امروزه مدیریت درس آموخته پروژه (اعم از تجارب و درس‌آموخته‌ها) در هر سازمانی به ویژه سازمان‌های بزرگ پروژه محور راهبردی اساسی و تاکید شده است. این استراتژی سازمانی علاوه بر بهبود کارآیی سازمان می‌تواند در افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های تولید و خدمات و افزایش کیفیت و نوآوری نیز موثر باشد. از این‌رو دانش اصلی‌ترین سرمایه سازمان‌های تولیدی و صنعتی و علی‌الخصوص سازمان‌های پروژه محور امروزی است. تا جایی که صاحبان صنعت و اقتصاد دنیا امروزه به مدیریت دانش به عنوان کلیدی‌ترین رویکرد در مدیریت کسب و کار نگاه می‌کنند و این امر به ویژه در صنایعی که هر روز با تغییرات و رشد فناوری مواجه می‌شوند باید به عنوان یکی از فرآیندهای اصلی سازمان قرار گیرد.
از اهمیت و ضرورت بکارگیری مدیریت دانش و مدیریت درس آموخته پروژه و طرح‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کسب تجربیات ارزشمند توسط افراد درگیر در پروژه در حین کار
- ترک سازمان پروژه توسط مهندسان و خبرگان پس از اتمام کار پروژه
- بهبود فرآیندهای اجرای پروژه‌ها، کاهش زمان و هزینه آن‌ها با انتقال تجارب
- جلوگیری از بروز مشکلات مشابه و پرهیز از دوباره‌کاری‌ها و سعی و خطا
- بهبود تصمیم‌گیری مدیران
4 گام برای مدیریت درس آموخته پروژه یک دانش مدون وجود دارد؛ برچسب‌گذاری، جمع‌آوری، تدوین و تلفیق. با نگاهی به سیستم درس‌آموخته‌ها می‌توانیم این مسئله را نشان دهیم.
تصور کنید که سازمان شما سال‌هاست در حال مستندسازی درس‌ها و تجارب پروژه‌ها و ذخیره مستندات و فایل‌های پروژه‌ها بدون برچسب‌گذاری و تگ بوده است. این پیش‌فرض بسیاری از سازمان‌هایی است که با مدیریت دانش آغاز به کار می‌کنند.
گام اول مدیریت درس آموخته پروژه
این است که تمام اسنادی را که حاوی دروس هستند با برچسب #lessons برچسب‌گذاری کنید. با داشتن یک موتور جستجوی خوب، حداقل می‌توانید تمام اسناد را با محتوای دروس مورد نظر خود پیدا کنید.
گام دوم مدیریت درس آموخته پروژه
جمع‌آوری دروس و ذخیره‌سازی آن‌ها در یک مکان واحد، مانند پایگاه داده دروس یا (حتی بهتر) سیستم مدیریت دروس است. این کار به طور قابل توجهی راحت‌تر از ذخیره مستندات در فایل‌های پروژه در سیستم است؛ چون به جای اینکه مجبور شوید هر مستند پروژه را به نوبت باز کنید، یک مکان واحد برای یافتن دروس در دسترس دارید. با وجود 1000 درس یا بیشتر در پایگاه داده، یافتن هر فایل با ارزش می‌تواند تبدیل به یک کار سخت شود (به همین دلیل سیستم‌های مدیریت دروس بهتر از یک پایگاه داده غیرفعال هستند).
گام سوم مدیریت درس آموخته پروژه
گام سوم تدوین است؛ که شامل روش‌های مختلفی برای انتخاب و نمایش محتوا است. درجه‌بندی دروس مهم و برجسته کردن آن‌ها، گروه‌بندی درس‌های مشابه با هم، حذف موارد تکراری و غیره. این کار یافتن مرتبط‌ترین و مهمترین دروس را برای افراد آسان‌تر می‌کند. با این وجود کاربر هنوز هم باید تک تک درس‌ها را مرور کند و ممکن است این بین با تناقضاتی مواجه شود. تدوین شامل تغییر در محتوا نیست، صرفاً روشی برای سازماندهی و ترویج محتوا است.
گام چهارم مدیریت درس آموخته پروژه
گام چهارم تلفیق دروس است که شامل استخراج دانش از دروس، و ترکیب آن‌ها در یک فایل راهنما است. تصور کنید که شما 50 درس‌آموخته در محدوده پروژه دارید. محتوای اصلی و کلیدی را از دروس استخراج کرده و یک فایل راهنما در محدوده پروژه ایجاد می‌کنید. سپس با تعریف محدوده جدید پروژه و شناسایی درس‌های جدید می‌توان فایل راهنما را به طور مداوم به روز نمود و بهبود بخشید. بنابراین کاربر فقط به یک فایل راهنما نیاز دارد که حاوی دانش تلفیقی است.
تصور کنید مهندسی به دنبال بهترین روش برای نصب توربین‌های گازی به روش ایمن است؛ در حالت پیش‌فرض، او باید سیستم‌هایی حاوی تعداد زیادی از اسناد و پوشه‌ها را جستجو کند. پس از گام 1، او حداقل می‌تواند اسناد با برچسب “توربین گاز” و “ایمنی” را جستجو کند. پس از گام 2، او می‌داند که مجموعه‌ای از اسناد ایمنی وجود دارد و ممکن است چندین سند را پیدا کرده و به آن‌ها مراجعه کند. او باید هر یک را بخواند تا ببیند کدام سند منسوخ شده و کدام یک مفید است. بعد از گام 3، او ممکن است مجموعه ای از اسناد ایمنی را پیدا کند؛ که جدیدترین یا مفیدترین آن‌ها مشخص و برجسته است و اسناد منسوخ شده برچسب‌گذاری شده است. پس از گام 4 وی ممکن است یک صفحه ویکی یا سند راهنمایی تحت عنوان “بهترین روش ایمنی ، نصب توربین گاز” پیدا کند. پس از انجام این کار، او می‌تواند دروس خود را در صورت نیاز به بهبود این روش، به اشتراک بگذارد.
مدیریت درس‌آموخته‌ها کاری است چالشی؛ زیرا درس‌آموخته‌ها باید:
- در زمان مناسب شناسایی شوند؛
- در قالبی مناسب در حافظه سازمانی ذخیره شوند؛
- در زمان مورد نیاز در اختیار فرد مورد نیاز برای حل یک مساله یا جلوگیری از بروز آن قرار گیرند؛
- و عملکرد و بهره‌وری سازمان را بهبود ببخشند.
منبع:
