تلههای انگیزشی در مدیریت دانش را بشناسیم
چگونه یک برنامه انگیزشی برای مدیریت دانش تدوین میکنید؟ این کار در ظاهر ساده به نظر میرسد، ولی در عمل بسیار دشوار بوده و چالشهای زیادی را به همراه دارد. به همین دلیل است که باوجود سالها تلاش برای افزایش پذیرش و مشارکت، تنها ۱۱ درصد از مدیران دانش معتقدند که سازمانهای آنها در انگیزش و تشویق دانشکاران مؤثر عمل کرده است. متقاعد کردن کارکنان برای تغییر نحوه کار آنها آسان نیست، اما غیرممکن هم نیست. این فرایند به اتخاذ یک رویکرد منظم و عمل به درسهای آموخته شده در سایر حوزههای سازمانی نیز کمک میکند.
در ادامه این مطلب 5 پرسش در مورد اینکه چگونه به مشارکت مدیریت دانش در سازمان خود پاداش دهید مطرح شده است.
1_ موفقیت مدیریت دانش درنهایت چگونه به نظر میرسد؟
هنگام طراحی یک استراتژی انگیزشی مدیریت دانش، با تجسم وضعیت نهایی موردنظر خود شروع کنید. چه چیزی را میخواهید برای سازمانتان به دست آورید؟ این سؤال به شما این امکان را میدهد که انگیزههای فردی و گروهی را در راستای اهداف مدیریت دانش خود مهندسی معکوس کنید.
کارهایی که باید از آنها اجتناب کنید:
رهبران اغلب دیدگاههای بلندمدت اما مبهمی مانند تبدیلشدن به سازمان یادگیرنده یا ایجاد فرهنگ به اشتراکگذاری دانش را تدوین و ترسیم میکنند. این دیدگاهها تنها زمانی مفید هستند که تعریفشده باشند. شما میخواهید یک سازمان یادگیرنده باشید؟ بسیار عالی است؛ اما شاخص اهداف را با معیارهای همچون سرعت بخشیدن به زمان بازاریابی برای ایدههای جدید، انتقال سریعتر بهرتین تجربیات بین سطوح مختلف سازمانی و ایجاد برنامههای توسعه حرفهای مرتبط با الزامات مهارت پیشبینیشده، تجهیز کنید. اهداف شفاف و صریح، کار کردن را بسیار آسانتر میکند.
اگر اهداف سازمانی برای کارکنان قابل درک باشد، همکاری و مشارکت بیشتری برای تحقق آن خواهند داشت. در غیراین صورت، اهداف و استراتژیهای فقط تابلوهای زیبایی بر روی دیوارهای سازمان هستند کارکنان توجهی به آن نخواهند داشت.
2_چه رفتارها و یا اقداماتی را میخواهید تشویق کنید؟
زمانی که اهداف خود را برای مدیریت دانش درک کردید، به این فکر کنید که چگونه کارکنان و گروههای کاری باید به تحقق آن کمک کنند. کارکنان برای تحقق اهداف شما چهکاری باید انجام دهند؟ بهعنوانمثال اگر میخواهید بهترین تجارب را بین بخشهای مختلف سازمان انتقال دهید، به گروههایی نیاز دارید که این موارد را در یک مخزن مشترک یا گروه مجازی مستند کنند. همچنین به افرادی نیاز دارید که از این مخزن دانشی بازدید کنند، ازآنچه منتشرشده است یاد بگیرند و اطلاعات را در کار خود به کار ببرند.
کارهایی که باید از آنها اجتناب کنید:
بسیاری از برنامههای مدیریت دانش بر کمیت مشارکت بهجای کیفیت تأکیددارند که میتواند عواقب ناخواسته داشته باشد.
اگر شما به کارکنان به خاطر بارگذاری مستندات و یا ارسال مقدار زیادی مطلب پاداش بدهید، ممکن است درنهایت این کار به اشتراکگذاری محتوای کم کیفیت یا تکراری در سیستم منجر شود؛ اگر سهمیههای ماهانه یا سالانه برای مشارکتها ایجاد کنید، احتمالاً قبل از هر مهلت مقرر سیل این درخواستها را دریافت خواهید کرد. استراتژی بهتر، پاداش دادن به کارکنان برای به اشتراکگذاری موارد خوب است که دیگران مطالب را میخوانند و آنها را بهعنوان مطلب مفید برچسب میزنند.
یک اشتباه رایج دیگر فراموش کردن پاداش برای استفاده مجدد از دانش است. گروههایی که درسآموختههای ثبت شده را به کار میگیرند، بهویژه اگر منجر به بهبود کیفیت قابلتوجه یا صرفهجویی در زمان یا هزینه شود، باید بهاندازه گروههایی که دانش را تولید میکنند پاداش دریافت کنند. در غیر این صورت، مخازن دانش فراوانی را خواهید داشت که هیچکس از آنها استفاده نمیکند.
3_ پاداش مناسب برای ارائه چیست؟
شما باید درباره پاداشهای خاص و نحوه توزیع آنها تصمیمگیری کنید. پارامترهای مهم در این خصوص عبارتاند از:
- فردی یا گروهی: آیا شما از همکاران به صورت فردی، گروههای پروژه و یا واحدهای سازمانی قدردانی خواهید کرد؟ یا رویکرد ترکیبی برای تقدیرهم در تمامی این حالتها دارید؟
- محسوس یا نامحسوس: آیا شما جوایز را بهصورت نقدی و یا فیزیکی ارائه میکنید، یا بر روی شناخت عمومی فرد، پتانسیل فرد برای مشاوره به رهبران ارشد و فرصتهای توسعه حرفهای کارکنان تمرکز میکنید؟
- پیوسته یا محدود به زمان: آیا کارمندان بهطور مداوم در طول زمان مورد ارزیابی قرار میگیرند، یا عملکرد آنها را بهطور سالانه بررسی میکنید؟
- انتخاب از بالا به پایین یا همهپرسی: آیا برگزیدگان از بالا به پایین توسط گروه مدیریت دانش و رهبران سازمانی انتخاب خواهند شد، یا از طریق همردههای (بهعنوانمثال، از طریق نامزدهای جمعسپاری شده یا رأیگیری) فراخوانده خواهند شد؟
کارهایی که باید از آنها اجتناب کنید:
در تلاش برای عادلانه بودن و پوشش دادن انواع مشارکت، تیم مدیریت دانش ممکن است جوایزی بیشازحد نیاز ارائه کند. گزینههای متعدد انگیزشی و روشهای بسیار زیاد برای کسب امتیازها، بهاحتمالزیاد بهجای ایجاد انگیزه کارمندان را گیج میکند. سیستم و معیارهای ارزیابی باید شفاف و آسان باشد تا بتوانید بهسادگی بررسیهای لازم را در اسرع وقت انجام دهید با توجه به تحقیق APQC، مؤثرترین راه برای افزایش انگیزه و سطح مشارکت کارکنان این است که مدیران از آنها تشکر کنند.
4_محدودیتهای شما ازنظر بودجه و منابع چیست؟
دانستن محدودیتهای شما به شما این امکان را میدهد که رویکرد خود را اصلاح کنید. آیا برای میزبانی یک رویداد انگیزشی بودجه دارید؟ آیا میتوانید نرمافزاری برای گیمیفیکیشن مدیریت دانش خریداری کنید؟ شاید لازم باشد انتظارات خود را کاهش دهید و یا یک پرونده جدید برای دریافت بودجه بیشتر ایجاد کنید. قبل از اینکه بودجه تخصیص دهید، بهطورجدی در مورد اینکه آیا به آن نیاز دارید فکر کنید.
کارهایی که باید از آنها اجتناب کنید:
بسیاری از برنامههای مدیریت دانش بر ارائه پاداش و انگیزشی تمرکز میکنند، اما منابع موردنیاز برای مدیریت آنها را نادیده میگیرند. یک فرآیند ارزیابی پیچیده بر روی درسآموختهها ممکن است نیاز به مراقبت و بودجه بیشتری نسبت به یک گروه مدیریت دانش کوچک داشته باشد. اگر مدیریت دانش زمان کافی برای ارزیابی و مرور بهموقع تجارب ارسالی را نداشته باشد، تأخیرها ممکن است دانشکاران را ناامید کرده و اشتیاق برای مشارکت در فرایندهای مدیریت دانش را تعدیل کند.
5_ آیا چیزی که برنامهریزی میکنیم متناسب بافرهنگ سازمانی است؟
طرح انگیزشی مدیریت دانش خود را با معیارهای فرهنگی نیز ارزیابی کنید. آیا پول نقد بهعنوان پاداش تنها چیزی است که کارمندان را به حرکت درمیآورد، یا آیا آنها برای ایجاد اعتبار و ارزشهای شخصی کار میکنند؟ آیا پاداشها از سوی رهبران ارشد معنیدار خواهند بود، یا افراد احترام بیشتری برای متخصصان همکار و افراد همسنوسال خود قائل هستند؟ این موارد در هر سازمانی متفاوت است و آنچه در یک سازمان به بهرهوری میرسد ممکن است در سازمان دیگر شکست بخورد.
کارهایی که باید از آنها اجتناب کنید:
برخی از گروههای مدیریت دانش چرخ را دوباره اختراع میکنند. اگر منابع انسانی در حال حاضر یک برنامه شناسایی کارمند شایسته برای دریافت پاداش را داشته باشد، شما ممکن است قادر به استفاده از آن برای مدیریت دانش نیز باشید. اضافه کردن شاخصهای مدیریت دانش به نظام ارزیابی فعالیت کارکنان نیز یکی دیگر از اقدامات است که میتواند منجر به افزایش مشارکت کارکنان شود.
منبع:
Escape the Sand Traps of KM Rewards and Recognition, Lauren Trees, APQC, Feb 2021
