به‌منظور درک و شناخت بهتر انو اع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش، ابتدا سازمان‌ها باید شناختی از انواع مختلف دانش و تاریخچه مختصری از مدیریت دانش و نرم‌افزار مدیریت دانش داشته باشند. قدمت مدیریت دانش به‌اندازه انقلاب کامپیوتری است. در تئوری، هنگامی‌که اطلاعات به‌صورت آنلاین قابل‌دسترسی است، کارکنان باید بتوانند از رایانه سؤالی بپرسند و به‌سرعت پاسخ را بیابند. در عمل، کارکنان برای یافتن اطلاعات در مواقعی که به آن نیاز دارند تلاش می‌کنند. الگوها و اتصالات، تفاوت را ایجاد می‌کنند. بااین‌حال، مدیریت دانش ممکن است برای ترکیب فن‌آوری‌های رایانه‌ای با بهترین شیوه‌های حرفه‌ای، به‌ویژه زمانی که فناوری‌ها و بهترین شیوه‌ها دائماً تغییر می‌کنند، مبارزه کند. انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش که نیازهای گروه کوچک یا سازمانی را برآورده می‌کنند، رویکردهای متفاوتی برای حل این چالش دارند. سازمان لازم است تاریخچه کوتاهی از انواع دانش، مدیریت دانش و اینکه چگونه آن رویدادها و نوآوری‌ها منجر به انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش مدرن شدند، بداند.
انواع دانش
برای دانستن اطلاعات، سازمان‌ها باید تفاوت‌های بین سه نوع دانش را بشناسند:
- دانش آشکار (Explicit) نشان‌دهنده اطلاعات شناخته‌شده از داده‌های ارائه‌شده است. به‌عنوان‌مثال، 34 درجه فارنهایت 2 درجه بالاتر از نقطه انجماد آب است. این واقعیت را می‌توان به‌صراحت به‌عنوان دما برچسب‌گذاری کرد.
- دانش پنهان (Implicit) مستلزم استنباط در مورد خود اطلاعات است.
- دانش پنهان (Tacit) بینش‌هایی را اضافه می‌کند که افراد در صورت درک عوامل خارجی می‌توانند بدانند
دانش شامل یادگیری، حافظه و درک است. سازمان‌ها تخصص و تجربیات افراد را به دست می‌آورند. در یک شرکت، گروه‌هایی از گروه‌های کوچک گرفته تا کل بخش‌ها، اطلاعات را از کار دیجیتالی خود جمع‌آوری می‌کنند. یک یا چند مخزن می‌توانند این مصنوعات را که اغلب عناصر اطلاعاتی نامیده می‌شوند، ذخیره و نگهداری کنند.
مخازن بر اساس هدف و عملکرد متفاوت هستند. به‌عنوان‌مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پایگاه داده‌های رابطه‌ای اطلاعات ساختاریافته را مدیریت می‌کنند.
- سیستم‌های پست الکترونیکی پیام‌ها و پیوست‌ها را ارسال، دریافت و سازمان‌دهی می‌کنند.
- سیستم‌های پیام متنی موضوعات مکالمه را ضبط کرده و آن‌ها را بر اساس فرستنده گروه‌بندی می‌کنند.
- سیستم‌های فایل، سیستم‌های مدیریت اسناد، سیستم‌های مدیریت محتوا و سیستم‌های مدیریت دارایی‌های دیجیتال فایل‌ها، اسناد، محتوا، رسانه‌های غنی و انواع دیگر عناصر اطلاعاتی را جمع‌آوری و مدیریت می‌کنند. مخازن از مجموعه‌ای در حال تکامل از فناوری‌ها برای ذخیره، ایمن‌سازی و سازمان‌دهی انواع مختلف محتوا استفاده می‌کنند. آن‌ها متادیتا را برای شناسایی عناصر اطلاعاتی اختصاص می‌دهند. ازآنجایی‌که مخازن، عناصر اطلاعاتی را فهرست‌بندی می‌کنند، محتوا را با ابرداده‌های مناسب برچسب‌گذاری می‌کنند و این دانش را عملی می‌کنند، پایه‌های سیستم‌های مدیریت دانش را ارائه می‌دهند.
انواع سیستم‌های مدیریت دانش
یک سیستم مدیریت دانش بین اطلاعات ذخیره‌شده و دانش عملی، ارتباط ایجاد می‌کند. این سیستم‌ها به دانشکاران کمک می‌کنند تا اطلاعات موردنیاز خود را بدون توجه به مخزن خاصی که در آن قرار دارد، بیابند. سازمان‌ها رویکردهای متعددی برای یافتن یا توسعه یک سیستم مدیریت دانش دارند. هر رویکرد به مقیاس محاسباتی موردنیاز برای ذخیره، ایمن‌سازی، سازمان‌دهی و دسترسی به عناصر اطلاعاتی بستگی دارد.
سازمان‌ها باید تفاوت‌های بین سیستم‌های طراحی‌شده برای اقدامات زیر را بدانند:
- فعالیت‌های تیمی، که در آن اطلاعات مشارکتی و موقت است و درجایی که مخزن به‌عنوان یک سیستم تعامل عمل می‌کند.
- فعالیت‌های در مقیاس سازمانی، که در آن اطلاعات معتبر و طولانی‌مدت است و درجایی که مخزن به‌عنوان یک سیستم ثبت، عمل می‌کند.
فعالیت‌های تیمی با بهترین شیوه‌ها و رویه‌های عملیاتی استاندارد آغاز می‌شود که دانشکاران، از طریق اجرای فعالیت‌های شغلی، یاد می‌گیرند. عملیات در مقیاس سازمانی، نیازمند مشخصات رسمی تعریف‌شده است که اغلب از طریق یک معماری اطلاعات تعریف می‌شوند.
این جدول تمایزات بین انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش را بر اساس نحوه مدیریت آن‌ها با انواع مختلف دانش نشان می‌دهد.
| انواع دانش | فناوری‌ها و بهترین شیوه‌ها بر اساس مقیاس | |
| گروه | شرکت / پروژه | |
| دانش آشکار (Explicit) | – قراردادهای نام‌گذاری
– طرح‌های فایل – هشتگ |
– واژگان کنترل‌شده
– طبقه‌بندی |
| دانش پنهان (Implicit) | – سیستم تولیدشده توسط کاربر برای طبقه‌بندی و سازمان‌دهی محتوای آنلاین
– کانال‌سازی مکالمه |
– هستی‌شناسی‌ها
– نمودارهای دانش |
| دانش پنهان (Tacit) | – اشتراک‌گذاری موقت
– حافظه سازمانی |
– مکان‌یاب‌های خبره
– نمودارهای اجتماعی – پلتفرم‌های داده‌های مشتری |
سازمان‌ها باید در نظر داشته باشند که چگونه فناوری‌ها و بهترین شیوه‌ها بر انواع مختلف دانش تأثیر می‌گذارند.
به مثال‌هایی برای دانش آشکار، توجه کنید:
- ازطریق آموزش حین کار: اعضای گروه یاد می‌گیرند که چگونه فایل‌ها را نام‌گذاری کنند، محل ذخیره آن‌ها را در یک سیستم فایل شبکه شناسایی کنند و برچسب‌هایی را برای ثبت دسته‌های موردی اختراع کنند.
- برای فعالیت‌های در مقیاس سازمانی: کارکنان برای ذخیره، طبقه‌بندی و سازمان‌دهی اطلاعات به فهرست‌هایی از اصطلاحات از پیش تعریف‌شده تکیه می‌کنند. این اصطلاحات از طریق یک یا چند طبقه‌بندی کنترل‌شده مشخص‌شده توسط معماری اطلاعات تعیین می‌شوند.
دانش‌های پنهان (Tacit ,Implicit) تمایزات مشابهی دارند. فعالیت‌های تیمی به‌راحتی از طریق بهترین شیوه‌ها، پشتیبانی می‌شوند. فعالیت‌های سازمانی به سرمایه‌گذاری در فن‌آوری‌های کامپیوتری نوآورانه بستگی دارد.
نحوه طراحی برای مدیریت دانش
برای تهیه نقشه راه مدیریت دانش، رهبران کسب‌وکار باید سرمایه‌گذاری‌های استراتژیک را در منابع، مخازن و فناوری‌های اطلاعات مرتبط دنبال کنند. آن‌ها همچنین باید روی سرمایه‌گذاری در بهترین شیوه‌های حرفه‌ای، سرمایه‌گذاری کنند. دانشکاران باید به جریان اطلاعات و اصطلاحات مورداستفاده برای توصیف نحوه انجام کار، توجه کنند. این توصیفگرها و مقوله‌ها چه به‌طور رسمی تعریف‌شده باشند و چه بخشی از فرهنگ سازمانی، اساس معماری اطلاعات را تشکیل می‌دهند.
فرآیند پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت دانش
- یک سیستم را انتخاب کنید. حتی یک سیستم بایگانی مبتنی بر کاغذ که بر اصطلاحات موردی تکیه دارد، می‌تواند آغاز یک طرح بایگانی دیجیتال باشد.
- ممیزی محتوای اسناد تجاری ارزشمند را انجام دهید و مراحل فرآیندهای تجاری را برای تعیین انواع محتوا و ابرداده‌های مهم بررسی کنید.
- تعیین کنید که چگونه منابع فناوری اطلاعات موجود، از سیستم‌های بایگانی شبکه گرفته تا سیستم‌های مدیریت محتوای نسل بعدی، این طبقه‌بندی را برای ارائه اطلاعات بر اساس تقاضا مدیریت می‌کنند.
- تا جایی که ممکن است از مخازن موجود استفاده کنید و در صورت نیاز آن‌ها را با سرویس‌های ابری گسترش دهید.
- موانع و موانع موفقیت را شناسایی کنید و برای رفع آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
در بسیاری از موارد، پیشرفت‌های تدریجی در فن‌آوری‌های رایانه‌ای یا بهترین شیوه‌های حرفه‌ای می‌تواند بر نحوه تبدیل سازمان‌ها اطلاعات ذخیره‌شده به دانش عملی تأثیر بگذارد.
منبع:
- –Ci
- https://www.techtarget.com/searchcontentmanagement/tip/What-are-the-types-of-knowledge-management-systemsrix
- See More
