چرا اکنون زمان منحصر به فرد برای نشان دادن ارزش فعالیتهای مدیریت دانش و ایجاد ارزش از دانش است؟! درباره تأثیر COVID-19 در تجارت و فعالیتهای خود چه میدانیم و چه میآموزیم؟ چه اقداماتی در رویارویی با COVID-19 انجام دهیم تا در کسب و کار ما موثر باشد؟ از بحران ناشی از کرونا چه چیزهایی میتوان یادگرفت تا از خطرات و تاثیراتی که در آینده پیش خواهد آمد اجتناب کنیم؟در ادامه این مطلب اهمیت فعالیتهای مدیریت دانش در دوران کرونا را با هم بررسی میکنیم.
سیستمهای انعطافپذیری چند بُعدی هستند
برخی از سازمانها مسئولیت آمادگی در برابر بحرانها و بلایای پیشبینی نشده را داشته و برنامهریزی برای تداوم تجارت و کسب و کار خود را در چنین شرایطی را پایهریزی میکنند؛ اما بسیاری از سازمانها دارای برنامه آینده نگری نبوده و متوجه ارزش چنین برنامهریزی نیستند. این رویکردها برای ایجاد سیستم انعطافپذیری مبتنی بر مفاهیم، شیوهها و عملکردهای مدیریت دانش به وجود آمده است. در این راستا بسیاری از سازمانها:
- از اطلاعات خود پشتیبان تهیه میکنند؛
- رویههای خود را مستند میکنند؛
- برنامههایی برای فراهم آوردن امکانات فیزیکی، فناوری اطلاعات، ارتباطات از راه دور و عملیات اضطراری ایجاد میکنند.
تمرکز چنین سازمانهایی بر روی موارد زیر بوده است:
- برنامهریزی احتمالی شامل برنامهریزی به روی تجهیزات سرمایه، دارایی و گردش پول
- ترمیم داراییهای فیزیکی و از سرگیری روند کسب و کار
- جبران خسارات وارده در شرایط بحرانی و در بازههای زمانی خاص.
با شروع سریع بحران کنونی، بسیاری از سازمانها آمادگی کافی برای از دست دادن ناگهانی نیروی کار خود که مستقیماً به از دست دادن دانش منجر میشود را ندارند. مانند از دست دادن استعداد، تجربه، تخصص و خلاقیت کارکنان. این موضوع چالشهای بسیار زیادی را برای سازمانها به وجود آورده است، اما همانطور که گفته شد، بیشتر سازمان ها به دلیل نبود یک برنامه مدیریت بحران، راهکارهای قابل قبولی برای مرتفع ساختن این مشکل نداشتند.
تمرکز بر کاهش ریسک از دست دادن دانش
نقشه راه به شکل صحیح و شفاف در جهت انعطافپذیری در بستر فناوری اطلاعات و موارد مشابه تعریف نشده است. موارد ذیل برخی از حوزههایی هستند که با تمرکز بر کاهش خطرات مرتبط با خروج نیروی کار و از دست دادن دانش، میتوانند تفاوت قابل توجهی در تابآوری و آینده سازمان ایجاد کنند.
- حوزه فردی: کسانی که راهحلهای خلاقانه تولید میکنند، افراد کلیدی و خبره سازمان، صاحبان دانش پنهان
- حوزه سازمانی: بخشهایی که به اعتقاد مدیریت، در بهبود عملیات در شرایط بحرانی نقش اساسی دارند.
- حوزه موقعیتی: طبقات یا دسته افرادی که مدیریت آنها را بسیار ارزشمند میداند.
- حوزه عمودی: وجود یک عملیات حیاتی خاص در داخل سازمان.
- حوزه افقی: در سراسر سازمان بر اساس موقعیت، حوزه مسئولیت یا مجموعه مهارتها.
سازمانها ممکن است در این شرایط بحرانی، محدود و مجبور به شناسایی و نگهداری انواع دانشهای زیر باشند:
- دانشهای مهم به دست آمده در تجارب افراد خبره و کلیدی سازمان.
- اخذ تصمیمات و برنامهریزیهای بلند مدت، برنامههای استراتژیک و اهدافی که بر تصمیمات کنونی و آینده سازمان تاثیر میگذارند.
- تجارب نمونههای خاص و پیامدهای ناخواستهای که سازمان پیش از این با آنها روبرو شده است.
- مرتب سازی و غربالگری اطلاعات ورودی
- ارتباطات خاص (با چه کسانی مشورت میکنید/ منابع اطلاعاتی شما در این شرایط چیست؟)
- درخت تصمیمگیری (تصمیمگیریها چگونه به یکدیگر وابسته است؟ کدام تصمیم ابتدا باید اتخاذ شود؟)
- حلقههای مشارکت و زنجیرهای (چگونه حلقههای مشارکت برای مسایل مختلف ایجاد شدهاست؟)
- اسرار تجارت و فرآیندهای کسب و کار (چه کسی چه چیزی میداند؟)
- منحنیها و شتاب دهندههای یادگیری
- روند خلاقیت: نقاط قوت و محدودیتها
این موارد از سازمانهای بزرگ گرفته تا مشاغل کوچک و در حال تکامل باید اعمال شود. پیاده سازی تکنیکهای مدیریت دانش در دوران کرونا میتواند نقش بسزایی در مواجه با این بحران داشته باشد. از طریق این تکنیکها، دانش سازمانی حفط شده و در زمان مناسب اثربخشی مطلوبی را برای سازمان به همراه خواهد داشت.