در این مطلب به بررسی ضرورت وجود استراتژی در مدیریت دانش می‌پردازیم.
چرا باید برای مدیریت دانش استراتژی بنویسیم؟
برای مفهوم استراتژی تعاریف متعددی وجود دارد. راهبرد یا استراتژی به معنی تعیین اهداف و طرح نمودن برنامه‌ای برای رسیدن به آنها است. به‌بیان‌دیگر استراتژی طرح درازمدتی است که برای نیل به یک هدف بلندمدت مشخص طراحی و تبیین می‌شود. دراین مطلب ضرورت وجود استراتژی در مدیریت دانش بررسی می‌شود.
بر اساس این تعریف، استراتژی در مدیریت دانش نیز مفهوم پیچیده‌ای ندارد. استراتژی در مدیریت دانش طرحی است که شرح می‌دهد چگونه یک سازمان اطلاعات و دانش خود را بهتر و اثربخش‌تر مدیریت می‌کند تا تمامی ذینفعان از آن بهره‌مند شوند. یک استراتژی IKM خوب با استراتژی و اهداف کلی سازمان هماهنگ است. استراتژی مدیریت دانش اثربخش همسویی نزدیکی با استراتژی‌ها و اهداف کلان سازمان خواهد داشت.
داشتن یک استراتژی خوب و روشن برای مدیریت دانش مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- موجب کسب تعهد از جانب مدیریت ارشد خواهد شد
- برنامه‌ای روشن و قابل اطلاع‌رسانی راجع به جایگاه فعلی سازمان، مقصد سازمان و چگونگی دست یافتن سازمان به اهداف تعیین‌شده ارائه می‌دهد.
- سطح آگاهی و درک کارکنان از مدیریت دانش را افزایش می‌دهد
- معیارهایی برای سنجش میزان پیشرفت مدیریت دانش ارائه می‌کند.
روش‌های مختلفی برای تدوین استراتژی مدیریت دانش وجود دارد که باید متناسب با نیاز سازمان از یکی از آنها استفاده کرد. سازمان‌های بزرگ‌تر به مستندات مشروح و رسمی استراتژی نیازمندند درحالی‌که برای سازمان‌های کوچک‌تر مستندات می‌تواند مختصر و با رسمیت کمتر تدوین شود. پژوهشگران و مشاورین برجسته مدیریت دانش دنیا نکاتی را برای تدوین بهتر استراتژی مدیریت دانش پیشنهاد می‌کنند که برخی از آنها به‌طور خلاصه باهم مرور می‌کنیم.
با استراتژی و اهداف کلان سازمان شروع کنید
مهمترین عامل در تدوین استراتژی مدیریت دانش توجه به استراتژی و اهداف کلان سازمان است. با توجه به این هدف نهایی مدیریت دانش کمک به سازمان در دستیابی به اهداف کلان است، استراتژی مدیریت دانش نیز باید دقیقاً در راستای همان اهداف تدوین و اجرایی شود.
بدین منظور پس از بررسی دقیق استراتژی‌های سازمان باید با کارکنان کلیدی و خبرگان در خصوص استراتژی و اهداف کلان صحبت کنید. برنامه‌های آینده را با آنان به بحث و تبادل‌نظر بگذارید و به آنها به‌عنوان عواملی که بر دستیابی به اهداف اثر می‌گذارند نگاه کنید. در این جلسات علاوه بر شناسایی مسائل و ریسک‌‌ها به دنبال شناسایی فرصت‌ها نیز باشید. مدیریت دانش نه‌تنها باید بخش جدانشدنی استراتژی کلان سازمان باشد، بلکه باید با منابع انسانی و استراتژی مربوط به فن‌آوری اطلاعات نیز یکپارچه‌سازی شود.
وضعیت مدیریت دانش را ممیزی کنید
ممیزی مدیریت دانش می‌تواند نیازها، نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها، تهدیدات و ریسک‌های سازمان را شناسایی کند. به‌بیان‌دیگر ارزیابی وضعیت بلوغ مدیریت دانش و گزارش حاصل به‌عنوان یکی از ورودی‌های مهم تدوین استراتژی به شمار می‌آید. برای بررسی وضعیت مدیریت دانش سازمان باید به این نکات توجه کرد:
- نیازهای مدیریت دانش سازمان کدم‌اند؟
- سازمان از کدام‌یک از دارائی‌ها یا منابع دانشی برخوردار است و آنها کجا قرار دارند؟
- شکاف‌های دانشی در کدام فرایندها وجود دارد؟
- جریان دانش در سازمان چگونه است؟
- چه موانعی بر سر راه این جریان وجود دارد؟
- در حال حاضر تا چه اندازه کارکنان، فرایندها و فن‌آوری به مدیریت اثربخش دانش کمک می‌کنند؟
بین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت توازن برقرار کنید
استراتژی خوب منعکس‌کننده توازن بین «بردهای سریع» و ایجاد یک ظرفیت مستمر مدیریت دانش در درازمدت است. مزیت نتایج سریع آن است که به کارکنان و رهبران سازمان این امکان را می‌دهد منافع مدیریت دانش را مشاهده کنند و بر این اساس احتمال اینکه حمایت بیشتری از این موضوع داشته باشند افزایش می‌یابد.
البته به فکر بلندپروازی در کوتاه‌مدت و میان‌مدت نباشید؛ شما نمی‌توانید فرهنگ‌سازمانی و عادات کاری حک‌شده در وجود کارکنان را یک‌شبه تغییر دهید.
این چه فایده‌ای برای من در بر خواهد داشت؟
هنگام برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین رویکردهای اجرایی مدیریت دانش، اطمینان حاصل کنید که به سه جنبه کارکنان، فرایندها و فن‌آوری توجه کرده‌اید. استراتژی مدیریت دانشی که همه این موارد را در خود یکپارچه نکرده باشد، محکوم‌به شکست است.
کسب حمایت و پذیرش استراتژی و نهایتاً گنجاندن مدیریت دانش در سازمان مسئله‌ای مربوط به دست آوردن قلب‌ها و ذهن‌ها است. پاسخ به سؤال «چه فایده‌ای برای من در بر خواهد داشت؟» کلید اثربخشی مدیریت دانش در سازمان است؛ چراکه همه کارکنان چه این سؤال را به زیان بیاورند و چه سخنی در این خصوص نگویند اما همواره به آن فکر می‌کنند.
در پاسخ به سؤال «چه فایده‌ای برای من در بر خواهد داشت؟» سه سطح کلیدی «من» را در نظر داشته باشید: خودم یا تیمم/ واحدم/ و سازمانم
از یک پایلوت مستعد شروع کنید
تقریباً تمامی متخصصین مدیریت دانش، بر پیاده‌سازی مدیریت دانش به‌صورت پایلوت و سپس توسعه آن تأکیددارند. پایلوت به سازمان این امکان را می‌دهد که رویکردهای مدیریت دانشی خود را پالایش سپس در سطح وسیع‌تری در سازمان پیاده‌سازی کند. با این کار یادگیری و سعی و خطای تیم مجری در یک محیط محدود اتفاق می‌افتد و اثر منفی بر کل سازمان نمی‌گذارد.
