تصور کنید که در سازمانتان یک برنامه مدیریت دانش را از ابتدا و با موفقیت پیاده‌سازی کرده‌اید؛ اما با این وجود پس از گذشت چند سال آن را به عنوان یک ناکامی قلمداد می‌کنید.
چه اتفاقی افتاده است؟
در اینجا شش دلیل شکست پیاده‌سازی مدیریت دانش، علل زمینه ای آن و بهترین راه برای کاهش آنها آورده شده است.
- عدم مشارکت مدیریت ارشد
گاهی اوقات مدیریت دانش به عنوان یک اقدام تکرار نشدنی با هیجان بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد، اما به مرور زمان و در عملیات روزمره کسل کننده می‌شود. بنابراین، شما باید به طور فعال مدیران ارشد را در برنامه‌های مدیریت دانش درگیر کنید و مزایای آن برای کسب و کار را به طور مداوم نمایش دهید. در صورت بروز تغییرات سازمانی یا تغییر در نقش‌ها و یا ورود سهامداران ارشد جدید به صحنه، پی بردن به ارزش ماندگار مدیریت دانش موضوعی حیاتی و تعیین کننده خواهد بود. بدون حمایت مدیر ارشد، تأمین مالی و منابع مدیریت دانش به احتمال زیاد کاهش خواهد یافت.
- کیفیت محتوا
اگر کیفیت محتوایی که مشتریان و نیروی عملیاتی به آن دسترسی دارند ضعیف باشد، تعامل کاربر نهایی نیز آسیب خواهد دید.
مشکلات کیفیت معمولاً زمانی رخ می‌دهد که نیروی انسانی کافی و دارای مهارت‌های مناسب برای مدیریت چرخه عمر محتوا وجود نداشته باشند. هنگامی که نویسندگان محتوا برای ارائه سریع محتوا تحت فشار هستند و همچنین زمانی که نیروهای عملیاتی به طور فعال و مداوم و از طریق بازخورد، درگیر نیستند، کیفیت کاهش خواهد یافت، بنابراین حفظ گفتگوی مداوم با نیروهای عملیاتی و مشتریان ضروری است.
کیفیت پایین محتوا بر موارد زیر تأثیر خواهد گذاشت: قابلیت جستجو، خوانایی، دقت و قابلیت اطمینان راه حل مدیریت دانش همچنین در نتیجه این موضوع اعتماد کاربران نهایی نیز از بین خواهد رفت.
- فقدان نیروی عملیاتی و تعامل با مشتری
علاوه بر کیفیت محتوا، اگر فعالیت‌های پذیرش و تعامل مداوم با نیروهای عملیاتی و مشتریان وجود نداشته باشد، مدیریت دانش نیازهای کاربر را به طور مداوم برآورده نخواهد کرد.
در این شرایط، کاربران ممکن است به سیستم مدیریت دانش اعتماد نکنند و روش‌های دیگری را برای بدست آوردن اطلاعات مورد نیاز پیدا کنند، مانند پرسیدن از یکی از همکاران یا مدیر تیم، و یا قراردادن یادداشت‌های خود بر روی کامپیوتر، که این موضوع می‌تواند منجر به تجربیات متناقض، نارضایتی مشتریان، افزایش شکایات، افزایش مشکلات کیفی و افزایش نرخ جایگزینی کارکنان شود. علاوه بر این نیروهای عملیاتی نیز اعتماد خود را به مدیریت دانش از دست خواهند داد، که می تواند منجر به نرخ فرسایش بالا شود.
- فقدان مسئولیت / پاسخگویی برای مدیریت دانش
این موضوع می تواند به دلیل عدم شفافیت در نقش ها و مسئولیت ها اتفاق بیافتد. برای اینکه مدیریت دانش در عملیات‌های روزمره سازمان موفق بماند، به موارد زیر نیاز دارد:
- چشم انداز مستمر مدیریت دانش
- حکمرانی مستمر با ارائه تعریف روشنی از وظایف، مسئولیت‌ها و همچنین پاسخگویی مدیریت دانش
- به کارگیری شیوه‌های مدیریت دانش در فرآیندهای روزمره سازمان
- مسائل فناوری
این مسائل می توانند به چندین شکل مختلف وجود داشته باشند: –
- مدیریت دانش به عنوان یک راه حل فناوری به جای یک راه حل تجاری یا فرهنگی ارائه می شود.
- راه حل مدیریت دانش بیش از حد سفارشی شده یا بدون در نظر گرفتن حقوق فنی یا تجربه کاربر نهایی در سایر سیستم ها ادغام شده است.
- شکاف در انتظارات بین تیم های فنی و کاربران تجاری.
- فقدان نقشه راه فناوری دائمی برای ایجاد بهبود مستمر و نوآوری پایدار.
- اختلالات فنی، کندی در سیستم، و ویژگی‌هایی که باید اصلاح شوند.
- اتهام زنی و توزیع مسئولیت بین تیم‌های فنی مختلف و یا تامین کنندگان به جای انجام فعالیت‌ها همراه با همکاری و هماهنگی
- تیم های فناوری که در حوزه مدیریت دانش فعالیت می‌کنند ممکن است تمرکز خود را بر فناوری قرار داده و از کاربر نهایی غافل شوند. در حالیکه، مدیریت دانش باید با پشتیبانی از فناوری، به صورت تجاری هدایت شود.
- فقدان ارزش آشکار برای کسب و کار
بدون چشم انداز روشن و روشی واضح برای سنجش و ارائه ارزش، مردم از مزایای مداوم مدیریت دانش و پیشرفت آن آگاه نخواهند شد. ادراک منفی از مدیریت دانش می‌تواند به عنوان قاتل آن عمل کرده و تغییر این دیدگاه نیز در آینده چالش برانگیز خواهد بود.
چگونه می توان از این اتفاق جلوگیری کرد؟
نقش تیم مدیریت دانش و مدیر دانش در مدیریت موارد فوق حیاتی است. آنها باید به طور مداوم ارزشی را که مدیریت دانش به ارمغان می آورد به نمایش بگذارند و با کاربران نهایی و مدیران ارشد همکاری نمایند تا بتوانند آنها را درگیر نگه دارند. همچنین، آنها باید اطمینان حاصل کنند که فناوری، فرآیندها، فرهنگ، معیارهای حاکمیت، و کیفیت محتوای تولید شده برای سازمان در راستای دیدگاه کلی مدیریت دانش قرار داشته و به طور پایدار در حال بهبود می‌باشند.
این افراد دروازه بان هایی برای مدیریت دانش عالی هستند.
https://www.kminstitute.org/blog/6-reasons-why-knowledge-management-implementations-fail
