندهای سازمان
افراد و مؤلفه‌های فناوری را با استفاده از تخصص‌های مدیریت دانش مانند معماری اطلاعات، تفکر طراحی، تجربه کاربر و توسعه چابک، انتخاب و پیاده‌سازی کنید. برای اجزای کلیدی مانند آموزش، ارتباطات و مدیریت تغییر، برنامه‌هایی را ایجاد کنید.
11- به‌روزرسانی فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش برای دستیابی به چشم‌انداز
فرآیندها و ابزارهای کلیدی مدیریت دانش را برای اجرای استراتژی و دستیابی به چشم‌انداز به‌روزرسانی کنید. بازخورد کاربران را لحاظ کنید و پیوسته بهبود دهید. یکی از مهمترین اقداماتی که در پیاده‌سازی مدیریت دانش باید به آن توجه کرد، یکپارچه‌سازی مدیریت دانش با فرایندهای سازمانی است و اینکه چگونه چنین ادغامی کمک می‌کند که سازمان‌ها به‌طور واقعی مدیریت دانش را به‌عنوان بخشی از کسب‌وکار معمول جاری و در حال انجام استفاده نمایند. برای چنین کاری باید ابعاد رفتاری و فرهنگی و همچنین ساختار، فناوری و فرآیند موردتوجه قرار گیرد.
12- به اشتراک‌گذاری دستاوردها و ایده‌ها
دستاوردها و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، درباره برنامه خود بازخورد انحصاری داشته و از شیوه‌های اثبات‌شده سایر برنامه‌ها استفاده مجدد کنید. اشتراک‌گذاری دانش یکی از ارکان و عناصر کلیدی و بسیار مهم در فرآیند مدیریت دانش می‌باشد. اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند در سطوح و لایه‌های مختلف موردبررسی قرار بگیرد. فرهنگ اشتراک دانش، به‌جای رقابت، بر مشارکت تمرکز می‌کند و از این طریق ارزش ایجاد می‌کند.
منبع:
https://lucidea.com/blog/12-steps-to-km-success/