در این مقاله مدیریت دانش پروژه در PMBOK بررسی میشود. فرآیند دانش پروژه، فرآیند جدیدی است که در حیطه دانش [1] یکپارچهسازی [2] و گروه فرآیندی اجرایی [3] چارچوب PMBOK 6th Edition اضافه شده است. دغدغه اصلی این فرآیند، استفاده از مزایای دانش و درسآموختههای موجود در سازمان جهت اجرای بهتر پروژهها و ایجاد دانش جدید جهت استفاده در پروژههای آینده سازمانی است. یکی از شایعترین تصورات غلط درباره مدیریت دانش این است که مدیریت دانش صرفاً مستندسازی دانش برای اشتراک آن است. تصور غلط دیگر این است که مدیریت دانش به کسب دروس آموختهشده در پایان پروژه برای استفاده از آن در پروژههای آینده است.
البته دانش صریح را میتوان از این طریق به اشتراک گذاشت زیرا میتوان آن را بهراحتی کدگذاری کرد؛ بااینحال ممکن است نتوانیم همه آن چیزی را که لازم است مستند کنیم. همچنین این احتمال وجود دارد که تفسیرهای باز و مختلفی از یک مستند صورت بگیرد. بنابراین این نوع دانش اگرچه بهراحتی قابل اشتراک است، اما همیشه به روشی صحیح قابلدرک یا کاربرد نیست.
در سوی دیگر، دانش ضمنی وجود دارد که کدگذاری آن بسیار دشوار است. دانش ضمنی در اذهان مستتر است و معمولاً در مکالمات و تعاملات مشترک تبادل میشود.
مستندسازی همه ابعاد گسترده دانش آشکار آنطور که به نظر میرسد ساده نیست؛ ممکن است دانش آشکار حوزههای مختلفی را دربربگیرد و نیاز به تخصصهای متعدد داشته باشد. چراکه این دانش ممکن است درنتیجه تلفیق تجارب افراد متعددی بهدست آمده باشد.
مدیریت دانش پروژه مطابق با چارچوب PMBOK 6th Edition
هدف از «مدیریت فرآیند دانش پروژه» این است که مطمئن شویم مهارت، تجربه و تخصص کل تیم پروژه و ذینفعان قبل، حین و بعد از پروژه، بهکار گرفته شده است. میدانیم که دانش ضمنی در ذهن افراد است، بنابراین یک فضای اعتماد باید ایجاد و تقویت شود تا افراد انگیزه پیدا کرده و برای اشتراک دانش خود اقدام کنند. «فرایند دانش پروژه» مانند کلیه فرآیندهای دانشی که در PMBOK آمده است، دارای ورودیها، ابزارها و تکنیکها و خروجیها است که درادامه به آنها پرداخته میشود:
مدیریت دانش پروژه _ورودیها
- برنامه مدیریت پروژه
- اسناد پروژه مانند دروسآموخته، ساختار شکست منابع و غیره
- تحویلدادنیها – هر محصول یا نتیجهای که بتواند بهعنوان بخشی از پروژه تأیید شود، تحویلدادنی محسوب میشود. معمولا، تحویلدادنیها اجزایی ملموس هستند.
- عوامل محیطی سازمانی (EEF[4])
- داراییهای فرآیند سازمانی (OPA[5])[6]
مدیریت دانش پروژه _ ابزارها و تکنیکها
1- مدیریت دانش
مدیریت دانش به معنای ایجاد ارتباط بین افراد است تا بتوانند برای خلق دانش جدید، بهاشتراکگذاری دانش ضمنی و ادغام دانش اعضای متنوع تیم، با یکدیگر همکاری کنند. برخی از ابزارها و تکنیکهای مدیریت دانش پروژه برای این گروه عبارتند از: رویدادهای اشتراک دانش، رویدادهای شبکهسازی، پلتفرمها، گروههای شبکههای اجتماعی آنلاین، جلسات و کارگاههای آموزشی و غیره.
2- مدیریت اطلاعات
درحالیکه مدیریت دانش با ایجاد ارتباط و تعامل بین افراد مرتبط است، مدیریت اطلاعات ازطریق اطلاعات و دانش صریح با افراد سروکار دارد. مدیریت اطلاعات اشتراک دانش صریح را تسهیل میکند. برخی از ابزارها و تکنیکهای این گروه برای مدیریت دانش پروژه عبارتند از: ثبت درس آموخته، مقالات منتشرشده، سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) و غیره.
3- مهارتهای بینفردی و تیمی
برخی از مهارتهایی که مدیریت دانش پروژه را تسهیل میکنند عبارتند از:
- گوش دادن فعال، باعث بهبود ارتباطات و اشتراک دانش و همچنین کاهش سوءتفاهمات میشود.
- تسهیلگری، تیم پروژه را به تصمیم یا نتیجهگیری بهتر سوق میدهد.
- رهبری به ایجاد چشمانداز مشترک با افراد کمک میکند و به تیم پروژه الهام میبخشد تا بر دانش مناسب و اهداف آن متمرکز شوند.
- شبکهسازی به ایجاد ارتباطات و روابط غیررسمی بین ذینفعان پروژه میپردازد و به ایجاد محیطی برای اشتراک دانش ضمنی و صریح کمک کند.
- آگاهی سیاسی، مربوط به درک فضای سیاسی سازمان است که باید برای برنامهریزی ارتباطات پروژه شناخته شود.
مدیریت دانش پروژه – خروجیها
-
ثبت دروسآموخته
دروسآموخته یک خروجی بسیار مهم فرآیند دانش پروژه است. دروسآموخته پس از بهروزرسانی، در بسیاری از فرآیندها و زیرفرآیندهای پروژه، مورد استفاده قرار میگیرد. از دروسآموخته برای مستندسازی دانش استفاده میشود؛ این کار را میتوان با نوشتن، تهیه فیلم، تهیه عکس، تهیه صدا و یا هر ابزار مناسب دیگری انجام داد. به طور معمول، دروسآموخته شامل طبقهبندی و تشریحی از وضعیت و همچنین تأثیرات مرتبط، توصیهها و اقدامات پیشنهادی میباشد و بهعبارتدیگر دروسآموخته اساساً یکی از داراییهای فرآیند سازمانی محسوب میشوند.
-
سایر خروجیها
سایر خروجیهای این فرآیند، بهروزرسانیهای برنامه مدیریت پروژه و داراییهای فرآیند سازمانی است.
منبع:
Manage Project Knowledge Process / PMCLounge / 2019
[1] Knowledge Area
[2] Project Integration
[3] Executing process group
[4] Enterprise Environmental Factors
[5] Organization Process Assets
[6] با توجه به اینکه EEF و OPA دو مفهموم تخصصی مدیریت پروژه هستند، برای اطلاعات بیشتر به این لینک مراجعه نمایید.