ممیزی دائمی وضعیت مدیریت دانش

بررسی دائمی وضعیت مدیریت دانش ؛ چرا باید وضعیت مدیریت دانش را ممیزی کنیم؟

ابتدا باید دانست که دو نوع بررسی در مدیریت دانش وجود دارد، ممیزی و ارزیابی. ممیزی مانند شمردن سیب‌های باغ است و ارزیابی مانند مرور روش‌های باغبانی.

ارزیابی، بررسی روش‌ها است که ارزش بیستری نسبت به ممیزی دارد، به این صورت که به شما می‌گوید چگونه روش مدیریت دانش خود را بهبود ببخشید. با این حال ممیزی همچنان ارزشمند است، زیرا به شما می‌گوید که در کجا باید تمرکز کنید و کدام‌یک از مشکلات را باید حل کنید. بهتر است که هر دو (ارزیابی و ممیزی) را به طور منظم اجرا کنید.

ممیزی، وضعیت مدیریت فعلی مباحث مختلف دانش را اندازه‌گیری می‌کند. آیا مباحث گوناگون، مستند هستند، آیا تمام مباحث سازمانی را تحت پوشش جامع قرار می‌دهد یا اینکه فقط در ذهن تعداد کمی از افرادی که نزدیک به بازنشستگی هستند نگهداری می‌شود؟ هنگامی که شما رویکردهای مدیریت دانش بهبود یافته خود را معرفی می‌کنید، ممیزی باید نشان دهنده بهبود باشد.

رویکرد اجرای ممیزی سالیانه

رویکرد اجرای ممیزی به صورت سالانه به صورت زیر اجرا می‌شود:

تیم مدیریت دانش با مالک دانش یا صاحب فرآیند کار می‌کند تا حوزه دانشی مد نظر را بررسی کند. براساس نتایجِ ممیزی، تیم مدیریت دانش با راهنمایی مدیریت ارشد اقدامات مربوط به سال بعد را مشخص می‌کنند. اگر مدیریت دانش در سازمان در حال اجرا است، تمام نمرات ممیزی باید نسبت به سال قبل افزایش داشته باشد.

ارزیابی، چگونگی عملکرد چارچوب مدیریت دانش را ارزیابی می‌کند و اینکه آیا نیاز به اصلاح، افزایش یا به روزرسانی دارد. ISO 30401  سال 2018 و سایر استاندارد سیستم‌های مدیریت ISO برای مدیریت دانش، سازمان را ملزم می‌سازد تا برنامه‌ای برای ممیزی داخلی منظم چارچوب مدیریت دانش در برابر نیازهای سازمان و الزامات استاندارد داشته باشد. این امر به منظور بهبود مستمر مدیریت دانش است. ارزیابی احتمالاً نیازی به انجام سالانه ندارد، شاید هر 3 یا 5 سال یکبار مناسب‌تر باشد. اما باید مرتباً انجام شود.

استاندارد ایزو 30401

در سال 2017 سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO)، پیش‌نویس استانداردی با عنوان ISO 30401:2018 را به رأی‌گیری گذاشت و طبق برنامه در سال 2018 به صورت نهایی آن را منتشر کرد. سازمان بین المللی استاندارد (ISO)، با رویکرد ایجاد سیستمی مدیریتی که با بهره‌گیری از دانش، به صورت اثربخش و ارزش آفرین، موجب ارتقای سازمان می شود، این استاندارد را تهیه و تدوین کرده است. این استاندارد بین المللی در هر سازمانی، فارغ از نوع صنعت و یا اندازه آن و یا محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهد، امکان پیاده‌سازی و استقرار دارد. این استاندارد، نیازمندی‌ها و روش‌هایی را برای ایجاد، پیاده‌سازی و استقرار، نگهداری، کنترل و بهبود مستمر یک سیستم مدیریت اثربخش برای مدیریت دانش در سازمان‌ها ایجاد می‌نماید. چارچوب این استاندارد بسیار مشابه سایر استانداردهای مدیریتی از جمله ISO 9001:2015  می باشد و سازمان بایستی شرایطی را متناسب با آنچه که در استاندارد آمده است فراهم کند تا از ممیزان عدم انطباق دریافت نکند.

به عنوان بخشی از برنامه مدیریت دانش، اطمینان حاصل کنید که مرتباً از سلامت چارچوب مدیریت دانش و همچنین از سطح مدیریت اعمال شده در حوزه‌های دانش کل، ممیزی و یا ارزیابی می‎کنید.

منبع:

http://www.nickmilton.com/2020/10/why-it-is-important-to-audit-km