در این مطلب به بررسی رویکرد سازمان‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.
سازمان‌ها به منظور افزایش فروش، بالا بردن میزان بهره‌وری و دستیابی به اهداف بلندمدت خود باید در نحوه استفاده فعلی‌شان از قابلیت‌های مدیریت دانش تجدیدنظر کنند.
در زمان دورکاری، مدیریت دانش به‌عنوان مولفه‌ای کلیدی در حفظ بقای سازمان‌ها ظاهر شد. در حالی که پیش از این کارکنان خودشان جواب سوالاتشان را پیدا می‌‌کردند، در زمانی که چاره‌ای جز دورکاری برای سازمان‌ها باقی نمانده بود، کارکنان مجبور به کارکردن در فضای ناآشنایی شدند. در این شرایط مدیریت دانش به بهترین شکل ظاهر شده و نقش مهمی ایفا کرد. هرچند، کارکردهای مدیریت دانش در یافتن پاسخ سوالات کارکنان خلاصه نمی‌شود.
طبق نظرسنجی انجام‌شده توسط DestinationCRM، سازمان‌هایی که سیستم‌های مدیریت دانش (KMS) را مستقر کرده‌اند، افزایش در میزان فروش را تجربه کردند؛ در حالی که 54 درصد نیز شاهد افزایش ترافیک وب بوده‌اند. این نشان می‌دهد که سیستم‌های مدیریت دانش نه‌تنها به کارکنان کمک می‌کنند تا کمتر احساس فرسودگی کنند، بلکه سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به اهداف بلندمدت خود دست یابند. اما تکیه بر تنها یک زبان برای پرداختن به مسائل کارکنان راه‌حل مناسبی برای محیط جهانی‌شده امروزی نیست. برای استفاده مؤثر از سیستم مدیریت دانش، سازمان‌ها باید نسبت به قابلیت‌های مدیریت دانش رویکردی چندزبانه اتخاذ کنند. این رویکرد به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مخازن دانش را در سراسر سازمان ادغام کرده و دسترسی کارکنان به منابع و حل مشکلاتشان را تسهیل می‌کند.
با عبور از مراحل زیر سازمان‌ها می‌توانند به یک سیستم مدیریت دانش قوی در سال 2022 و بعد از آن دست یابند:
سازمان‌ها باید سیستم‌های مدیریت دانش خود را به مخازن متمرکز اما چندزبانه مجهز کرده و با این رویکرد آن‌ها را گسترش بدهند.
بدون شک سیستم مدیریت دانش درطی دو سال گذشته مزایای زیادی را برای سازمان‌ها فراهم کرده است. اما همزمان محدودیت‌های آن نیز به واسطه پیکربندی و ساختار مخازن خاص کشور برملا شدند.
تغییر ناگهانی و پیش‌بینی‌نشده وضعیت سازمان‌ها به دورکاری و تجربه جدیدی مثل کار ترکیبی، (ترکیبی از دورکاری و کارحضوری) نیازی تجاری برای سازمان‌ها ایجاد کرده است تا سیستم‌های مدیریت دانش خود را گسترش دهند.
با استفاده از این فرصت سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم متمرکز جهانی مجهز به مخازن چندزبانه دانش ایجاد کنند که به شکل موثری هریک از زبان‌های شناسایی‌شده را پوشش خواهد داد.
تا سال 2022، سازمان‌های چند حوزه قضایی بر روی بررسی مجدد طبقه‌بندی‌ها و همچنین طبقه‌بندی اسناد در سیستم‌های مدیریت دانش تمرکز خواهند کرد.
به این معنا که صرف‌نظر از زبانی که جستجو در آن انجام می‌شود، نتایج یکسانی برای جستجو به زبان‌های مختلف به دست خواهد آمد.
سازمان‌ها بر ایجاد منابع دانش داخلی و خارجی تمرکز خواهند کرد تا جستجو را تسهیل کنند و یک سیستم جستجوی یکپارچه ایجاد کنند.
در حالی که کارکنان دانشی را جستجو می‌کنند که در داخل سازمان ایجاد شده است اما درواقع منابع محتوای خارجی شخص ثالث مانند وب، برای دست یافتن به داده‌های مرتبط پایگاه‌های داده قانونی را می‌کاوند. به دلیل یکپارچه نبودن پلتفرم‌ها و مخازن دانش، متخصصان اغلب مجبورند اطلاعات را به‌صورت جداگانه در منابع مختلفی جستجو کنند. این مسئله نه‌تنها وقت‌گیر است، بلکه دید 360 درجه‌ای نسبت به موضوع مورد جستجوی آن‌ها را نیز محدود می‌کند.
بنابراین در سال 2022، سازمان‌هایی که به سطح بلوغ کافی در مدیریت دانش خود رسیده‌اند، فعالانه با ارائه‌دهندگان راه‌حل‌های فناورانه مشارکت خواهند کرد تا یک پورتال دانش در سطح سازمانی ایجاد کنند. به این ترتیب امکان یک جستجوی جامع در مخازن و منابع مختلف برای سازمان‌ها ممکن می‌شود.
رویکرد سازمان‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش
مدیریت دانش، باید در مورد نحوه استفاده حرفه‌ای از سیستم‌های مدیریت دانشی خود بینش کسب کرده و با شناسایی محدودیت‌های آن، اطمینان یابد که عملکرد سیستم دقیقا مطابق با نیازهای کاربران است.
داشتن اطلاعاتی درمورد انواع جستجوهایی که متخصصان انجام می‌دهند، مقایسه تمرکز اطلاعات کشورها و اطلاع از اینکه نتایج جستجوی متخصصان مطابق با انتظارات آن‌ها بوده است یا خیر، به بهبود سیستم مدیریت دانش کمک می‌کند.
در سال 2022، مدیریت دانش باید فراتر از حفظ سیستم‌های مدیریت دانش عمل کرده و تلاش کند تا از گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌ها برای نظارت بر پذیرش مدیریت دانش، عملکرد آن و ارزشی که برای سازمان ایجاد کرده استفاده کنند.
علاوه براین، همانطور که شرکت به سمت عملکردهای مدیریت دانش جهانی، تحلیلی و چندزبانه پیش می‌رود، باید با کمک تجزیه‌وتحلیل اطلاعات اطمینان حاصل شود که مدیریت دانش به طور یکسانی به نیازهای همه ذینفعان پاسخ می‌دهد.