فراموشی سازمانی و مدیریت دانش عنوان مطلبی است که به موضوع مم فراموشی سازمانی میپردازد. در این مطلب پس از بیان مفهوم یادگیری سازمانی و فراموشی سازمانی، نظریه آزمی و انواع رویکردهای فراموشی تشریح میشود.
معمولا سازمانها در پیادهسازی مدیریت دانش بر فرایند شناسایی، خلق؛ ذخیرهسازی؛ بهاشتراکگذاری و بهکارگیری دانش تمرکز دارند و کم تر به مفهوم فراموش کردن دانش میپردازند. این در حالی است که در سالهای اخیر سرعت نوآوری و خلق دانش در بسیاری از صنایع افزایش یافته و دانش سازمان در بازه زمانی کوتاهی نیاز به بهروزرسانی دانش و در برخی موارد فراموش کردن دانش پیشین دارد.
اولین بار با مفهوم “فراموشی سازمانی” در کلاس آقای دکتر مشبکی آشنا شدم. در آن مقطع زمانی چنین مفهومی در سازمانهای داخلی بیشتر جنبه تئوری داشت و به نظر نمیرسید چندان کاربردی باشد. اما امروز و پس از گذشت نزدیک به یک دهه، فراموشی سازمانی میتواند تاثیر بسیار زیادی بر یادگیری سازمانی و مدیریت دانش بسیاری از سازمانهای کشور داشته باشد. به همین دلیل در ادامه این مطلب چکیدهای از مفاهیم فراموشی سازمانی را با شما به اشتراک میگذارم.
یادگیری سازمانی
برای بیان مفهوم فراموشی سازمانی در ابتدا باید یادگیری سازمانی را مورد بررسی قرار داد.
پیتر سنگه معتقد است که تنها منبع مزیت رقابتی پایدار در بلند مدت برای سازمانها، یادگیری سریعتر نسبت به رقبا است و چنانچه سازمان به این امر نائل گردد، از سایرسازمانهای رقیب اثر بخش تر و کاراتر خواهد شد. یادگیری ازدیدگاه سازمانی زمانی اتفاق میافتد که اطلاعات، جمعآوری و به منظور تولید وگسترش حقایق جدید، تجزیه و تحلیل شوند، دیدگاه جدیدی را خلق کرده و آن را از طریق ارتباط، تدریس وگفتگو وتعامل به تمام سطوح سازمانی منتقل کند. به عبارتی، یادگیری سازمانی به چگونگی وقوع یادگیری یا عنصر دانش در یک سازمان میپردازد.
سازمانها مانند ذهن انسانها برای تطبیق با شرایط محیطی متحول، متکی به دریافت بازخورد هستند. سازمانها مانند انسانها از تجربه درس میگیرند و درگیر فرایندهای ذهنی پیچیدهای مانند “پیش بینی، شناسایی، تعریف، طراحی و حل مسئله” میشوند. دو نفر از نظریه پردازان سازمان بر این باورند که “در بسیاری از سازمانها، برخی از حالات یادگیری سازمانی، بهطور منظم ایجاد میشوند”.سه فرایند متداول یادگیری سازمانی عبارتند از:
- فعالیتهای بهبود و توسعه منابع انسانی؛
- فعالیتهای برنامهریزی راهبردی؛
- و بهکارگیری و تسلط بر فناوریهای جدید در سازمان.
سازمان یادگیرنده از نظر پیتر سنگه سازمانی است که با استفاده از افراد، ارزشها و سایر خرده سیستمها و با تکیه بر درسآموختهها و تجربه هایی که به دست می آورد، به طور پیوسته عملکرد خود را تغییر می دهد و آن را بهبود می بخشد، به نظر وی اجزای اصلی هر سازمان یادگیرنده عبارتند از:
- مدلهای ذهنی- در این سازمانها همه افراد شیوه های قدیمی اندیشیدن را کنار می گذارند؛
- مهارت شخصی- در این سازمانها، افراد خودآگاه بوده، به طور باز با دیگران برخورد دارند؛
- تفکر سیستمی- همه اعضای این سازمانها یاد می گیرند که کل سازمان چگونه کار می کند؛
- بصیرت مشترک- همه اعضای این سازمانها به شناسایی و تعریف برنامه های عملی خود می پردازند و در مورد آنها توافق حاصل می کنند؛
- یادگیری گروهی- همه اعضای این سازمانها برای به اجرا درآوردن برنامه های مورد توافق، همکاری می کنند؛
فراموشی سازمانی
مدیریت دانش به دنبال خلق فرآیندهایی است که نه تنها برای یادگیری و حفاظت از دانش مفید باشد، بلکه برای عدم یادگیری و پرهیز از آنچه که مفید نیست نیز به کار آید. فراموشی مثل یادگیری ساده نیست و ممکن است زیان آور یا سودمند باشد. اما در هر حال به گونه چشمگیری هم در بعد مثبت و هدفمند و هم در بعد منفی در رقابت پذیری یک شرکت موثر خواهد بود.
مفهوم فراموشی سازمانی اگرچه به سادگی قابل درک است، اما چگونگی ساز و کار اجرای آن در سازمان بهخوبی شناخته شده نیست. از آنجا که فراموشی سازمانی میتواند بر رقابتپذیری سازمان تأثیر بگذارد، سازمان نیاز به فرآیندهایی دارد تا اطمینان یابد دانشی که باید دور ریخته شود، فراموش میشود و دانشی که مفید بوده، فراموش نمیشود. فراموشی سازمانی، عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به صورت آگاهانه کنار بگذارد وگاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین میرود.
بسیار از پژوهشها نشان میدهند که سازمانها برای فراموشی کاملاً مستعد هستند؛ زیرا آنها نسبت به فراموشی بیتوجه اند. در کارهایی که به طور متناوب انجام میشوند، دانش میتواند پس از مدتی فراموش شود. میزان این فراموشی به اثربخشی ابزار انتقال دانش و زمان توقف کار بستگی دارد.
فراموشی سازمانی، شکست سازمان در بهرهبرداری از یادگیریهایی است که در گذشته اتفاق افتادهاست. باید توجه داشت فراموشی سازمانی، ناتوانی در یادگیری موضوعات سازمانی نیست، بلکه فراموشی، فرآیندی است که پس از یادگیری اتفاق میافتد. این بدان مفهوم است که یک سازمان، ابتدا دانش را یاد گرفته و پس از آن، آگاهانه و یا ناآگاهانه آن را فراموش میکند. فراموشی سازمانی، پیامد مجموعه اقدامات درونسازمانی و برونسازمانی است که در آن، یک سازمان آگاهانه و یا ناآگاهانه بخشی از دانش موجود سازمان را از دست میدهد. این دانش دربرگیرنده مواردی همچون مهارتها، روشها، فرآیندها، تجربیات، مستندات و تکنیکهای مورد استفاده در سازمان است.
فراموشی سازمانی در بسیاری از اوقات هزینههای زیادی را بر سازمان تحمیل میکند و بسیاری از کشورهای دنیا سالانه منابع زیادی جهت کسب دانش و اطلاعات هزینه میکنند. مهمترین موضوعی که سازمان را به سمت فراموشی سوق میدهد، ناتوانی در کسب و انتشار یادگیری در سازمان میباشد. عدم به کارگیری دانش حاصل از یادگیری، ناتوانی شرکت در کدگذاری و مستندسازی دانش و نداشتن انگیزش برای تسهیم آن، مهمترین عامل فراموشی دانش در شرکتهاست.
سه بعد مهم در فراموشی سازمانی
پژوهشگران این حوزه، ابعاد فراموشی سازمانی را به صورت زیر طبقهبندی کرده و مبتنی بر آن نظریههای خود را تدوین نموده اند:
- نوع دانش فراموش شده (دانش جدید در برابر دانش رایج و قدیمی)
- روش فراموشی( فراموشی آگاهانه در برابر فراموشی نا آگاهانه)
- پیامد فراموشی (پیامد مثبت فراموشی در برابر پیامد منفی فراموشی)
از یک مبنا، دانشی که در سازمان فراموشی میشود مـیتوانـد دانـش تازه وارد بـه سازمان و یا دانش در دسترس و قدیمی سازمان باشد. سازمانی را در نظر آورید که در ابتدا بـا ورود یک فناوری مشخص موافقت کرده و پس از مدتی به علـت نـاموفق بـودن ایـن فنـاوری، آن را کنار گذاشته و یادگیریهای انجام گرفته در این زمینه را فراموش میکند. در ایـن حالـت، سـازمان با فراموشی یک دانش نو ورود به سازمان مواجه است. در حالتی دیگرمیتوان از سازمانی یاد کـرد که دانش چندین ساله خود را در زمینه تولید یک کالای مشخص به کنار گذاشته و تولید محصول دیگری را آغاز میکند. در این حالت، سازمان خواهان فراموشی دانش قدیمی و در دسترس خود است. این دو نوع از فراموشی میتواند دارای پیامدهای مثبت و یا منفی باشد.
برخی دیگر از پژوهشها در زمینه فراموشی سازمانی، صرف نظر از نوع دانش، به روشی که در آن فراموشی اتفاق میافتد توجه کردهاند. در این زمینه، پرسش این اسـت کـه آیـا سازمان آگاهانه دست به فراموشی میزند و یا بدون وجود برنامه و طرح مـدونی ایـن موضـوع رخ میدهد؟ فراموشی سازمانی، گاه میتواند به وجود آورنده منافعی برای سازمان باشـد و گـاهی نیـز ضررهایی را برای سازمان به ارمغان آورد. سازمانی را در نظر آورید که به دلیل یک رخداد مانند آتشسوزی، بخش مهمی از دانش خود را از دست دهد. طبیعی است پیامد ایـن فراموشـی بـرای سازمان، زیانبار خواهد بود. در مقابل سازمانی را میتوان نام برد که بخشی از دانـش خـود را کنـار گذاشته و به دانش نوینی مجهز شده است که این جدایی از دانش قدیمی مزیتی رقابتی برای سـازمان بهوجود آوردهاست.
نظریه فراموشی سازمانی آزمی
آزمی فراموشی را به دو شکلِ برنامه ریزی شده و برنامهریزی نشده تقسیم میکند. در نگـاه اول فراموشی برنامهریزی شده یک عمل فعال و آگاهانه است که در آن اطلاعات و دانـش موجـود در سازمان کنار گذاشته میشود. از طرف دیگر، فراموشی برنامهریزی نشـده عملـی انفعـالی و اغلـب غیر ارادی است کـه اطلاعـات و دانـش حیـاتی سـازمان در آن فرامـوش مـیشـود. آزمی با ترکیب دو عامـل (روش فراموشـی و پیامـدهای فراموشـی )، فراموشـی سـازمانی را در چهار حالت توصیف کردهاست.
غفلت[1]: در این حالت سازمان به صورت برنامه ریزی نشده، دادهها، اطلاعات، دانش، مهـارت و روشهای خود را به سبب غفلت از دست میدهد و این از دست دادن، منجربه پیامدهای ناخواسته و منفی برای سازمان میشود. بسیاری از سازمانها بواسطه کمبود مراقبت، غفلت و کوتـاهاندیشـی مدیران به این حالت گرفتار شده و اطلاعات حیاتی سازمان خود را از دست میدهند.
خرابکاری[2]: این حالت از فراموشی، زمانی اتفاق میافتد که سازمان به شکل برنامهریـزی شـده بخشی از دادهها و دانش خود را فراموش میکند، ولی این فراموشی منجر به اثرات منفـی بـر روی عملکرد سازمان میشود. از دست دادن این دادهها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محیط رقابت ناتوان میکند. آسیب به جایگاه رقابتی میتواند ناشی از برنامهریزیهای برونسازمانی نیز صـورت پذیرد؛ عملیاتی شبیه هک کردن اطلاعات و خرابکاریهـای اطلاعـاتی نمونـه هـایی از ایـن حالـت است.
اضمحلال:[3] این حالت از فراموشی در سازمان، ناشی از اقدامات برنامهریزی نشدهای است کـه پیامدهای مثبتی را برای سازمان به ارمغان مـیآورد. همچنـان کـه سـازمانهـا تکامـل یافتـه و رشـد میکنند، تمایل دارند اطلاعات و مهارتهای گذشته را که چندان نیازی بـه آنهـا نیسـت، فرامـوش کنند. فراموشی مهارتها و دانش منسوخ شده، نتیجه طبیعی گذر زمان است که نتایج مثبتی را هم به همراه دارد. :
یادگیری زدایی[4]: این حالت بیانگر تلاش سازمان در فراموشی یک تجربه تلخ و ناموفق اسـت. در این حالت، سازمان با یک تلاش برنامهریـزی شـده و آگاهانـه، بـه بـازنگری جهـت گیـریهـای استراتژیک خود میپردازد و بخشی از دانش خود را برای اثربخشی بیشتر سازمان فراموش می کند. فراموشی در این حالت، نتیجه یک راهبرد آگاهانه است تا به دقت، اطلاعاتی که سبب ایجاد نتـایج غیرمفید میشوند از بین برده شوند.
منبع:
فراموشی سازمانی هدفمند (استراتژیک): اکسیر رقابتپذیری در سازمان
فراموشی سازمانی، رویکردی فراموش شده در مدیریت دانش
پانوشت
[1] Negligence
[2] Sabotage
[3] Decay
[4] Unlearning