در این مطلب به بررسی استراتژی کاربردی مدیریت دانش برای یک بانک مرکزی میپردازیم.
چالش استراتژی مدیریت دانش در یک بانک
یک بانک مرکزی در تلاش بود تا مأموریت خود را در اجرای سیاست های پولی از طریق پیادهسازی رویکرد سازمانی برای مدیریت دانش به طور موثرتری انجام دهد. به طور خاص این بانک به دنبال درک روشهای فعلی مدیریت دانش و یک استراتژی جهانی برای تحقق بخشیدن به همکاریهای بیشتر در زمینههای تجاری خود بود. به طور کلی در این بانک انتقال دانش و حفظ دانش در تمام مراحل چرخه حیات کارکنان افزایش یافته بود. بهرهوری و توانایی بهرهگیری از یادگیریها و بهترین روشها از سراسر سازمان برای حمایت از نوآوری و همچنین توسعه حرفهای کارکنان انجام شده بود، اما بانک با تعدادی از چالشهای مربوط به مدیریت دانش روبرو شده بودکه باعث ناکارآمدی و در نتیجه هدررفت بیشتر منابع محدود (زمان، افراد و بودجه) میشد. به صورت روزانه، کارکنان با مشکلات زیر روبرو میشدند:
- شناسایی متخصصان یا کسی که مهارت خاصی دارد، به خصوص اگر این افراد خارج از حوزه تجاری خود مشغول به کار باشند.
- به دست آوردن دانش رویهای و متنی که افراد برای دستیابی به اسناد نهایی (مانند الگوریتمها، روشها، فرایندها و غیره) برای آگاهی از دلایل تصمیمگیریهای گذشته استفاده کردهاند.
- یافتن، کشف و دستیابی به اطلاعات و همچنین تعیین اینکه چه اطلاعاتی میتوانند و چه اطلاعاتی نمیتوانند در سراسر حوزههای تجاری به اشتراک گذاشته شوند (با توجه به اینکه اقدامات محافظتی و پیشگیرانه برای جلوگیری از به خطر افتادن محرمانه بودن و یکپارچگی اطلاعات وجود دارد).
- همکاری همزمان در تهیه اسناد مهم.
راه حل
طی یک دوره شش ماهه، تیم مدیریت دانش فعالیتهای مختلفی را انجام داد تا با نگاه کلی به فرهنگ بانک و شیوههای مربوط به مدیریت دانش دست یابد و توصیه هایی را برای بالغ کردن قابلیتهای مدیریت دانش بانک ارائه دهد. کار تیم مدیریت دانش منجر به مجموعهای از تجزیه و تحلیلها و استراتژیهای دقیق برای بانک شامل ارزیابی جریان فعلی و تدوین اهداف مدیریت دانش و نقشه راه مدیریت دانش، برای رسیدن به سطح مطلوب بلوغ مدیریت دانش بانک شد.
علاوه بر این، تیم مدیریت دانش برای هریک از زمینههای تجاری بانک که از نظر اندازه از 20 تا 350 کارمند داشت، گزارشهایی را ارائه داد. این گزارشها شامل تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف مدیریت دانش ویژه هر حوزه سازمانی همراه با توصیههایی در مورد چگونگی گسترش اقدامات فعلی در محدوده خود و کنترل آنها برای مدیریت دانش بیشتر در حوزه خود در سازمان ضمن اطمینان از همسویی با استراتژی مدیریت دانش است.
نقش تیم مدیریت دانش
تیم مدیریت دانش در تلاش برای درک چالشهای مدیریت دانش بانک در سطح شرکت و درسطح کسب و کار، چندین استراتژی را به کار گرفت. این تیم با بیش از 150 نفر مصاحبههایی انجام داد (مصاحبه کنندهها از لحاظ سابقه خدمت و مشاغل شغلی پراکندگی لازم را داشتند) و 25 گروه متمرکز را برای دستیابی به درک عمیق از چشم انداز مدیریت دانش فعلی در بانک از طیف وسیعی از دیدگاه ها مورد بررسی قراردادند. علاوه بر این، تیم مدیریت دانش یک نظرسنجی در سطح سازمان انجام داد تا یک نمونه از نظرات و مشاهدات مدیریت دانش در مورد نقاط قوت، ضعف ، فرصتها و خطرات مربوط به مدیریت دانش را به دست آورد.
تیم مدیریت دانش برای درک مزایا و چالشهای پیادهسازی مدیریت دانش بانک، سیاستها و دستورالعملهای موجود را بررسی کرد و مستقیماً با فنآوریهای پشتیبانی مدیریت دانش همکاری تعامل داشت. در طول مسیر این تیم هر دو هفته یک بار جلساتی را برگزار میکرد که برای همه کارکنان بانک آزاد بود تا کارکنان را از یافتهها و پیشرفت پروژه آگاه کند.
تیم مدیریت دانش برای کمک بهبود بسترهای فعلی و توسعه بلوغ مدیریت دانش بانک، از معیارهای بلوغ مدیریت دانش استفاده کرد که در پنج دسته افراد، فرآیندها، محتوا، فرهنگ و فناوری سازمان یافته است. معیارهای بلوغ مدیریت دانش براساس تجربه صدها سازمان متعلق به صنایع مختلف در سراسر جهان است. تیم دانش تجاری از اطلاعات فوقالذکر جمعآوری شده برای تعیین وضعیت فعلی و وضعیت هدف در بیش از 40 فاکتور حیاتی مدیریت دانش برای بانک استفاده کرد. امتیاز معیارها این درک را در اختیار بانک قرار داد که چه عواملی بیشترین تأثیر را در مدیریت دانش در سازمان دارند و اینکه چه نقاط قوتی در بانک وجود دارد که میتوان از آن استفاده کنند.
نتایج
این ابتکار عمل منجر به درک صحیح از وضعیت فعلی بانک و دیدگاه مشترک، بین رهبران ارشد و ذینفعان بانک در مورد آنچه بانک میتواند و باید با مدیریت دانش انجام دهد، میشود. علاوه بر این، باعث پشتیبانی در مورد مراحل بعدی تحول مدیریت دانش و درک بازده سرمایهگذاری که از تحول انتظار میرود، شد.
در پایان، تیم اجرایی ارزیابی تواناییهای مدیریت دانش فعلی بانک را به همراه توصیههایی ارائه داد که نیازهای سازمانی بانک به مدیریت دانش را با اهداف استراتژیک آنها همسو میکند. در این توصیهها فرصتهایی برای هماهنگی در مناطق تجاری وجود دارد که کار آنها مستقیماً از یکدیگر حمایت میکند و بر یکدیگر تأثیر میگذارد. استراتژی مدیریت دانش و نقشه راه پیشنهادی ارائه شده از موارد زیر در بانک پشتیبانی میکند:
- دستیابی به هماهنگی بین کارکنان در مورد چالشها و اولویتهای مدیریت دانش بانک.
- ایجاد معیارها، اقدامات و پیامرسانی که رهبران و کارکنان میتوانند برای تسهیل پذیرش ابتکارات مدیریت دانش استفاده کنند.
- فرآیندهای استانداردسازی برای به دست آوردن و استفاده از دانش در اختیار کارکنان، که منجر به بهبود حفظ و انتقال دانش میشود.
- تقویت فناوریهای مدیریت دانش به کارکنان جهت یافتن سریع و دقیق افراد، اسناد و سایر منابع سازمانی از سراسر سیستم ها و مخازن بانک.
منبع:
enterprise-knowledge.com/enterprise-km-strategy/
