ورودی‌های فرآیند مدیریت دانش در PMBOK

مدیریت دانش پروژه عبارتست از مدیریت دانش در موقعیت و شرایط منحصر به فرد یک پروژه و ایجاد ارتباط بین اصول مدیریت دانش و اصول مدیریت پروژه. دانش پروژه به دلیل ماهیت موقتی بودن پروژه‌ها ممکن است به درستی مدیریت نشود؛ در صورتی‌که مدیریت دانشِ پروژه‌ها در سازمان‌های پروژه محور یکی از پیش شرط‌های توسعه سازمان‌های پروژه محور است. به همین دلیل در این مطلب مدیریت دانش پروژه طبق استاندارد PMBOK بررسی می‌شود.

استاندارد PMBOK استانداردی شناخته شده و فراگیر برای مدیریت پروژه است. استاندارد PMBOK مدیریت پروژه از 5 گروه فرآیندی و 10 حوزه دانشی تشکیل شده است و این دو در تعامل با یکدیگر 49 فرآیند مدیریت پروژه را پوشش می‌دهند. یکی از تغییرات در ویرایش ششمِ این استاندارد اضافه شدن فرآیندی به نام مدیریت دانش در فرآیند اجرا و در حوزه مدیریت یکپارچگی است. رابطه بسیار تنگاتنگی میان مدیریت دانش و مدیریت پروژه وجود دارد؛ چون سطح کاربرد دانش در پروژه‌ها بسیار گسترده و متفاوت است. اگر دانش در هر مرحله از پروژه کسب و در سراسر چرخه عمر پروژه تسهیم گردد، سازمان و پروژه از منافع آن بهره خواهند برد.

مدیریت دانش پروژه، فرآیند استفاده از دانش موجود و خلق دانش جدید به منظور دستیابی به اهداف پروژه و کمک به یادگیری سازمانی است. مزایای کلیدی این فرآیند این است که دانش پیشین سازمانی به عنوان اهرمی در تولید یا بهبود خروجی های پروژه مورد استفاده قرار داده و دانش خلق شده در پروژه را برای پشتیبانی عملیات سازمانی و فازها یا پروژه‌های آتی در دسترس قرار می‌دهد.

ورودی‌های فرآیند مدیریت دانش در PMBOK

مانند سایر فرآیندهای استاندارد PMBOK، این استاندارد نگاه فرآیندی به مدیریت دانش دارد و مانند سایر فرآیندها، فرآیند مدیریت دانش هم از ورودی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها و خروجی تشکیل شده است.

در این مطلب ورودی‌های مدیرت دانش پروژه بررسی می‌شود و در مطالب بعدی ابزارها و تکینیک‌ها و خروجی مدیریت دانش پروژه بررسی می‌شود.

دانش معمولا به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم می‌شود. مدیریت دانش پروژه با مدیریت هر دو نوع دانشِ صریح و ضمنی برای نیل به اهداف پروژه یعنی استفاده مجدد از دانش و خلق دانش جدید سروکار دارد.

یکی از اشتباهات رایج این است که مدیریت دانش را فقط شامل کسب درس های آموخته شده در انتهای پروژه به منظور استفاده در پروژه‌های آتی می‌دانند. بنابریان فقط دانش صریح کدگذاری شده می‌تواند از این طریق به اشتراک گذاشته شود؛ اما دانش صریح کدگذاری شده فاقد زمینه است و راه برای تفسیرهای مختلف باز است. دانش ضمنی پروژه معمولا در ذهن مدیران و کارشناسان پروژه است و معمولا از طریق گفتگو و تعاملات میان افراد به اشتراک گذاشته می‌شود.

از دیدگاه سازمان پروژه، مدیرت دانش اطمینان از این موضوع است که مهارت‌ها و تجارب و تخصص تیم پروژه و دیگر ذینفعان پروژه قبل، در حین و بعد از پروژه به کار گرفته شود. به دلیل اینکه دانش ضمنی در ذهن افراد است و نمی‌توان افراد را مجبور کرد تا چیزی را که می‌دانند به اشتراک بگذارند؛ مهمترین بخش مدیریت دانش ایجاد فضای اعتماد است تا افراد به تسهیم دانش خود ترغیب شوند.

ورودی های فرآیند مدیریت دانش پروژه عبارتند از :

1- برنامه مدیریت دانش پروژه

تمامی اجزای برنامه مدیریت پروژه، ورودی به حساب می‌آیند.

2- اسناد پروژه

برخی اسناد پروژه که می‌تواند تحت عنوان ورودی در این فرآیند در نظر گرفته شوند عبارتند از :

الف) درس آموخته های ثبت شده:

درس آموخته‌های قبلی ثبت شده اطلاعات موثری برای اقدامات مدیریت دانش فراهم می‌کند.

ب) وظایف و ماموریت‌های تیم پروژه:

وظایف و ماموریت‌های محوله به تیم پروژه شامل اطلاعاتی در زمینه نوع شایستگی‌ها و تجارب موجود در پروژه و دانشی که ممکن است از نظر تیم پروژه مغقول مانده باشد.

ج) ساختار شکست منابع:

ساختار شکست منابع شامل اطلاعاتی در زمینه ترکیب تیم است و می‌تواند به درک اینکه چه دانشی به عنوان دانش جمعی و  گروهی وجود دارد و چه دانشی ممکن است مغقول مانده باشد به فرآیند مدیریت دانش کمک می‌کند.

د) فهرست لیست نیازمندی‌ها و مطلوبات ذینفعان پروژه:

این موارد شامل جزئیاتی در رابطه با ذینفعان شناسایی شده می‌باشد و به درک دانشی که آنها ممکن است داشته باشند کمک می‌کند.

3- اقلام قابل تحویل

یکی از نتایج قابل تحویل، محصول، نتیجه یا خدمت منحصر به فردی و قابل اندازه‌گیری است که برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه نیاز به تولید آن است. اقلام قابل تحویل اغلب اجزایی ملموس هستند که برای دستیابی به اهداف پروژه تکمیل می‌شوند و می‌توانند شامل اجزایی از برنامه مدیریت پروژه باشند.

4- عوامل محیطی سازمان 

برخی از عوامل محیطی سازمان که می‌تواند بر فرآیند مدیریت دانش در پروژه تاثیر بگذارند عبارتند از :

الف) فرهنگ سازمانی، ذینفعان پروژه و مشتری:

وجود روابط کاری بر پایه اعتماد و فرهنگ به دنبال مقصر نگشتن در مدیریت دانش اهمیت بسیاری دارد.

ب) پراکندگی امکانات و منابع:

محل اعضا تیم پروژه به تعیین روش‌های اخذ و به اشتراک گذاشتن دانش کمک می‌کند.

ج) متخصصان دانش سازمانی:

برخی سازمان‌ها دارای تیم یا  فردی متخصص در زمینه مدیریت دانش می‌باشند.

د) الزامات و محدودیت‌های پروژه:

منظور محرمانه بودن اطلاعات پروژه می‌باشد.

در مطالب بعدی ابزارها و تکنیک‌ها و خروجی مدیریت دانشِ پروژه بررسی خواهد شد.

منبع:

کتاب فرآیند مدیریت دانشِ پروژه در استاندارد PMBOK