هفت قانون تغییرناپذیر مدیریت دانش

هفت قانون تغییرناپذیر مدیریت دانش عبارتند از:

1. تزریق دانش به جریان گردش کار

کاهش بهره‌وری معمولاً به این دلیل اتفاق می‌افتد که مانعی در مسیر شما قرار گرفته باشد و یا شما دانش یا ابزار لازم برای ادامه مسیر سازنده را در اختیار ندارید. با فرض عدم قطعیت هر احتمالی، احتمال اینکه کمبود دانش و اطلاعات دلیل مسدود شدن مسیرهای انتقال دانش در سازمان شما باشد وجود دارد؛ بنابراین برای بازگشت به چرخه دانش و به گردش درآوردن اطلاعات، با استخراج همان اطلاعاتی که در دسترس شماست در همان مسیری که حرکت می‌کنید پیشرفت کنید. به همین دلیل است که دانش و کار ارتباط نزدیکی با همدیگر دارند. برای این منظور مکان‌هایی را تعیین کنید که معمولاً فعالیت‌های مربوط به هر پروژه در آنجا ثبت می‌شوند. بیشتر اوقات، این دانش بر روی رایانه‌ای ذخیره می‌شود که از مرورگر استفاده می‌کند و اخیراً بیشتر در یک پلتفرم ارتباطی مانند Slack این دانش نگهداری می‌شود. هرچه کارکنان آسان‌تر به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند، بهتر است.

2. یک منبع واحد ایجاد کنید

منبع واحد، دروازه قابل‌اعتمادی است که ازطریق آن دانش استفاده، ایجاد، مدون و به اشتراک گذاشته می‌شود. اغلب، شرکت‌هایی که دارای مخازن دانشی هستند، به‌عنوان تنها منبع سازمانی در نظر گرفته می‌شوند. این مخزن می‌تواند یک نرم‌افزار مدیریت دانش اختصاصی باشد، مانند ویکی داخلی (مانند Confluence)، اما می‌تواند یک ابزار مدیریت دانش کامل مانند Google Drive یا Dropbox نیز باشد.

اگر سازمان شما بزرگ است، ممکن است برای هر برنامه مختلف منابع مختلفی داشته باشید. به‌عنوان‌مثال، دانش تیم مشتری شما ممکن است توسط Zendesk ارائه شود، اما تیم مهندسی شما ممکن است هرگز از آن محتوا استفاده نکند و درعوض به منبع دیگری مانند Confluence متکی باشد. این وضعیت پراکنده ممکن است یکپارچگی منبع واحد سازمانی را به چالش بکشد. اگر این مورد برای سازمان شما هم وجود دارد، باید به دنبال راه‌حل‌هایی باشید که یک لایه جستجوی سازمانی به منبع شما اضافه می‌کند تا دسترسی به تمام دانش سازمانی را فراهم سازد و سردرگمی درمورد محل قرار گرفتن دانش موردنیاز را کاهش دهد.

3. به حافظه تکیه نکنید

اگر باید به خاطر بسپارید که چه کسی این دانش را ایجاد کرده و یا نیاز دارید بدانید که چه زمانی این دانش ایجاد شده است؛ یا اگر نمی‌دانید این دانش درکجا ذخیره‌شده است و یا مطمئن نیستید از چه کسی بپرسید، همه این‌ها به این معنی است که به یک نقشه‌ دانش نیاز دارید و حافظه شما در حوزه مدیریت دانش کافی نیست. بهترین کار این است که صرفاً به منابعی وابسته باشید که دانش را برای به‌کارگیری در جریان انجام کار ارائه می‌دهند. بااین‌حال، بین آنچه به‌عنوان دانش پنهان و آشکار شناخته می‌شود تفاوت وجود دارد.

دانش آشکار را می‌توان با استفاده از ابزارهای مدیریت دانش در یک منبع دانش سازمانی ثبت و ضبط کرد. دیگران می‌توانند آن را پیدا کنند، مجدداً از آن استفاده کنند و آن را به اشتراک بگذارند. این برای موقعیت‌هایی ایدئال است که نمی‌توان به حافظه شما اعتماد کرد. دانش پنهان دانشی است که در حافظه خود نگه می‌دارید و می‌توانید آن را به میل خود با دیگران به اشتراک بگذارید.

4.  ایجاد اعتماد ازطریق تعامل

قانون چهارم از هفت قانون تغییرناپذیر مدیریت دانش ایجاد اعتماد ازطریق تعامل است. مهم‌ترین راه برای ایجاد اعتماد در مدیریت دانش، درگیر نگه‌داشتن کارکنان در فرآیند تدوین دانش است. در اینجا چند راه برای این کار وجود دارد:

• ثبت دانش را به یک رویه عملیاتی استاندارد تبدیل کنید
• برای افزایش رقابت از گیمیفیکیشن یا تابلوی امتیازات استفاده کنید
• به‌کارگیری استراتژی‌های اجتماعی (لایک کردن، اشتراک‌گذاری و غیره)
• مشارکت مداوم کارکنان با سفیران دانش

این فعالیت‌ها تعلق‌خاطر کارکنان به انجام این کار را افزایش می‌دهد. اعتماد اساس روابط بلندمدت در زندگی و  در کار است. اگر کارکنان شما به سیستم‌هایی که از آن‌ها پشتیبانی می‌کنید اعتماد داشته باشند، همچنان برای سال‌های آینده به استفاده و ثبت دانش ادامه می‌دهند.

5.  کمک کنید، فقط مصرف نکنید

هرکسی چیزی برای اضافه کردن به منابع دانش سازمان دارد. دانش به‌ندرت ثابت است؛ بلکه به‌طور دوره‌ای تغییر می‌کند تا با واقعیت‌ها و کشفیات جدید، هرچه که باشند، سازگار شود. مشارکت‌ها نباید فقط به‌صورت متن، عکس یا ویدیو باشد. شما می‌توانید با مشارکت در امتیازدهی به دانش به‌اشتراک‌گذاشته شده به افزایش اعتماد نسبت به این دانش کمک کنید. این فعالیت‌ها عملکرد مدیریت دانش در سازمان را بهبود می‌بخشد. همچنین می‌توانید شکاف‌های دانش را شناسایی کرده و درخواستی برای پر کردن آن‌ها طرح کنید. این شکل از مشارکت بسیار ارزشمند است، به‌ویژه در شرایطی که تیم ممکن است یک سوال متداول داشته باشد که باعث دوباره‌کاری‌های مکرر شده و در بهره‌وری سازمان تاثیر می‌گذارد.

6. فناوری را در آغوش بگیرید

استفاده از فناوری برای بهبود یا ساده‌سازی جریان‌های کاری مبتنی بر دانش، یک استراتژی مهم در پیاده‌سازی مدیریت دانش است. به‌عنوان مثال، اگر سؤالاتی در Slack پرسیده می‌شود، آیا نباید راه‌حلی برای مدیریت دانش بیابید که با آن پلتفرم ادغام شود؟ راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید با صرف هزینه‌های گزاف، از تعمیرات اساسی فناوری موجود جلوگیری کنید. درعوض به‌دنبال راه‌هایی برای اضافه کردن لایه‌هایی باشید که با دانش یکپارچه‌ شده است و همان چیزی را که از قبل دارید بهبود می‌بخشد. برای مثال Confluence یک راه‌حل عالی برای ویکی است، اما عملکرد جستجوی آن ضعیف است، ابزاری را پیدا کنید که ابزار جستجوی بهتری را ارائه دهد که با آن یکپارچه شود تا بتوان ویژگی‌های محدود آن را گسترش دهد.

7.  اسناد را در فرهنگ‌سازمانی خود جای دهید

فرهنگ مستندسازی فواید بی‌شماری دارد، اما مهم‌ترین آن هنگامی است که کارمندان بدانند چگونه به پشتیبانی سازمان خود کمک کنند. کارمندان می‌توانند هر روز مدت زمان بیشتری را بر جریان‌های کاری سازنده تمرکز کنند. هریک از کارکنان باید در حین ورود با سامانه ارتباط برقرار کرده و با این کار نه‌تنها پشتیبان را در جستجو و افزایش دسترسی به اطلاعات تشویق کنند، بلکه به ثبت و کدگذاری دانش نیز کمک کند.

با تکیه بر هفت قانون تغییرناپذیر مدیریت دانش، شرایط را برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانش در سازمان خود مهیا کنید.

منبع:

 

https://obie.ai/blog/the-7-immutable-laws-of-knowledge-management/