در این مطلب به بررسی مدیریت دانش شخصی میپردازیم.
مدیریت دانش شخصی چیست؟
رابرت تیلور مشاور برجسته مدیریت دانش اخیراً در مطلبی درس آموختههای خود در زمینه پیادهسازی مدیریت دانش را منتشر کرده بود. در این مطلب یادداشت روزانه وی در ماههای نوامبر و دسامبر 2020 به اشتراک گذاشته میشود.
اسناد
پنجشنبه 19 نوامبر 2020: مدیران دانش! حس بدی درباره اسناد نداشته باشید. ابهام زیادی درباره مدیریت اسناد، مدیریت محتوا و مدیریت اطلاعات در مقابل مدیریت دانش وجود دارد. بااینحال در بسیاری از موارد مدیران دانش درگیر حوزههای دیگر میشوند، بهویژه مدیریت مستندات سازمانی. اما به این نکته توجه داشته باشید که مدیریت مستندات تمام اقداماتی که باید در زمینه مدیریت دانش به آن توجه کنید، نیست.
فرایند اصلی مدیریت دانش
جمعه 20 نوامبر 2020: امروز فقط تفکر درباره عکسها بدون هیچ توضیحی درباره فرایند اصلی مدیریت دانش. جمعه خوبی داشته باشید!
مدیریت دانش در طی 30 سال چگونه تغییر کرده است؟
سهشنبه 14 نوامبر 2020: بله میدانم، 30 سال. احتمالاً اولین باری که این کلمه را شنیدم حدوداً سال 1990 بود. همه چیزهای قبل از آن زمان پراکنده، تردیدآمیز و ناشناخته بودند. در آن زمان با هوش مصنوعی بر روی سیستمهایی استخراج دانش و مهندسی دانش کار میکردم. تحلیل و مدلسازی دانش تخصصی و تصمیمگیری برای ساخت برنامههای کامپیوتری که بتوانند به انجام کارها کمک کنند. زمانی که چند سال بعد مدیریت دانش پررنگتر شد، بهوضوح تمرکز استراتژیک و میانرشتهای داشت که کلیه موارد از فرایند تا فرهنگسازمانی را در بر میگرفت.
خیلی از ما هنوز به آن رویکرد وفاداریم، اما اولین تغییرات در پیادهسازی مدیریت دانش خیلی سریع اتفاق افتاد. این تغییر، تقلیل سریع مدیریت دانش به مسائل آیتی و استقرار نرمافزاری برای مدیریت دانش سازمانی بود. بنابراین از این نقطه به بعد مسیر مدیریت دانش بهصورت سهشاخه در آمد؛ افرادی که بر رویکردهای آیتی متمرکز شدند؛ آنهایی که متمرکز بر اقدامات اغلب انسانگرایانه هستند و افرادی شبیه من که هنوز میخواهند به دیدگاه وسیعتری وفادار بمانند.
مدیریت دانش در طی بیش از 30 سال از چیزی که مورد تمسخر بود (عملاً تجربهاش کردم!) به چیزی درخور ستایش بدل شد و به نسبت مدهای زودگذر دیگر مدیریتی جان سالم به در برده است. امروزه بسیاری از ایدههای مدیریت دانش در جنبشهایی مانند چابک به محبوبیت دستیافتهاند.
شغل مدیریت دانش
پنجشنبه 25 نوامبر 2020: توسعه شغلی در مدیریت دانش مانند سایر مشاغل سازمانی نیست و شغل مدیریت دانش مسیری است که با تلاش برای خودتان ایجاد میکنید. بسیاری از من نکاتی را میخواهند که چطور وارد یک نقش شغلی مدیریت دانشی شوند.
مدیریت دانش یک شغل آزاد است و هیچ مانعی برای ورود به آن وجود ندارد. بهراحتی به سایر کارها تعمیم پیدا میکند؛ بنابراین اگر میخواهید وارد مدیریت دانش شوید جایی که الان هستید بهترین مکان برای شروع است، بهشرط اینکه بتوانید کمی فضای خالی به انجام فعالیتهای آن اختصاص دهید. سازماندهی یک گروه، مدیریت درسآموختهها یا رویدادهای اشتراک دانش در زمان نهار، سازماندهی اطلاعات حیاتی و غیره از جمله اقداماتی است که باید برای آن انجام بدهید.
معماری مدیریت دانش
سهشنبه 1 دسامبر 2020: معماری دانش مدل و طرح کلی است که چگونگی عمل کردن مدیریت دانش در یک سازمان را نشان میدهد. معماری مدیریت دانش صرفاً معماری یک سیستم فناوری اطلاعات نیست، بلکه یک معماری کامل سیستم کسبوکار است که دارای هدف، معیار، افراد، فرایند، محتوا، آیتی و ابعاد فرهنگی مورد نیاز برای استقرار مدیریت دانش است. برای معماری مدیریت دانش میتوانید از مدلهای مرجع و تجربیات سازمانهای برتر الگو برداری کنید.
برای دانش خود زمان بگذارید
جمعه 4 دسامبر 2020: این عبارت معروف که «برای سلامتیتان وقت بگذارید وگرنه مجبور میشوید برای بیماری وقت بگذارید» اخیراً در یک جلسه مصداق پیدا کرد و باعث شد فکر کنم که چطور یک سازمان سلامت را به بخشی از مأموریتش تبدیل میکند و اجزای مدیریت دانش چگونه میتوانند به سلامت سازمان کمک کنند. واضح است که کار دانشی به زمان نیاز دارد؛ اما مانند شخصی که معتاد کار است و تا عاقبت به یک بیماری وخیم دچار نشود به سلامتش توجه نمیکند، معمولاً سازمانها هم سرشان آنقدر گرم فعالیتهایشان است که مدتزمانی هرچند کوتاه را برای دانش صرف نمیکنند. درحالیکه همین زمان کوتاه باعث میشود بعدها از خیلی افسوسها جلوگیری میکند.
نقش مدیریت دانش در معرفی سازمانی
دوشنبه 7 دسامبر 2020: نیازها و فرصتهای مدیریت دانش در طی فرایند انتصاب و جذب کارکنان جدید چه چیزهایی هستند؟ این درست زمانی است که کارمند شروع به یادگیری از سازمان میکند و در این مرحله قبل از هر اقدامی باید بفهمد که دانش منابع و خدمات سازمان چه چیزهایی هستند، خبرگان سازمان چه کسانی هستند و برای دسترسی به دانش باید سراغ چه سیستمها یا افرادی برود.همچنین در همین زمان است که سازمان میتواند از کارمندان و درباره آنها یاد بگیرد.
بنابراین فرایند انتصاب و معارفه کارکنان جدید باید شامل این موارد باشند:
- آشنا کردن کارمند جدید با مفاهیم مدیریت دانش، فرایندها، منابع، خدمات در دسترس سازمان و نحوه دسترسی به دانش سازمانی؛
- درخواست از کارمند جدید برای اینکه اطلاعات اساسی درباره خودش را در بسترهای موجود مدیریت دانشی سازمان به اشتراک بگذارد. همچنین درباره کارفرماها و مشتریان قبلی که ممکن است رقبا و مشتریان احتمالی باشند، نیز توضیح دهد.
عموماً قبل از اینکه کارمند جدید کار خودش را آغاز کند و بر روی شغل خود متمرکز شود زمان خیلی کمی وجود دارد. در طی این زمان کوتاه عاقلانه است که هر چه میتوانیم درباره او اطلاعات کسب کنیم و دانشی را که ممکن است در آینده موردنیاز باشد به او انتقال دهیم.
اینترانت شما کدام نوع محتوا را دارد؟
سهشنبه 8 دسامبر 2020: محتوا نقش مهمی در مدیریت دانش دارد و بهعنوان یک رکن اساسی تلقی میشود؛ اما این محتوا در سازمان شما به چه صورتی مدیریت میشود؟ در ادامه برخی از مهمترین محتواهایی که بهصورت مستقیم و غیرمستقیم بر مدیریت دانش سازمانی اثرگذار است را باهم مرور میکنیم:
- منابع اخبار داخلی و خارجی
- تقویم، رویدادهای پیش رو (داخلی، خارجی) و چرخه سالانه تاریخهای شرکت
- نظر کاربر و بحث درباره کل موضوعات و انواع محتوا
- اطلاعات ایستا درباره شرکت، محصولات، خدمات، مشتریان، بازارهای آن و غیره
- دسترسی به قوانین، سیاستها، فرایندهای شرکت
- سایتهای کارکردی و پیوند به سایر ابزارهای آیتی، دادهها، خدمات و دیگر منابع محتوا
- محتوای دانشی؛ درسآموختهها، مهارتها، وظایف و راهنماهای فرایند و غیره
- سایتهای اجتماع دانش و مشارکت
- اکسترانت مشتریان و شرکا
- طرح ایده و ابتکارات
- استراتژی شرکت، برنامهها، پروژهها
- سیستم پرسش و پاسخ
- ویکیها
مدیریت دانش اصول اخلاقی دارد
چهارشنبه 9 دسامبر 2020: پیادهسازی مدیریت دانش بدون توجه به اصول اخلاقی و ارزشهای مربوط به خودش میسر نیست. بدون اینها استقرار مدیریت دانش بسیار سخت است. مدیریت دانش به مزایای اشتراک دانش، یادگیری، ابتکار، بهترین اقدامات و مشارکت باور دارد.
مدیریت دانش شخصی از چه جنسی چیست؟
پنجشنبه 10 دسامبر 2020: مدیریت دانش عبارت چند مفهومی است. شما فکر میکنید مدیریت دانش یک روش، جنبش، کارکرد و یا شاخهای از مدیریت است؟ به اعتقاد من مدیریت دانش یک جنبش است و خیلی هم جنبش آزادی است. احتمالاً همین کافی است که شاخهای از مدیریت هم باشد، اما بسیار بد و از هم گسیخته تعریف شده است. بسیار از صاحبنظران حوزه مدیریت تلاش داشتند که این مفهوم را از زوایای مختلف تعریف کنند، اما متأسفانه سرنخ اصلی و نکته مهم را از دست دادند و آن را گنگ ارائه کردند.
جستجوی اریب
جمعه 11 دسامبر 2020: وقتی افراد میخواهند موضوعی را جستجو کنند، تلاش میکنند بهصورت مستقیم این کار را انجام دهند، اما این کار ممکن است شکست بخورد. بهعنوان یک تجربه شخصی، وقتی اولین تلاش برای جستجوی آنچه به دنبال آن هستم با ناکامی مواجه میشود، یکی از تکنیکهایی که استفاده میکنم تکنیکی است که آن را «جستجوی اریب» مینامم. این تکنیک در ارتباط با تفکر درباره سایر صفات، ویژگیها، یا نمونههایی برای آیتم مورد جستجو است که باید بهجای مفهوم اصلی آن را جستجو کرد. بهعنوانمثال شما دنبال شخصی میگردید اما جزئیاتش را به خاطر نمیآورید؟ شاید بتوانید پروژه یا سازمانی را که با آن مرتبط است، یا کسی که او را میشناسد، به یاد بیاورید. عموماً هر چیزی که در جستجویش باشید را میتوانید مستقیماً جستجو کنید و اگر نتیجه نداد دنبال چیز دیگری درباره آن باشید.
جرقهای برای آتش
سهشنبه 15 دسامبر 2020: در مرکز یک اجتماع دانشی، فراتر از همه برنامهریزیها، طرحها، روشها، ابزارها، نکات و راهنماییها چه چیزی بیشتر از همه اهمیت دارد؟ اگر آتش زدن موضوع اصلی باشد، ما باید از خاکستر باارزش این آتشسوزیها برای شعلهور کردن جوامع جدید استفاده کنیم. شور و اشتیاق برای یادگیری، تمرین با یکدیگر و دستیابی به نتایج از جمله مواری است که باید به آن توجه کرد.
استقرار، ادغام، تبدیل
دوشنبه 14 دسامبر 2020: آغاز کردن و حفظ یک برنامه مشخص مدیریت دانش از طریق سه فاز انجام میشود: استقرار، ادغام و تبدیل.
- استقرار: استقرار یعنی تعیین راهحل و مداخلات خاص برای تغییر. احتمال زیادی وجود دارد که شما برای پیادهسازی مدیریت دانش در سال اول تنها روی یک جنبه از مدیریت دانش متمرکز شده باشید، این جنبه ممکن است محتوا، فرایند، آیتی یا هر چیز دیگر باشد.
- ادغام: گام بعدی در فرایند پیادهسازی مدیریت دانش ادغام است. مدیریت دانش باید طی 2 تا 3 سال با سایر حوزههای سازمانی یکپارچه شود و سایر جنبههای آن نیز که در مرحله نخست در اولویت نبود، موردتوجه قرار گیرد.
- تبدیل: به معنی بهینه کردن مدیریت دانش و تغییر جهت فرهنگسازمانی در راستای ارزشهای دانشی است.
تمرکز مدیریت دانش در عمل
چهارشنبه 16 دسامبر 2020: سازمانها معمولا مواردی را بهعنوان حوزهها، مرزها و قلمرو تمرکز مناسب برای مدیریت دانش در نظر میگیرند؛ اما واقعاً واحدهای مدیریت دانش در سازمانهایی بزرگ چگونه به این موارد دست مییابند؟ برخی از حوزههایی که میتوانند در سازمانها برای مدیریت دانش خوراک ایجاد کنند شامل مواردی همچون فناوری کار دیجیتال، منابع اطلاعاتی و تحقیقات خارجی، استانداردهای مدیریت اطلاعات و محتوا و پروژههای داخلی هستند.
مدیریت برای دانش، نه مدیریت کردن دانش
سهشنبه 17 دسامبر 2020: مدیریت دانش، مدیریت برای دانش است و نه مدیریت کردن دانش. دانش یک مفهوم انتزاعی است؛ مفهوم ملموسی نیست که بتوانید آن را مدیریت کنید. از دیدگاهِ غلط مادهگرایانه مدیریت دانش صرفاً مدیریت اسناد در یک سازمان است؛ اما درواقع بخش قابلتوجهی از فعالیتهایی که واحدهای مدیریت دانش انجام میدهند مدیریت چیزی است که مرتبط با اسناد است نه صرفاً مدیریت اسناد!
بهعبارتدیگر درصد کمی از فعالیتهای مدیریت دانش در یک سازمان مرتبط با مدیریت مستندات و دانش آشکار است و بخش قابلتوجهی از اقدامات مربوط به حوزههایی است که دانش پنهان در آن وجود دارد. مدیریت مستندات راهکار بسیاری مفیدی برای سازمانهاست؛ زیرا به کارکنان کمک میکند که به دانش آشکار دسترسی داشته باشند و آن را انتقال دهند اما تمام مدیریت دانش نیست.
واگذار کردن مدیریت دانش به مدیر دانش!
جمعه 18 دسامبر 2020: وقتی پرسشنامههای ارزیابی سازمان را بررسی میکردم از خودم پرسیدم که این سازمان تا چه حد از تجارب درس میگیرند؟ آیا سازمان ابتکار عمل دارد؟ دانش خود را به اشتراک میگذارد؟ بهترین تجارب را توسعه داده و از آن استفاده میکند؟
پرسیدن درباره عملکرد مدیر دانش و یا کارکرد آن موضع بسیار مهمی است؛ اما مسئله این است که عملکرد کل سازمان تا چه اندازه خوب است و آیا تمامی ارکان سازمان در راستای تبدیل دانش به ارزش برای ذینفعان همکاری میکنند؟ بهبیاندیگر نقش و جایگاه مدیر دانش سازمان باید بسیار پررنگ بوده و مسئولیت کلان فرایند مدیریت دانش به وی واگذار شود، اما این بدین معنی نیست که سایر کارکنان سازمان مسئولیتی در قابل مدیریت دانش نداشته باشند. زمانی مدیریت دانش در سازمان موفق خواهد شد که بهعنوان بخشی از وظایف تمامی کارکنان در کلیه فرایندهای سازمانی در نظر گرفته شود.
منبع:
Knowledge Management Thought of the Day/ Robert Taylor/ November 2020
