در این مطلب به بررسی ایجاد عادات خوب برای پیادهسازی موثر مدیریت دانش میپردازیم.
بسیاری از سازمانها معمولاً از من میپرسند که چگونه میتوان مدیریت دانش را به بخشی از کارهای روزمره کارکنان تبدیل کرد. آنها میخواهند بدانند که چگونه میتوانند برداشت افراد را از مدیریت دانش بهعنوان “کار اضافی” به چیزی تغییر دهند که بهطور طبیعی بهعنوان بخشی از جریان کار روزمره آنها انجام شود.
مدیران به دنبال این هستند که چند روز پس از تدوین استراتژی مدیریت دانش و پیادهسازی ابزارها، تکنیکها مدیریت دانش، چگونه این راهحلها بر سازمان تأثیر مثبت گذاشتهاند. برای این کار سازمان شما باید روشهای نظاممندی در این خصوص داشته باشد که در ادامه به آن میپردازیم:
- برای یادگیری و تجسم عادتهای جدید به کارمندان خود انگیزه دهید
- اثربخشی تلاشهای خود را به روشی معنیدار اندازهگیری کنید
- با استفاده از مشوقهای انگیزشی کارکنان شما سوق داده میشود، به رفتار خوب آنها پاداش دهید.
پیادهسازی موثر مدیریت دانش
اگرچه پیادهسازی موثر مدیریت دانش یک شبه اتفاق نخواهد افتاد، اما سرمایهگذاری در تغییر یکپارچه مناسب، شما و سازمانتان را قادر میسازد تا در حفظ و نگهداری دانش بهخوبی حرکت کنید. درنهایت، شما مشاهده خواهید کرد که دانشکاران اطلاعات خود و یکدیگر را بهخوبی ثبت میکنند، به اشتراک میگذارند و از آنها بهخوبی استفاده میکنند و درنهایت بخش روتینی از فعالیتهای روزانه شرکت شما میشود.
درک کردن
من طرفدار بزرگ رویکردهای تفکرمحور در طراحی هستم زیرا آنها بر اساس این اصل اساسی بناشدهاند که همهچیز برای همه مفید نیست، بنابراین شما باید نیازها، خواستهها، اهداف، احساسات، افکار افراد را بشناسید قبل از اینکه راهحلی برای کمک به آنها تهیه کنید آنها به چالشهای روزمره خود میپردازند. هنگامیکه در حال پیادهسازی موثر مدیریت دانش هستید، از کارمندان خود سؤال کنید و آنها را بررسی کنید تا مشخص شود چه چیزی برای آنها بهتر است. سؤالاتی که باید بپرسید میتواند شامل موارد زیر باشد:
• چقدر اهلفن هستند؟ آیا آنها بهطور طبیعی دانش را به طور پیوسته و الکترونیکی ایجاد، اشتراک و مدیریت میکنند یا هنوز بیشتر مبتنی بر کاغذ هستند؟
• آیا کار آنها بیشتر شامل فعالیتهای فردی متمرکز است، مانند تحقیقات، یا بیشتر ماهیت همکاری دارند زیرا آنها بهطور تیمی بر ایده پردازی و ایجاد راهحلها تمرکز دارند؟
• آیا آنها بیشتر در یک دفتر، کار میکنند یا ازنظر جسمی با افرادی که از دورکاری میکنند همکاری دارند؟ آیا آنها بخشی از یک تیم بومی، داخلی یا جهانی هستند؟
• چه مدت با سازمان بودهاند؟ چه مدت آنها نیروی کار بودهاند؟ چه مدت آنها درزمینهٔ خود مشغول به کار هستند؟
ایجاد انگیزه
انگیزه برای استفاده از راهحلهای مدیریت دانش بسیار مهم است زیرا اغلب اوقات مردم میدانند چهکاری انجام دهند، اما انگیزه لازم برای انجام آن را ندارند. من میدانم که اگر روزانه ورزش کنم و مانند یک فرد مشهور غذا بخورم، احتمالاً شبیه یک نفر مشهور میشوم و احساس بهتری نسبت به خود پیدا میکنم. چه چیزی مانع انجام کاری میشود که باید انجام دهم؟ انجام کاری که میخواهم انجام دهم پاداش بیشتری خواهد داشت. تغییر کار سختی است، بنابراین کارکنان مدیریت دانش همیشه راحتتر میتوانند وقتی به فرآیند یا فناوری جدیدی معرفی میشوند با تغییرات سازگار شوند. بهعنوانمثال، کارکنان مدیریت دانش ممکن است به درایوهای مشترک با پوشههای موجود عادت داشته باشند، اما تغییر مکان به سایتی که میتواند فرادادهها را استفاده کند، در مقایسه با ساختار پوشهها، ممکن است چالشبرانگیز باشد، حتی اگر دانش و اطلاعات را به طرز چشمگیری افزایش دهد. حتی اگر راهحل پیشنهادی یا فرآیند بهروز شده ارزش داشته باشد و باعث صرفهجویی در وقت شود، اما بااینحال، ترک عادت موجب مرض است.
انگیزه به شکلهای مختلف وجود دارد و افراد مختلف به چیزهای مختلف واکنش نشان میدهند. با گفتن این حرف، وقت گذاشتن برای فهمیدن اینکه آیا افراد با یادگیری و تسلط بر مهارتهای جدید، شناخت برای انجام کار خوب یا پول خوب، میتواند به شما کمک کند روشهایی را برای ایجاد انگیزه در افراد برای پیادهسازی مدیریت دانش آزمایش کنید. بهطور مثال، در مورد ارائه جایزه برای شخصی که بیشترین محتوای جدید را در یک ماه ایجاد میکند. وقتی به افراد برای انجام کارهایی پاداش داده میشود، به آنها میآموزد که چهکارهایی را باید ادامه دهند و همچنین اینکه برای موفقیت سازمانشان چهکارهایی را باید انجام دهند مهم است.
مجسم کردن
من میتوانم کل روز ویدیوهای YouTube را تماشا کنم و مجلات تناسباندام را بخوانم، اما تا زمانی که تمرین نکنم و درست غذا نخورم، نتیجهای نمیبینم. به همین ترتیب، افراد برای رسیدن به بلوغ ازنظر مدیریت دانش، باید در فرآیندهای مدیریت دانش شرکت کنند. هر زمان که ما یک طرح طبقهبندی یا استراتژی محتوا را برای مشتری ارائه میدهیم، تقریباً همیشه یک برنامه مشخص طراحی میکنیم تا با آن همراه شود. داشتن یک استراتژی مشخص به بهبود انجام فرایندها کمک میکند. از طریق روند کار تعمیر و نگهداری، جلسات ارزیابی بلوغ مدیریت دانش را تسهیل کنید، بر اساس آنچه از تجزیهوتحلیل و بازخورد کارکنان استخراج میکنید، طرحها را بهروز کنید، از ابزارهای جستجوی جدید شرکت استفاده کنید، انجمنهای خبرگی را تسهیل کنید – فقط انجام دهید! شما باید بهطور مداوم این کار ها را انجام دهید و دیگران را به این کار تشویق کنید تا به انجام آن عادت کنید.
اندازهگیری
گاهی اوقات عدد در مقیاس زیاد گویا نیست. دانستن اینکه من این هفته بهطور ترکیبی 15 مایل دویدم و احساس کردم شلوارم کمی گشادتر است، بهتر میتواند تأیید کند که هر تلاشی کردم مؤثر بوده است. معیارهای سنجش بلوغ مدیریت دانش معیارهایی هستند که تأثیر عملکردهای شمارا به دست میآورند، درحالیکه ارزیابی بلوغ عملکرد شمارا بررسی میکند. ترکیبی از هر دو میتواند تصویر کاملی از میزان استفاده از راهحلهای مدیریت دانش شمارا همراه با تأثیری که دارند به شما ارائه دهد.
اقدامات رهبری
• تعداد مقالات جدید منتشرشده
• تعداد جلسات انجمنهای خبرگی برگزارشده است.
• زمان صرف شده برای انتقال دانش به یکدیگر از اعضای تیم.
اقدامات نرمافزار
• تعداد نمایش منحصربه فرد در یک صفحه اینترانت.
• زمان جستجو برای اطلاعات کاهشیافته است.
• به دلیل پیدا نکردن اطلاعات صحیح، از صفحه برگشت کنید و یا از صفحه خارج شوید.
شما میتوانید این معیارها را مستقیماً از نرمافزارهای مدیریت دانش خود بگیرید (سیستمهای مدیریت محتوا، ابزار جستجوی سازمانی، ابزارهای مدیریت طبقهبندی و غیره) و همچنین میتوانید نظرسنجیها را برای سنجش رضایت کلی کارمندان نهایی خود از راهحلهای جدیدی که پیادهسازی شدهاند، انجام دهید. برای کمک به آنها در ایجاد، مدیریت، ذخیره وبکارگیری به اطلاعاتی که پیدا میکنند؛ اندازهگیری بسیار مهم است زیرا این اعداد با گفتن اینکه چه چیزی کار میکند و چهکاری انجام نمیکند، به هدایت اقدامات آینده شما کمک میکنند.
پاداش
در آخر و مهمتر از همه، به رفتار خوب پاداش دهید! من سعی میکنم نتایج خوب تناسباندام را با غرق شدن در وعدههای غذایی رو بهزودی جشن نگیرم، بلکه خودم را ماساژ میدهم تا بتوانم لباسهای جدید خرید کنم زیرا این امر به من انگیزه میدهد تا بدون تأثیر منفی بر پیشرفتی که داشتهام ادامه دهم.
جوایزی را انتخاب کنید که قابلیت مدیریت دانش شمارا افزایش دهد. با کارمندان خود رویدادی را در نظر بگیرید که بتوانند ایدههای خود را برای ابتکارات جدید به اشتراک بگذارند، در این فناوری سرمایهگذاری کنند که به بیشتر شدن حجم کار آنها کمک کند یا افرادی را که به یک موضوع مسلط شدهاند و دانش خود را به روشی معنیدار به اشتراک گذاشتهاند، ارتقا دهد.
نتیجه
وقتی به دلیل عادتهای سالم بهترین زندگی را میگذرانم، انرژی بیشتری دارم و احساسات مثبتی را منتشر میکنم. من بیشتر فعال هستم و با افراد دیگر درگیر هستم. وقتی سازمانی بهترین شیوههای مدیریت دانش را در پیش میگیرد به چه صورت است؟
• افراد بیشتری محتوای مفید و باکیفیت بالاتر تولید میکنند.
• ارتباطات در حال جریان است و اعضای تیم در حال کار برای یکزبان مشترک هستند.
• فناوری جدید بهطور یکپارچه در حال اجرا است.
• میزان بالاتری از یادگیری و اشتراکگذاری اجتماعی وجود دارد. افراد دائماً در حال یادگیری و رشد هستند.
• اعضای تیم بدون اینکه از بالا به آنها گفته شود، یکدیگر را به اشتراک دانش و اطلاعات تشویق میکنند.
• از خلاقیت و نوآوری بیشتری برای حل پیشگیرانه مشکلات پیچیده استفاده میشود.
• نیروی کار شما مثبت، درگیر و متصور است که در سازماندهی در کوتاهمدت و بلندمدت رشد میکند.
منبع:
https://www.kminstitute.org/blog/developing-good-habits-make-km-stick
