در این مطلب به بررسی عامل ایجاد مزیت رقابتی در سازمان میپردازیم.
معمولا ابزارهای فناوری اطلاعات، انگیزه کارکنان برای تعامل با یکدیگر را بالا میبرد. بهبود تعاملات کارکنان با یکدیگر از طریق استفاده بهتر از ابزارها و قابلیتهای جدید نیز در نهایت موجب ارتقاء کارایی و بهرهوری سازمان میشود.برای دستیابی به این قابلیتها، سازمانها در حال بهروزرسانی بسترهای قدیمی ارتباطی خود هستند و در این مسیر از برنامههایی مانند Microsoft Teams و Microsoft 365 استفاده میکنند. نرمافزارهای ابریای که عملکرد کارکنان را برای همکاری و اشتراک دانش مؤثرتر با همکاران، ذینفعان، تأمینکنندگان و گروه های مرتبط تسهیل میکنند.
نرم افزار Microsoft Teams یکپارچگی کاملی با نرم افزارهای آفیس دارد و این موجب ایجاد یکپارچگی در کارهای روزانه کارکنان میشود. کارکنان میتوانند به راحتی اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند، مشکلات را حل کنند، بر روی وظایف خود در پروژه کار کنند و در لحظه بر روی اسناد با یکدیگر تعامل و همکاری داشته باشند. گروههای کاری کارکردی و حوزههای تخصصی موضوعی، به سازمان امکان میدهند که بر اساس چشمانداز فعلی شروع به تبدیل شدن به یک سازمان شفاف و مرتبط شود که همگی به سمت اهداف کسبوکار حرکت میکنند.
زیربنای همکاری مؤثرتر، اشتراک گستردهتر اطلاعات با افرادی است که ممکن است آن اطلاعات را مفید بدانند، اما احتمالاً فعلاً نمیدانند که این اطلاعات نزد برخی افراد سازمان وجود دارد و بهجای استفاده از اطلاعات موجود، یک نسخه تکراری برای تأمین نیاز خود ایجاد میکنند. این اتفاق چندین سال است که به تکثیر غیرضروری اطلاعات و گردش دادههایی منجر شده که مانع بهرهوری شرکت میشوند.
پست الکترونیکی پایینترین بستر مشترک برای به اشتراکگذاری اطلاعات در بسیاری از سازمانها است. پست الکترونیکی دارای چندین چالش اساسی است:
- این بستر نیاز به کارکنان دارد تا بر اساس شبکه شناخته شده خود، حدس بزنند یا بدانند چه کسی باید اطلاعات را توزیع کند؛
- بهجای آنکه لازم باشد در مورد اطلاعات خاص بدانند. ورودی و استفاده مجدد از اطلاعات توسط منابع کلیدی ممکن است نادیده گرفته شود که این امر مانع از همکاری مؤثر و توانایی استفاده از پایگاه دانش گستردهتر در سازمان میشود.
- ارسال نامههای الحاقی همچنین باعث تکرار و افزونگی اطلاعات و نگهداری از اطلاعات تکراری، منسوخ و قدیمی متنی میشود
از چالشهای دیگر آن میتوان به از دست دادن تمام نامهها و اطلاعات در صورت فاش شدن رمز عبور و پسورد صندوق پستی، ورود ویروسها و برنامههای ناشناس و مخرب به رایانه توسط نامههای مشکوک و هرز و ورود انبوهی از نامههای هرز و اسپم و تبلیغاتی به صندوق در صورت قرار دادن آدرس در اختیار عموم اشاره کرد.
با انعطافپذیری و دسترسی بیشتر، مسئولیت بالاتری برای افراد یک سازمان به وجود میآید تا از شرایط قابل قبول استفاده کرده و از استانداردهای اطلاعاتی پیروی کنند؛ اما هرگونه تغییر و تحول، نقطه عطف مهمی برای بازبینی و بازنگری در حاکمیت و ارزیابی ریسک و خطرات است.
این مهم است که موارد استفاده از قابلیتهای بهروز شده را برای تکرار مسئولیتهای همه در مورد امنیت اطلاعات، مالکیت و مدیریت، به اطلاع دیگران برسانید. مسئولیت اینکه چه اطلاعاتی با چه کسانی باید به اشتراک گذاشته شود، در نهایت به عهده مالک داده است. همانطور که در استاندارد مدیریت اطلاعات تعریف شده است شناسایی مالکیت اطلاعات و سرپرستی، یک گام حیاتی در حفاظت و مدیریت اطلاعات و در نهایت کاهش ریسک به سطوح قابل قبول در هر سازمان است.
محیطهای کاری چابک باعث ایجاد همکاری بیشتر، از طریق شفافیت و همسویی اهداف مشترک، استفاده از شبکههای فردی بهطور مؤثر و به اشتراکگذاری گستردهتر اطلاعات میشود. Microsoft Teams میتوانند فرآیندهای اصلی کسبوکار را ساده و مؤثر کرده و از کار انعطافپذیر پشتیبانی کنند. همکاری با این ماهیت نحوه تعامل افراد را تغییر میدهد؛ مثلاً استفاده از ایمیل داخلی کاهش مییابد؛ زیرا افراد تعامل از طریق پلتفرم همکاری را وسیله مؤثرتری برای به دست آوردن اطلاعات مربوطه و تعامل با سایرین میدانند.
پذیرش فناوریهای ابری مانند Microsoft 365 برای پشتیبانی از کار انعطافپذیر و ترکیبی، همکاری با شرکا و تأمینکنندگان و پشتیبانی از پاسخگویی شفاف اطلاعات، ایجاد فرهنگ منسجم و با قاعده و به اشتراکگذاری اطلاعات در سازمان شما را فراهم میکند که مزیت رقابتی بیشتری ایجاد خواهد کرد.
منبع:
https://www.linkedin.com/pulse/your-organisation-collaboration-unlocks-competitive-alex-mcknight/
