بسیاری از ما به اندازه کافی خوش‌شانس بودیم که در طی دو سال گذشته در شغل خود باقی بمانیم؛ ولی مجبور به گذراندن یک دوره سخت کار مجازی و دورکاری شدیم. کار مجازی مزیت‌هایی هم دارد، به‌خصوص برای کسانی که برای رفتن به سر کار نیازمند رفت‌وآمد در مسیرهای طولانی هستند. اما بعضی از فعالیت‌ها در حالت مجازی‌شان پیچیده‌تر می‌شوند. به عنوان مثال، همکاری و دسترسی به اطلاعات ممکن است در این شرایط به‌سختی امکان‌پذیر شود. تبادل اطلاعاتی که در محل کار به طور طبیعی اتفاق می‌‌افتد، در دورکاری با چالش‌هایی همراه می‌شود. همچنین در حالت دورکاری دسترسی به همکاران و پاسخگو بودن به آن‌ها به تلاش بیشتری نیاز دارد.
سازمان مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا APQC، بروز ناکارآمدی‌های خاصی را در زمینه تبادل دانش در حالت دورکاری تأیید می‌کند. در مقایسه با همتایانی که در دفتر کار می‌کنند، کسی که دورکاری می‌کند به طور متوسط:
- 0/7 ساعت بیشتر در هفته باید به دنبال اطلاعات موردنیاز بگردند و یا اطلاعات موردنیاز برای انجام کارهای خود را از همکارانشان درخواست کنند.
- 3/1 ساعت بیشتر از کسانی که در محل کار هستند، زمانشان را صرف مدیریت و پاسخگویی به ارتباطات داخلی می‌کنند.
این یافته‌ها با تحقیقات قبلی انجام‌شده در زمینه کار مجازی همخوانی دارند. کارمندان دورکاری که نمی‌توانند برای سوال پرسیدن یا پیدا کردن محل ذخیره فایل‌ها به همکارشان مراجعه کنند، زمان بیشتری را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. این امر به‌ویژه در دوره‌های بحران و تغییرات سریع (زمانی که دستورالعمل‌ها مدام به‌روزرسانی می‌شوند) صادق است. کارمندان دورکار همچنین برای نشان دادن اینکه «واقعاً کار می‌کنند» تحت فشار قرار می‌گیرند تا فوراً در کانال‌های ارتباطی دیجیتال پاسخگو باشند. نتیجه این روند، کاهش بهره‌وری و حواس‌پرتی کارمندان است، چراکه زمانی که باید صرف تفکر عمیق و فعالیت مولد شود از کف می‌رود.
کار مجازی و ترکیبی، تقاضا برای مدیریت دانش را افزایش می‌دهد
مدیریت دانش این پتانسیل را دارد که با تقویت همکاری و ارتباطات کارکنان، دسترسی به اطلاعات، دانش و پاسخ سؤالات را برای افراد آسان‌تر کند. بنابراین، منطقی است که کارکنان دورکاری که زمان بیشتری را برای جستجو و تبادل اطلاعات تلف می‌کنند، نسبت به مدیریت دانش مشتاق‌تر باشند. اطلاعات جمع‌آوری شده نیز این موضوع را ثابت می‌کنند.
کارمندان دورکار به احتمال زیاد اذعان دارند که طیف وسیعی از فعالیت‌های مدیریت دانش باعث به بهره‌وری بیشتر آن‌ها منجر می‌شود. بسیاری از این کارکنان دوست دارند که سازمان‌هایشان اقدام مفیدی درجهت مستندسازی دانش انجام بدهند، جستجو و کشف اصلاعات را تسهیل کنند، و به آن‌ها کمک کنند با متخصصان و همکاران همفکر ارتباط برقرار کنند.
نکنه جالب این است که کارمندانی که با یک برنامه ترکیبی و هیبریدی کار می‌کنند (چند روز در دفتر و چند روز در خانه) و کارمندان کاملاً دورکار به یک اندازه به پیاده کردن مدیریت دانش علاقه‌مند هستند. به نظر می‌رسد که حتی کسانی که به صورت جزئی فعالیت‌های دیجیتالی انجام می‌دهند، برای زمانی که با همکاران خود رو در رو نیستند، خواستار دانش مستندتر و قابل دسترس‌تری هستند.
سوال بسیاری از رهبران دانش در سازمان‌ها این است که «آیا مدیریت دانش می‌تواند از خواسته‌ها و اشتیاق کارمندان دورکار، درجهت پذیرش بیشتر مدیریت دانش و سرمایه‌گذاری بر آن استفاده کند؟» در این رابطه اقدامات زیر پیشنهاد می‌شود:
مأموریت و اهداف مدیریت دانش را همسو با فعالیت‌های دیجیتالی تعریف کنید
اولویت‌های کسبوکار در دو سال گذشته تغییرات زیادی کرده است. اکنون زمان خوبی برای ارزیابی استراتژی مدیریت دانش و اطمینان از تطابق آن با نیازهای دوران پسا‌کرونا است. علاوه‌براین منطقی است که از ذینفعان کسبوکار و کاربران نهایی بازخورد دریافت کنید تا این اطمینان به دست بیاید که مدیریت دانش بزرگترین نقاط چالش آن‌ها را درک می‌کند. APQC شاهد بوده است که بسیاری از سازمان‌ها استراتژی‌های مدیریت دانش خود را بر روی جریان دانش دیجیتال، به‌ویژه یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی برای پشتیبانی از جستجوها و توصیه‌های متنی متمرکز کرده‌اند.
مطمئن شوید که دانش درست را در اولویت قرار داده‌اید
به‌عنوان بخشی از ارزیابی مجدد استراتژی مدیریت دانش، نقشه‌های دانش را مجدداً بررسی کنید تا خلاءها و چالش‌های تازه‌ای که در این دوران سربرآورده یا رو به وخامت نهاده را شناسایی کنید. ممکن است دانشی که برای کسبوکار بسیار حیاتی است یا در مقایسه با سایر بخش‌ها آسیب‌پذیری بیشتری دارد تغییراتی کرده باشد. با اضافه شدن به تعداد افراد دورکار ممکن است دانشی که قبلاً به صورت خودکار از کارکنان باتجربه به کارکنان کم‌تجربه‌تر منتقل می‌شد، اکنون نیاز به کدگذاری و دسترسی مرکزی داشته باشد.
مدیریت دانش را در برنامه‌ها و نرم‌افزارهای کاربردی ادغام کنید
برخی از برنامه‌های مدیریت دانش به طور کامل در سیستم‌عامل‌هایی مانند Microsoft 365، Slack و Google Workspace تعبیه شده‌اند. اما اگر دانش و تخصص خود را از طریق فناوری‌های قدیمی یا تخصصی‌ای ارائه می‌دهید که فاصله زیادی با دانش و ابزارهای مسلط روز دارند، ممکن است زمان مهاجرت شما فرا رسیده باشد! این اتفاق می تواند دردناک باشد. به‌خصوص اگر مجبور به پیاده کردن برنامه‌های طولانی‌مدت مدیریت دانش با ابزارهای بسیار سفارشی باشید. با این حال در بیشتر موارد، قرار دادن دانش در جریان کار مهم‌تر از تهیه یک نرم‌افزار پر زرق و برق مدیریت دانش است. اگر نیاز به حفظ سیستم‌های جداگانه دارید و دلایل خوبی برای انجام این کار وجود دارد، مطمئن شوید که API یا پیوندهای مستقیم به جایی که مورد نظر است ایجاد کرده‌اید.
طراحی مجدد فرآیندها و آموزش‌های مدیریت دانش را فراموش نکنید
وقتی همه‌گیری کرونا شیوع پیدا کرد، بسیاری از تیم‌های مدیریت دانش به همان شیوه سنتی، به شکل رودررو فعالیت کردند و فقط این فعالیت‌ها را به بسترهایی آموزش آنلاین منتقل کردند. اما رویدادهای موفق، چه حضوری و چه مجازی، به شکلی متفاوت طراحی می‌شوند. به‌طور کلی در تعامل آنلاین برخی موضوعات به‌خوبی منتقل نمی‌شوند. اگر سازمان شما قرار است در آینده از فعالیت‌های مجازی پشتیبانی کند، باید در نحوه پیاده‌سازی مصاحبه‌های استخراج دانش، جلسات جمع‌آوری درسآموختهها، جلسات انجمن خبرگی و آموزش‌های مدیریت دانش تجدیدنظر کنید و آن‌ها را به‌نحوی بهینه‌سازی کنید که قابلیت تبدیل شدن به فعالیت‌های آنلاین یا ترکیبی از فعالیت‌های آنلاین و حضوری را داشته باشند.
در اکوسیستم دیجیتال، ارتباطات مدیریت دانشی را با نظام انگیزشی بهبود دهید.
محل کار دیجیتال به میزان قابل‌توجهی میزان دینگ، دینگ اعلان‌هایی که کارکنان هر روز با آن سروکله می‌زنند را افزایش داده است. به‌خصوص اگر استراتژی ارتباطی سازمان به ایمیل یا پورتال‌های اینترانت محدود باشد، گم شدن پیام‌های مدیریت دانش در این همه سروصدا بدیهی است. ممکن است تیم‌های مدیریت دانش نیاز داشته باشند در نحوه دستیابی به مخاطبان هدف خود مهارت بیشتری کسب کنند (برای مثال، از مدیران و حامیان مدیریت دانش درخواست کنند که در لابه‌لای جلسات آنلاین و در گروه‌های مجازی به این موضوع اشاره کنند.) همچنین می‌توانید ازطریق ویژگی‌های بازی‌وارسازی مانند تابلوهای امتیازات و پاداش دادن به شرکت‌کنندگان در جلسات از محیط مجازی بهره ببرند.
How KM Can Take Advantage of the Shift to Virtual work, apqc.org, Lauren Trees, Nov 11, 2021