من دائماً با مدیران کسب‌و‌کارهای مختلف در مورد مدیریت دانش سازمان‌هایشان ودرمورد کاربرد شیرپوینت در مدیریت دانش صحبت می‌کنم. در این گفتگوها مدیران به من می‌گویند که با استفاده از شیرپوینت یا آفیس 365، موفق به اجرای مدیریت دانش در سازمان خود شده‌اند و این نرم‌افزار مدیریت دانش در سازمان آن‌ها است.
وقتی از آن‌ها سوال می‌کنم که از پیاده‌سازی مدیریت دانش با کمک این نرم‌افزارها چه نتیجه‌ای گرفته‌اند، پاسخ می‌دهند که مدیریت دانش انتظارات آن‌ها را برآورده نکرده ، کارایی چندانی برای سازمانشان نداشته است و مدیریت دانش آن‌ها را از پیدا کردن اطلاعات موردنیاز کارکنان ناامید کرده است. در این میان آن‌ها اغلب به‌اشتباه شیرپوینت را مقصر می‌دانند.
من تعجب نمی‌کنم که سازمان‌ها از شیرپوینت یا آفیس 365 به‌عنوان پلتفرم اصلی مدیریت دانش خود استفاده میکنند و متوجه محدودیت در کاربرد شیرپوینت در مدیریت دانش نمی‌شوند. این پلتفرم، یک پلتفرم قدرتمند است که برای پشتیبانی از کل چرخه مدیریت دانش سازمان طراحی شده است. پس چرا این سازمان‌ها هنوز درگیر پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود هستند؟ دلایل متعددی برای این امر وجود دارد، ازجمله:
- این فناوری قابلیت‌های زیادی دارد؛ اما برای مدیریت دانش مناسب نیست.
- اطلاعات سازمان فراتر از محتواهای متنی است.
- تلفیق محتواهای مختلف سخت است و این نرم‌افزار چنین امکانی را مهیا نمی‌کند.
معیار بلوغ مدیریت دانش دربرگیرنده پنج حوزه کارکنان، فرآیند، محتوا، فرهنگ و فناوری است. تمامی این موارد برای یک برنامه مدیریت دانش موفق حیاتی هستند. برای اطمینان از اینکه اطلاعات به شکلی معنادار در سازمان جریان پیدا میکنند، آگاهی از سطح دانش هریک از کارکنان، اینکه دارندگان دانش چه کسانی هستند و چه کسانی به دانش نیاز دارند، بسیار حائز اهمیت است. موفق‌ترین تمهیدات مدیریت دانش، فعالیت‌های مدیریت دانش را در ضمن فرآیندهای عادی کسب‌وکار لحاظ میکنند. هنگامی‌که فعالیت‌های مدیریت دانش مستقل از فرآیندهای عادی کسب‌وکار در نظر گرفته شوند، ضررت آن‌ها درک نمی‌شود و اغلب نادیده گرفته می‌شوند.
از طرفی محتوا شامل همه‌چیز است، از صفحات وب و اسناد گرفته تا مجموعه داده‌ها و ویدئوها. تمامی این انواع محتواها توسط شیرپوینت پشتیبانی نمی‌شوند. باید مطمئن شوید راهکارهای مدیریت دانش شما برای پشتیبانی از انواع مختلف محتواهایی که دانش حیاتی سازمان شما محسوب می‌شوند، از ابزارهای مناسبی بهره می‌برند. فرهنگ‌سازی برای مدیریت دانش عبارت است از اینکه کارکنان تمام سطوح سازمان، قادر به درک اهمیت مدیریت دانش باشند.
فناوری توانمندساز است
سازمان‌هایی که مدیریت دانش را فقط در شیرپوینت خلاصه میکنند، بخش بزرگی از آنچه باعث می‌شود مدیریت دانش در سازمان شما مفید واقع شود را ازدست‌داده‌اند. قابل‌انکار نیست که شیرپوینت یا آفیس 365 ابزاری عالی برای پشتیبانی از ابتکارات مدیریت دانش است؛ ولی این نرم‌افزار برای مؤثر بودن در این حیطه باید حوزه‌های بیشتری را پوشش می‌داد. درصورتی‌که شیرپوینت یا آفیس 365 را به‌عنوان تنها ابزارهای مدیریت دانش سازمان مدنظر قرار دهید درزمینه ضبط، مدیریت و به اشتراک‌گذاری انواع متنوعی از اطلاعات نیز با مشکل روبرو خواهید شد.
شیرپوینت ابزار فوق‌العاده‌ای برای ضبط و مدیریت اسناد است؛ درحالی‌که دانش موردنیاز کارکنان از منابع متنوعی به‌غیراز اسناد به دست می‌آید. دوره‌های مدیریت دانش می‌توانند از یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) یا یک سایت شخص ثالث مانند LinkedIn Learning ارائه شوند. ویدیوها را می‌توان با YouTube، Vimeo یا Brightcove میزبانی کرد. داده‌ها معمولاً از طریق ابزار کاتالوگ داده مانند data.world مدیریت می‌شوند. این ابزارها با هدف مدیریت این نوع اطلاعات ساخته شده‌اند.
کامل‌ترین نوآوری مدیریت دانش را می‌توان پورتالی دانست که همه این اطلاعات را در پلتفرم‌ها گرد آورده است. چنانچه نرم‌افزارهای شیرپوینت و آفیس 365 به‌درستی پیکربندی شوند، بخشی از این کارها را انجام می‌دهند. اما برنامه‌ای که برای پشتیبانی از مدیریت دانش به کار گرفته می‌شود باید پاسخی مناسب‌تر از شیرپوینت به کارکنانی ارائه بدهد که به دنبال کسب اطلاعات موردنیاز خود هستند. اکثر سازمان‌ها چندین سیستم مدیریت محتوا دارند که سال‌ها مورداستفاده قرار گرفته است. یکی از سازمان‌های بزرگی که به آن‌ها مشاوره دادم از ما خواست یک استراتژی برای مدیریت اسناد به آن‌ها ارائه کنیم. وقتی پروژه شروع شد، آن‌ها فکر کردند که شش سیستم مدیریت محتوا دارند ولی پس از انجام تحقیقات متوجه شدیم که آن‌ها نزدیک به بیست سیستم مختلف در اختیار دارند. شیرپوینت اغلب یکی از این سیستم‌ها است، اما تنها سیستم موجود نیست.
ایجاد مکانی برای یافتن اطلاعات موردنیاز، بخشی از یک استراتژی مؤثر مدیریت دانش است
انتقال محتوا از چندین سیستم به یک سیستم زمان‌بر و بسیار پرهزینه است و بنابراین ما توصیه می‌کنیم به‌جای تلاش برای انتقال همه این محتوا، از یک پورتال و یک موتور جستجو یا یک کاتالوگ ابرداده برای متمرکز کردن دسترسی و مدیریت محتوا در سیستم‌های موجود استفاده شود.
در تحلیل کاربرد شیرپوینت در مدیریت دانش باید گفت شیرپوینت یا آفیس 365 همچنان می‌تواند ابزار اصلی مدیریت دانش باشد ولی باید توجه داشت که این ابزارها، به‌تنهایی کارآمد نیستند. شیرپوینت می‌تواند یک پلتفرم مدیریت دانش عالی باشد و اگر به‌درستی تنظیم شود بسیار فوق‌العاده است؛ این نرم‌افزار به کارکنان سازمان اجازه می‌دهد تمامی اسناد را ثبت کنند و همکاری را آسان می‌کند. بااین‌حال، این تنها بخشی از یک برنامه مدیریت دانش واقعاً مؤثر محسوب می‌شود.
مدیریت دانش مؤثر شامل درک صحیح افراد، ادغام با فرآیندهای تثبیت‌شده و تغییر فرهنگ است. همچنین مدیریت دانش به ابزارهایی نیاز دارد که اطلاعات ناهمگن را از منابع متعدد جمع‌آوری کنند. برنامه مدیریت دانشی که به‌درستی اجرا شود، مزایایی که تحولات دیجیتال با خود به همراه می‌آورند را نیز دربرمی‌گیرد. این امکانات اجازه می‌دهند تا سازمان‌ها چابک‌تر، منعطف‌تر، کارآمدتر و مشتری‌محور باشند. از میان سازمان‌های مشتری ما، بهترین‌ها در مقایسه با رقبای خود با سرعت و اطمینان بیشتری حرکت میکنند؛ زیرا کارکنان آن‌ها اطلاعاتی را در اختیار دارند که برای انجام کارشان به کارآمدترین شکل ممکن به آن نیاز دارند.
کاربرد شیرپوینت در مدیریت دانش
اگر سازمان شما از پلتفرم شیرپوینت یا آفیس 365 و ضعف آن‌ها در به اشتراک‌گذاری دانش ناراضی است، وقت آن شده است که استراتژی مدیریت دانش خود را دوباره مرور کرده و نرم‌افزار مدیریت دانش را با آن جای‌گزین آن‌ها کنید.
منبع:
https://enterprise-knowledge.com/knowledge-management-is-more-than-sharepoint/