خیلی شفاف و روشنه که
عشق اینجاست تا بمونه،
نه برای یک سال
بلکه برای همیشه و یک روز!
این ترانه عاشقانه به‌خوبی رابطه بین فناوری و عملکردهای پشتیبانی مانند مدیریت دانش و مدیریت فرآیند را نشان می‌دهد. یک مجموعه ابزار عالی برای بهبود فرآیندهای مدیریت دانش، از قابلیت‌هایی نظیر داستان‌سرایی با داده‌ها، مرتبط شدن به تیم‌های پروژه و آسان کردن کارها پشتیبانی می‌کند؛ مزیت‌هایی که در بهترین حالت خود با بهره‌گیری از فناوری به دست خواهند آمد. APQC در بررسی‌های اخیر خود در حوزه مدیریت دانش و مدیریت فرآیند، یش‌از‌پیش ادغام فناوری و کارکنان را مورد توجه قرار داده است. تقریباً نیمی از تیم‌های فرآیند، از پیاده‌سازی فناوری در سازمان‌شان حمایت کرده و از فناوری‌هایی مانند سیستم‌های ERP تا پروژه‌های اتوماسیون کوچک‌تر استفاده می‌کنند. تیم‌های مدیریت فرآیند و مدیریت دانش نیز از جاسازی فناوری‌ها در جعبه‌ابزار خود پشتیبانی می‌کنند.
آشنایی با سه ابزار مهم
سه فناوری کلیدی که هر دو گروه مدیریت فرایند و مدیریت دانش اتخاذ کرده‌اند عبارت‌اند از:
- مصورسازی داده‌ها
- اتوماسیون
- ابزارهای همکاری
علاوه‌بر تحقیقات اخیر پیرامون این موضوع، با مارگو رز، مدیر ارشد ارائه ارزش‌های سازمانی در بانک مسکن فدرال سانفرانسیسکو، و دیوید مزا، دانشمند ارشد داده در ناسا، نیز در مورداستفاده از این سه فناوری صحبت کردم. ابزارهای داده و اتوماسیون هر دوی آن‌ها سخنرانان مسیر فناوری در زمینه کنفرانس 2022 فرآیند و مدیریت دانش APQC هستند.
مصورسازی داده
مصورسازی داده به ابزارهایی اطلاق می‌شود که نمایشی گرافیکی از اطلاعات یا داده‌ها ایجاد می‌کنند و عناصر گرافیکی را برای گزارش‌ها یا داشبوردها توسعه می‌دهند. ابزارهای مصورسازی داده به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کنند به شکل تصویری به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و با تجزیه‌وتحلیل پیچیده داده‌ها و تبدیل حجم عظیمی از اطلاعات به تصاویر، تصمیمات بهتری بگیرند.
اگرچه ابزارهای مصورسازی داده فناوری جدیدی نیستند، اما این ابزارها بتوانند با تبدیل داده‌ها و اطلاعات به فرم‌هایی باقابلیت ادراک سریع و آسان که تشخیص الگو و بینش بهتری را ممکن می‌سازد، به تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها بیشتر از همیشه کمک کنند. به‌عنوان‌مثال پایگاه داده‌های گراف را در نظر بگیرید. به گفته دیوید مزا، «در مقایسه با پایگاه‌های داده سنتی، این فناوری به ما امکان می‌دهد داده‌ها را به‌طور منحصربه‌فردی ببینیم؛ این مزیت به ما امکان می‌دهد تا به روابط بین داده‌ها بسیار ساده‌تر نگاه کنیم، که به ما کمک می‌کند خوشه‌ها و الگوهایی را در اطلاعات پنهان درون داده‌هایمان پیدا کنیم. بنابراین، الگوریتم‌های نمودار به ما کمک می‌کنند تا روند یافتن داده‌ها را به روش‌هایی که درگذشته قادر به انجام آن نبوده‌ایم، تسریع کنیم.» علاوه‌براین، ابزارهای مصورسازی داده‌ها مانند داشبورد، اطلاعات را در زمان «مناسب» در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار می‌دهند تا بتوانند فرصت‌ها و پروژه‌های بهبود را از این طریق تجزیه‌وتحلیل کنند.
اتوماسیون
یکی دیگر از ابزارهای موجود در جعبه‌ابزار مدیریت دانش اتوماسیون است که به گفته مارگو رز، یک فناوری جدید است. اگرچه بیش از یک دهه است که وجود دارد، اما بیشتر سازمان‌ها هنوز در تلاشند تا بهترین راه‌ها را برای استفاده، ترکیب آن و چگونگی اجرای یک برنامه ) RPA اتوماسیون فرآیند رباتیک) پیدا کنند. در استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون برای تقلید از اعمال انسان و اتصال چندین سیستم به یکدیگر است. اتوماسیون فرآیند سیستم‌ها را قادر می‌سازد تا اقدامات با حجم بالا و چندمرحله‌ای را بدون مداخله دستی توسط کارمندان به‌منظور جمع‌آوری اطلاعات، دستکاری داده‌ها یا ایجاد پاسخ‌ها در سیستم‌های دیگر انجام دهند. اتوماسیون فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کند زمان چرخه فرایندها را بهبود بخشند، ظرفیت را افزایش، خطاها را کاهش دهند و ساعت‌های FTE صرف‌شده در فرآیندهای تراکنش یا کم‌ارزش را به حداقل برسانند. کار اتوماسیون معمولاً در بطن کارهای دیجیتال یافت می‌شود. برای مارگو رز، «بهترین تأثیر این است که RPA اعضای تیم را دوباره درگیر کارهای معمول و استاندارد خود کند و این بدان معناست که نه‌تنها به‌دنبال راه‌هایی برای حذف کارهای دستی باشید، بلکه به خودکارسازی فعالیت‌ها نیز عمق بیشتری ببخشید.»
ابزارهای همکاری
آخرین فناوری رایج، یعنی ابزارهای همکاری، همیشه برای پراکنده کردن تیم‌هایی که در مناطق مختلف جغرافیایی کار می‌کنند، حیاتی بوده و در چند سال گذشته اهمیت فزاینده‌ای در میان جعبه‌ابزار مدیریت دانش پیدا کرده‌اند. در ساده‌ترین شکل، ابزارهای همکاری به دو یا چند نفر کمک می‌کنند تا روی یک پروژه یا هدف مشترک باهمدیگر کار کنند. با رایج‌تر شدن محیط‌های کاری مجازی، همکاری بین نیروی کار پراکنده به استفاده از ابزارهایی نیاز دارد که در زمان کار بر روی اسناد و پروژه‌ها با برقراری ارتباط مناسب به سازمان کمک کنند. جایی که سازمان‌ها تمایل به رقابت دارند، یافتن ابزارها و شیوه‌های همکاری مجازی برای حمایت از همکاری‌های پیچیده حول نوآوری، تیم سازی و مدیریت تغییر است.
اهمیت ترکیب این سه ابزار
علاوه‌بر ارزش ذاتی هریک از این فناوری‌های کلیدی، سازمان‌های بالغ درک می‌کنند که بهینه‌سازی زمانی، ازطریق حمایت متقابل انجام می‌شود. برای مثال وقتی از مزا و مارگو رز درمورد مرحله بعدی فناوری در سازمان‌هایشان سؤال شد، فناوری‌های یکدیگر را ذکر کردند.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/3-things-every-process-knowledge-management-toolkit-needs
*ترانه‌ای از لوییس آرمسترانگ و الا فیتزجرالد به اسم love is here to stay
*RPA (Robotic process automation): اتوماسیون فرآیند رباتیک