اهمیت ثبت درس آموخته‌های پروژه

در این مطلب به بررسی اهمیت ثبت درس آموخته‌های پروژه می‌پردازیم.

چه میزان از منابع پروژه را به مدیریت دانش تخصیص دهیم؟

پروژ‌ه‌ها و ساختارهای پروژه محور یکی از باارزش‌ترین منابع دانشی سازمان‌ها محسوب می‌شوند و دروس آموخته‌ پروژه یکی از مهم‌ترین دستاوردهای باارزش افزوده بالا، در چرخه عمر مدیریت پروژه‌ است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود. استانداردهای مختلفی درزمینه مدیریت پروژه وجود دارد که به موضوع” مدیریت دانش و درس آموخته‌های پروژه ” پرداخته‌اند. ازجمله این موارد می­توان به چارچوب PMBOK اشاره کرد. فرآیند دانش پروژه، فرآیند جدیدی است که در ویرایش ششم این استاندارد افزوده‌شده و دغدغه اصلی آن، استفاده از مزایای دانش و درس‌آموخته‌های موجود در سازمان جهت اجرای بهتر پروژه‌ها و ایجاد دانش جدید جهت استفاده در پروژه‌های آینده سازمانی است.

ماهیت و ویژگی‌های خاص هر پروژه سبب خلق تجارب و درس آموخته‌هایی است که متأسفانه به دلیل رفت‌وآمد بالای خبرگان و نداشتن زمان کافی در حین اجرای پروژه، ثبت‌نشده و به فراموشی سپرده می‌شود و افراد و سازمان‌ها باید هزینه سنگین تولید و خلق مجدد تجارب و دانش‌ها را متحمل شوند؛ اما با توجه به ناملموس بودن مزایای این نوع دانش و دشواری در محاسبه ارزش مالی آن، معمولاً مقاومت‌هایی در تخصیص بودجه به مدیریت دانش پروژه از سوی سازمان‌ها وجود دارد. به‌عبارت‌دیگر اولویت در به اتمام رساندن فعالیت‌های ملموس و اجرایی پروژه است و نه ثبت تجارب آن برای به‌کارگیری در پروژه‌های مشابه!

نیک میلتون، مشاور برجسته مدیریت دانش دنیا در یکی از مطالبی که در وب سایت خود منتشر کرده به “نحوه برآورد هزینه مدیریت دانش پروژه‌ها” پرداخته است که در ادامه گزیده از این مقاله ارائه خواهد شد.

 

چه میزان از هزینه‌های پروژه باید به مدیریت دانش اختصاص یابد؟

جهت پاسخگویی به این سؤال باید نسبت ارزش دانش به ارزش پروژه محاسبه شود. البته این روش تنها برای پروژه‌هایی که دارای جریان ارزش است، راهگشا می‌باشد. برای نمونه یک پروژه بزرگ مهندسی و ساخت که در نوع خود برای اولین بار اجرا می‌شود را در نظر بگیرید. این پروژه دارای دو دستاورد است:

این پروژه فرضی ازنظر ابعاد و محدوده بزرگ محسوب می‌شود، اما یک مگا پروژه نیست. بر اساس محاسباتی که در این خصوص انجام‌شده، معمولاً ارزش دانش تولیدشده در هر پروژه سهمی 5 تا 10 درصدی از آن را به خود اختصاص می‌دهد. به‌عنوان‌مثال در یک پروژه باارزش 1 میلیارد دلار، انتظار می‌رود که درس آموخته‌هایی به ارزش 50 تا 100 میلیون دلار تولید شود. شرکت‌های موفق درزمینهٔ مدیریت دانش، حداقل 5 درصد این عدد را صرف پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه می‌کنند.

 

فرض کنید در پروژه بالا، تیم مدیریت پروژه متشکل از 20 نفر با مجموعاً 10 هزار نفر-روز فعالیت باشد. در این صورت باید 5 درصد از منابع این پروژه صرف مدیریت دانش شود؛ یعنی 500 نفر-روز به مدیریت دانش اختصاص یابد. این در حالی است که معمولاً در اواسط پروژه، جلسه‌ای یک‌روزه باهدف استخراج و جمع‌آوری درس‌آموخته و با حضور تمامی اعضای تیم 20 نفره و جلسه‌ای با همین کیفیت در اختتام پروژه تشکیل می‌شود که در این صورت مجموعاً 40 نفر- روزبه مدیریت دانش اختصاص می‌یابد.

یکی از راهکارهایی که توسط برخی از شرکت­های بین‌المللی مورداستفاده قرار می‌گیرد، تخصیص یکی از نفرات تیم مدیریت پروژه به این حوزه به‌صورت تمام‌وقت است؛ اما در اغلب پروژه‌ها تیم مدیریت پروژه، قادر به‌صرف این میزان از نیرو جهت پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه نیست. در این شرایط می‌توان این بخش از پروژه را برون‌سپاری کرد و از مشاوران متخصص درزمینه مدیریت دانش بهره برد.

هر سازمانی باید متناسب با شرایط خود این محاسبات را انجام دهد. بدین منظور ابتدا باید ارزش دانش را در برابر ارزش پروژه‌ها محاسبه کرد و میزان مناسبی را برای سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش برآورد نمود. این محاسبات ممکن است سبب غافلگیری شما شود، اما مطمئناً مدیران سازمان را شگفت‌زده خواهد کرد، زیرا در تجربه‌های موجود پیشین ثابت‌شده که ارزش‌افزوده حاصل از مدیریت دانش، بیش از منابع به‌کاررفته برای این حوزه در پروژه‌هاست.

 

منبع:
استاندارد مدیریت پروژه PMBOK 6th Edition