در این مطلب به بررسی موانع اشتراکگذاری دانش و راه‌های بهبود اشتراکگذاری در سازمان می‌پردازیم.
فرایند مدیریت دانش، دارای ۵ مرحله است؛ شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیرهسازی دانش، به اشتراکگذاری دانش و به کارگیری دانش. اشتراکگذاری دانش یکی از ارکان و عناصر کلیدی و بسیار مهم در فرآیند مدیریت دانش می‌باشد. اشتراکگذاری دانش می‌تواند در سطوح و لایه‌های مختلف مورد بررسی قرار بگیرد. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش بدون توجه به صنعت، مکان و تنوع، برای بسیاری از سازمان‌ها یک چالش مهم است. فرهنگ اشتراک دانش، به جای رقابت، بر مشارکت تمرکز می‌کند و از این طریق ارزش ایجاد می‌کند.در این مطلب قصد داریم بر موانع اشتراکگذاری دانش بین کارکنان و راه‌های موثر برای بهبود اشتراکگذاری دانش در سازمان با استفاده از پژوهشی که در سال 2020 انجام شده است؛ بپردازیم.
برای تغییر فرهنگ از رویکرد “ذخیرهسازی دانش” به “اشتراک دانش”، ابتدا باید درک کنیم که چرا کارکنان ممکن است دانش خود را با یکدیگر به اشتراک نگذارند.
در ادامه برخی از دلایل اصلی عدم اشتراک دانش ارائه شده است:
- کارکنان وقت ندارند؛ کارکنان فکر می‌کنند که زمان برای به اشتراکگذاری دانش ندارند.
- به دیگران (سایر کارکنان) اعتماد ندارند؛ آنها نگران هستند که با اشتراکگذاری دانش خود، دیگران از آن سوءاستفاده کنند و از طریق دانشِ آنها اعتبار و پاداش کسب کنند.
- فکر می‌کنند که دانش قدرت است؛ به همین دلیل کارکنان دانش خود را در ذهن‌شان ذخیره می‌کنند و منتظر هستند کسی از آنها، دانش را درخواست کند و بابت آن عایدی کسب کنند.
- نمی‌دانند چرا باید این کار را انجام دهند؛ گمان نمیکنند که باید برای اشتراک دانش زمان اختصاص دهند. رهبر سازمان یک دلیل و مورد قانع کننده برای به اشتراکگذاری دانش ایجاد نکرده است.
- برای انجام آن هیچ نتیجه مثبتی وجود ندارد؛ کارکنان هیچ پاداش، شناخت، ترفیع یا مزایای دیگری برای به اشتراکگذاری دانش دریافت نمیکنند.
- فکر می‌کنند که این کار را انجام می‌دهند؛ آنها دانش را به نحوی متفاوت از روش‌های توصیه شده و اصولی مدیریت دانش، به اشتراک می‌گذارند.
باید این موضوع را در نظر داشت که برای اشتراک دانش بین کارکنان باید حمایت و پشتیبانی مدیریت ارشد و همچنین فرهنگ گفتگو در سازمان وجود داشته باشد. رویکرد بالا به پایین معمولا برای شروع، نتایج خوبی می‌دهد؛ اما ممکن است در درازمدت پایدار نباشد. بنابراین بهتر است یک رویکرد از پایین به بالا ایجاد شود که تأثیر بسیار طولانی‌تری داشته باشد.
در ادامه 5 نکته برای تأثیرگذاری بر اشتراک دانش در سازمان با تاکید بر ویژگی‌های اجتماعی بررسی می‌شود:
1- اشتراک دانش با یک محیط مثبت
اشتراک دانش برای خود شخص و سازمان مفید است؛ زیرا به شخص کمک می‌کند تا رشد کند، در حرفه خود از دیگران کمک دریافت کند و با آگاهی بیشتر برای سازمان به ایجاد فضای بهتری در سازمان کمک کند. چنین فعالیتی برای به اشتراک گذاری دانش ممکن است بسیاری از افراد را به سمت انجام تمرین‌های مختلف اشتراکی و ایجاد دانش سوق دهد.
به‌عنوان مثال در تگزاس، مقامات شهری قصد داشتند تولید زباله را کاهش دهند؛ اما در تبلیغات موفق نشدند تا مردم را در مورد وظیفه خود برای متوقف کردن زباله‌ها متقاعد کنند. بنابراین مقامات شهری تصمیم گرفتند تا با تمرکز بر روی مخاطبانِ هدف خود ( مخاطبان در این طرح بیشتر جوانان بودند)، کمپینی ایجاد کنند که با غرور و افتخار جوانان روبرو شد. علاوه بر این از بازیکنان فوتبال شهر خود دعوت کردند تا در تبلیغات تلویزیونی شرکت کنند. نتیجه این کار، کاهش 30 درصدی زباله در سال اول بود.
این نشان دهنده این است که باید ابتدا مخاطب و روش تبلیغات موثر بر مخاطب شناسایی و متناسب با مخاطب سعی در حل مساله باشید.
2- بر روی تاثیرپذیرندگان اولیه سرمایه‌گذاری کنید.
دانشمندانِ رفتاری معتقدند که بیشتر افراد تحت تأثیر عادت اطرافیان و دوستانشان قرار دارند. با در نظر گرفتن چنین الگویی، سازمان‌ها باید بر روی پذیرندگان اولیه یک برنامه اشتراک دانش متمرکز شوند، آنها را آموزش دهند تا بر هم‌سالان خود تأثیر بگذارند و انگیزه‌هایی را برای آنها ایجاد کنند تا به هدف خود یعنی اشتراک دانش دست پیدا کنند.
پذیرندگان اولیه باید با صحبت کردن در مورد آن و تلاش برای تأثیرگذاری بر هم‌سالان خود، رفتارهای اشتراکی دانش خود را نشان دهند (به‌عنوان مثال با شرکت در جلسات اشتراک دانش، تسهیل رویدادها/ کارگاه‌های آموزشی، مشارکت در شرکت اینترانت شرکت و غیره).
3- هنگام درخواست از افراد برای به اشتراک گذاشتن از لحن مثبت استفاده کنید.
رابرت سیالدینی، استاد و متخصص تأثیرگذاری اجتماعی، تحقیقاتی را انجام داد تا متوجه شود چه نوع پیام عمومی به جوامع کمک می‌کند تا به نتیجه مثبتی برسند. وی دریافت که دستورات مثبت نسبت به پیام‌های منفی و اطلاع‌رسانی مؤثر است.
بنابراین پیام‌های به اشتراکگذاری دانش باید از لحن مثبتی برخوردار شوند و از افراد دعوت کنند تا برای موفقیت بیشتر، دانش را به اشتراک بگذارند؛ یا ذکر کنند که چگونه به اشتراکگذاری دانش باعث افزایش بهره‌وری یا نتایج مثبت در گذشته شده است. این ممکن است بهتر از ذکر اینکه چگونه عدم اشتراک ممکن است در سازمان تأثیر بگذارد، نتیجه دهد.
4- بازخورد بصری را ارائه دهید.
دانشمندان رفتاری به این نتیجه رسیده‌اند که بازخورد بصری برای عملکرد، تأثیر بیشتری نسبت به کلامی یا سایر انواع ارتباطات دارد. هر بار که کارکنان در یک رویداد اشتراکگذاری دانش شرکت می‌کنند ، اطمینان حاصل می‌کنند که شما بازخورد بصری را ارائه می‌دهید، یعنی یک کارت تبریک ساده یا هر چیز دیگری که برای سایر کارمندان بصری باشد. چنین بازخورد بصری ممکن است به صورت تصاعدی رفتار کارکنان را تغییر دهد.
5- مقدمات اجتماعی برای تأثیرگذاری
تأثیرات ظریف می‌توانند تأثیرات گسترده و ناخودآگاه بر رفتار انسان داشته باشند. به عنوان مثال، اگر از مردم یک روز قبل از روز انتخابات سؤال شد که آیا قصد دارند فردا رای دهند، احتمال رأی دادن آنها به میزان 25 درصد افزایش یافته است. نمونه دیگر که در کتاب “Nudge” ذکر شده است اینست که اگر از افراد سؤال شود که چند هفته انتظار دارند دندان‌های خود را در هفته بعدی نخ دندان بزنند، افراد بیشتری از نخ دندان استفاده می‌کنند. از این نوع تمرین‌های ابتکاری می‌توان برای تزریق دانش بیشتر استفاده کرد.
بنابراین چنین ترجیحی ممکن است احتمال انجام فعالیت‌های بیشتر در زمینه اشتراک دانش را در بین کارکنان افزایش دهد.
منبع:
Naguib Chowdhury, 5 nudges to influence knowledge sharing, 29 April 2020
