یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت دانش که تأثیر بسزایی بر میزان نرخ مشارکت سازمان دارد، نرم‌افزار مدیریت دانش است. در بسیاری از سازمان‌ها این نرم‌افزار در بستر شبکه داخلی (اینترانت) قابل‌دسترس است و امکان استفاده از آن در خارج از سازمان وجود ندارد. این موضوع باعث می‌شود برخی از ذینفعان سازمان امکان مشارکت و تعامل در این زمینه را از دست بدهند؛ اما سوال اینجاست که آیا راهکارهایی برای حل این مسئله وجود دارد؟ پاسخ مثبت است. دسترسی خارجی به سیستم مدیریت دانش قابلیتی است برای کاربران خارج از فایروال یک سازمان که بتوانند به نرم‌افزار مدیریت دانش دسترسی داشته باشند.
اکسترانت‌ها، شبکه‌های داخلی هستند که تا حدی توسط کاربران مجاز خارجی قابل‌دسترسی بوده و کسب‌وکارها را قادر می‌سازند اطلاعات را از طریق اینترنت، به‌صورت امن، مبادله کنند. اکسترانت‌ها شبکه‌های خصوصی کنترل‌شده‌ای هستند که به شرکا، فروشندگان، تأمین‌کنندگان و مجموعه‌ای مجاز از مشتریان اجازه دسترسی به زیرمجموعه‌ای از اطلاعات قابل‌دسترسی از اینترانت سازمان را می‌دهند.
در کتاب «ثروت دانش: سرمایه فکری و سازمان قرن بیست و یکم» نوشته توماس استوارت، در فصل 5، عناصر کلیدی زیر بر اساس برنامه مدیریت دانش بانک جهانی تشریح شده‌اند:
- انجمن‌های خبرگی
- حضور آنلاین در کارگروه‌ها و انجمن‌های تخصصی
- میز کمک
- سؤالات متداول
- نگهداری از سوابق پروژه‌های قبلی، با تأکید بر بهترین شیوه‌ها و درس‌های آموخته‌شده
- تابلو اعلانات
- درگاه (بستری برای دسترسی خارجی)
مورد آخر یعنی درگاه، اغلب به‌عنوان یک عامل به اشتراک‌گذاری دانش نادیده گرفته می‌شود.
مزایایی که دسترسی خارجی برای سازمان
در زیر با ذکر سه مثال توضیح داده شده که چرا دسترسی خارجی می‌تواند برای یک سازمان ارزشمند باشد:
.1 با افزایش سن نیروی کار و بازنشستگی افراد کلیدی نگرانی فزاینده‌ای درمورد از دست دادن دانش ارزشمند سازمان وجود دارد. بسیاری از بازنشستگان مایل‌اند دانشی را که در طی سال‌ها تجربه به‌دست آورده‌اند با دیگرا کارکنان به اشتراک بگذارند. برای انجام این کار، آن‌ها باید به ابزارهایی مانند پورتال‌ها، شبکه‌های خارجی و فضاهای تیمی دسترسی داشته باشند. دسترسی خارجی به سیستم مدیریت دانش حداقل خطرات امنیتی را به همراه دارد و مزایای زیادی را در مشارکت‌های مداوم باتجربه‌ترین اعضای انجمن‌های خبرگی و سازمان ارائه می‌کند.
.2 شرکا نیاز به دسترسی به اطلاعات مشابه برای نیروی فروش داخلی دارند تا بتوانند به‌طور مؤثر محصولات و خدمات سازمان را فروخته و ارائه دهند. دسترسی آن‌ها به پایگاه‌های دانش مربوطه، تحت توافق‌نامه‌های عدم افشای مناسب، درصد موفقیت مشارکت را افزایش می‌دهد. علاوه‌براین شرکا در صورت داشتن مجوز می‌توانند دانش خود را به انجمن‌های درون سازمان ارائه دهند.
.3مشتریان همچنین ممکن است بتوانند دانش خود را به‌عنوان اعضای انجمن به اشتراک بگذارند. آن‌ها همچنین می‌توانند از دسترسی به پایگاه‌های دانشِ حل مشکل بهره ببرند تا بتوانند چالش‌ها و مشکلات خود را حل کنند. پایگاه داده‌های اطلاعات محصول را در دسترس داشته باشند تا بتوانند محصولات بیشتری را بخرند و از طریق سیستم‌های لجستیک و سیستم‌های ردیابی بتوانند در مورد وضعیت تحویل کالا و خدمات مطلع باشند.
برخورد با هریک از این فرصت‌ها به‌گونه‌ای که سطوح موردنیاز امنیتی را حفظ کند، از مالکیت معنوی محافظت کند و سطح مناسب دسترسی را امکان‌پذیر نماید، می‌تواند مشکل باشد؛ اما ارزش آن را دارد که فرآیندها و مکانیسم‌های فناوری را برای کارکرد آن ایجاد کنیم. عناصر فناوری شامل ارائه درگاه‌ها و دروازه‌ها، دسترسی‌های خارجی، سرورهای امن و سخت‌افزار و نرم‌افزار مدیریت هویت هستند.
در ادامه کاربردهایی که دسترسی خارجی به سیستم مدیریت دانش برای مدیریت دانش به همراه دارد بیان شده است:
- چشم‌انداز: تعامل با کسانی که می‌توانند به متقاعد کردن افراد و تبدیل کردن آن‌ها به مشتری کمک کنند.
- مشتریان: نظارت بر تحویل خریدهای خود؛ حل مشکلات و چالش‌های مربوط به خدمت یا محصول خریداری‌شده؛ کسب حمایت از شرکت.
- شرکا: دسترسی به اطلاعات موردنیاز برای حمایت از مشارکت، همکاری با افراد مناسب و استفاده مستقیم از سیستم‌های کسب‌وکار مرتبط.
- فروشندگان، تأمین‌کنندگان و ارائه‌دهندگان: حمایت از محصولاتی که مورداستفاده قرار می‌گیرند؛ بررسی مشکلات موجود و احتمالی؛ تعاملات سازنده با یکدیگر.
- تحلیلگران: دسترسی به اطلاعات مناسب برای کمک به توسعه و به‌روزرسانی تجزیه‌وتحلیل شرکت و خدمات آن.
- پیمانکاران: استفاده از گزارش زمانی، گزارش هزینه، برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه و سیستم‌های همکاری تیمی.
- همکاران: پیشنهاد بهبود، همکاری در ابتکارات و ارائه نوآوری.
- خبرگان و بازنشستگان: شرکت در انجمن‌های خبرگی، پاسخ به سؤالات و ارائه پشتیبانی.
- نامزدها و افراد استخدام‌شده: تعامل با مصاحبه‌کنندگان، مدیران جذب و استخدام و سایر افراد مربوطه.
- حسابرسان: دسترسی به سیستم‌ها و پایگاه‌های داده مربوطه؛ تعامل با مخاطبین مناسب و ارتباط با نتایج.
برای چه سیستم‌هایی دسترسی خارجی ایجاد کنیم؟
در زیر نمونه‌هایی از سیستم‌هایی که می‌توانند دسترسی خارجی داشته و با نرم‌افزار مدیریت دانش همسو و یکپارچه شوند، همراه با دسته‌بندی کاربرانی که از این کار سود می‌برند، آورده شده است:
- ERP برنامه‌ریزی منابع سازمانی، سیستم‌های پردازش تراکنش: فروشندگان، تأمین‌کنندگان، ارائه‌دهندگان، پیمانکاران، مقامات، بازبینان، حسابرسان
- HRمنابع انسانی شامل زیرسیستم‌های استخدام، LMS سیستم مدیریت یادگیری و آموزش الکترونیکی: فروشندگان، تأمین‌کنندگان، پیمانکاران، داوطلبان، استخدام شوندگان
- مهندسی، تولید، توزیع، لجستیک، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: فروشندگان، تأمین‌کنندگان، پیمانکاران
- 4.Enterprise Search and Enterprise Taxonomy : ارائه‌دهندگان جستجوی سازمانی و طبقه‌بندی سازمانی
- CRM مدیریت ارتباط با مشتری: فروشندگان
- مدیریت ایده: همکاران
- پایگاه‌های دانش پشتیبانی مشتری: مشتریان بالقوه، مشتریان بالفعل، فروشندگان، فارغ‌التحصیلان، بازنشستگان
- تحقیقات بازار، هوش رقابتی، هوش مشتری: فروشندگان، تحلیلگران
الزامات فعال کردن دسترسی خارجی به سیستم مدیریت دانش
در زیر مراحل توصیه‌شده برای اجرای دسترسی خارجی به سسیتم مدیریت دانش ارائه شده است:
- اهداف، منافع و مزایا را تعریف کنید: به‌وضوح توضیح دهید که چرا دسترسی خارجی فراهم شده است و چه دستاورد و مزایایی برای افراد و سازمان دارد.
- نقش‌های کاربر را تعریف کنید: دقیقاً مشخص کنید که کاربران خارجی باید چه کارهایی را انجام دهند و چه کارهایی را نباید انجام دهند.
- تعیین تاریخ انقضا و نیاز به تمدید تأیید دسترسی: مدت‌زمان دسترسی خارجی را محدود کنید.
- تعریف فرآیندهای تائید و حاکمیت: نحوه اعطا، لغو، نظارت و کنترل دسترسی خارجی را مشخص کنید.
- ارائه هشدارهای واضح به کاربران: اجازه دهید کاربران خارجی محدودیت‌های دسترسی خود را بدانند و کاربران داخلی را از حضور احتمالی کاربران خارجی آگاه کنید.
- مجوزها را محدود کنید: کاربران خارجی را از این محدودیت‌ها آگاه کنید.
- عدم دسترسی به سیستم‌ها و داده‌های داخلی: از امنیت داده‌ها استفاده کنید تا دسترسی کاربران خارجی به اطلاعات محرمانه کلیدی را غیرممکن کنید.
- متمایز کردن کاربران خارجی: نام‌ها، نمادها، نام‌گذاری، رنگ‌ها و… خاص را ایجاد و اعمال کنید تا کاربران خارجی را به‌وضوح متمایز و حضور آن‌ها آشکار شود.
- کاربران خارجی: امکان ایجاد فضای تیمی جدید، حذف اطلاعات و ویرایش در پایگاه‌های اطلاعاتی امکان‌پذیر نیست
منبع:
lucidea.com, kmcomponent44, external access and, extranets, Stan Garfield, 2022