یکی از دلایل مهم شکست پروژه‌های مدیریت دانش این است که تیم اجرایی سازمان علاقه‌مند است همه‌چیز را خودش تجربه کند. این یعنی اختراع مجدد چرخ! و معمولاً اقدامات این‌چنینی نتیجه مطلوبی برای سازمان به همراه نخواهد داشت. اجرای راهکارهای نوآورانه در حوزه مدیریت دانش می‌تواند در نگاه اول دلهره‌آور باشد، اما برقراری ارتباط با کسانی که موفق به ایجاد یک برنامه پایدار مدیریت دانش شدهاند، کمک قابل‌توجهی به ما می‌کند. لارن ترس، محقق مدیریت دانش در مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا در ماه گذشته با پنج کهنه‌سرباز مدیریت دانش گپ‌وگفتی داشته است تا راز موفقیت آن‌ها را بداند.
- ونیتا کویل، عضو ارشد تیم مدیریت دانش نیروی دریایی ایالات متحده امریکا
- ایان فاف، مدیر ارشد دانش فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده
- مایکل پروو، مدیر تیم مدیریت دانش، فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده
- کلی سادرز، مدیر برنامه پیاده‌سازی مدیریت دانش، تیم ناو نیروی دریایی ایالات متحده
- آلیسون ویلکینز، مدیر مدیریت دانش شرکت بیمه‌گر پریدنشال فایننشال
9 راه برای ایجاد یک برنامه پایدار مدیریت دانش
در ادامه 9 توصیه این افراد برای توسعه یک برنامه پایدار مدیریت دانش ترغیب کارکنان به استفاده از آن و بهبود مشارکت‌های دانشی تشریح شده است.
1- با اولویت‌ها و نیازهای سازمانی تطابق داشته باشید
راهکارهای مدیریت دانش با یافتن مشکل مناسب شروع می‌شوند؛ مسائلی که هم برای رهبران و هم برای کارکنان سازمان حائز اهمیت است. به گفته مایکل پروو: «بیرون بروید و با رهبران و کارکنان درمورد مشکلاتشان و شیوه حل برخی از آن‌ها صحبت کنید.» سعی کنید به گرد همان میزی بنشینید که رهبران به گرد آن می‌نشینند و درمورد مأموریت و اهداف سازمان گفتگو می‌کنند. شنیدن استراتژی‌ها و آنچه در حال انجام است به مدیریت دانش اجازه می‌دهد تا بر روی مسائل کلیدی‌تری تمرکز کنند. شما باید به‌عنوان حلال مشکل سازمان شناخته شوید. مایکل پروو، مدیر تیم اجرایی مدیریت دانش، فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده در این خصوص گفت: «حتی اگر در حوزه مدیریت دانش تازه‌کار و یا باتجربه باشید، باید از مجموعه عظیم دانش و تجربه خارج از سازمان نیز استفاده کنید و از بهترین تجربیات سازمان‌های موفق درس بگیرید»
2-از دانش و تجربه موجود در صنعت استفاده کنید
به گفته آلیسون ویلکینز: «من موفقیت خود را مدیون استفاده از چارچوب APQC هستم. این چارچوب به ما کمک کرد تا ذهنیت درستی داشته باشیم و به جای جوش آوردن اقیانوس بر روی اجرای مرحله‌به‌مرحله تمرکز کنیم.» کلی سادرز گفت: «همه ما می‌خواهیم خلاق باشیم و راه جدیدی برای انجام کارها پیدا کنیم، اما یکی از دلایل موفقیت ما این بود که در حوزه مدیریت دانش با صنعت شریک شدیم و از تجربیات سایر شرکت‌ها استفاده کردیم. شما می‌توانید با استفاده از خلاقیت کارکنان، به بهترین‌روش‌ها دست یابید؛ اما به خاطر داشته باشید که بخش عمده‌ای از مدیریت دانش بر روی به اشتراک‌گذاری دانش و استفاده از تجربیات سایر صنایع تأکید دارد. بنابراین در این راه تنها نمانید.»
3- به زبان مشتریان خود صحبت کنید
کلمات و واژه‌های مورداستفاده مهم هستند، به‌خصوص اگر اصطلاحات تخصصی شما با ادبیات ذینفعان همخوانی نداشته باشد. به اعتقاد پروو: « محدود کردن استفاده از اصطلاحات تخصصی مدیریت دانش و شروع به استفاده از زبان عملیاتی هر سازمانی که از آن پشتیبانی می‌کردیم، یکی از عوامل کلیدی موفقیت ما بود. ما درمورد اینکه چگونه می‌توانیم سازمان را قادر به اجرای راهکار X یا Y کنیم، صحبت کردیم و سپس آن‌ها در سازمان خود ناظر اجرای شیوه‌هایی برای خلق ارزش بودند.»
4- ساده شروع کنید و صبور باشید
راهکارهای گوناگون را در ابتدا در ابعاد کوچکی آزمایش کنید و به‌تدریج، سیستم مدیریت دانش خود را متناسب با نیاز سازمان گسترش بدهید. آسان است که همه کارها را در یک مرحله انجام بدهید، اما واقعیت این است که عملیاتی کردن اقدامات، به‌مراتب پیچیده‌تر از تعیین اهدافی غیرواقعی و یا رسم جدول زمانی است. به گفته ویلکینز استفاده از رویکرد مرحله‌ای و پایلوت‌محور به پیشرفت‌های واقعی در این مسیر کمک می‌کند. ونیتا کویل تاکید کرد: «ابتدا همه‌چیز را به سمت جمعیت پرتاب نکنید.» باید اقدامات و برنامه‌ها را به تکه‌های ساده تبدیل کنید تا افراد آن‌ها را متوجه شوند. تصور نکنید که ایجاد نیاز و تقاضا با سرعت اتفاق می‌افتد؛ بلکه این مسئله فرآیندی زمان‌بر است و درصورتی‌که بخواهید عجله کنید، اشتیاق کارکنان را کور خواهید کرد.»
5- پیروزی‌ها را جشن بگیرید
همزمان با پیشرفت، مطمئن شوید که هم ذینفعان و هم نقاط عطف و دستاوردها را تصدیق می کنید. آلیسون ویلکینز در شرکت بیمه‌گر پریدنشال فایننشال یک برنامه پاداش و به رسمیت شناختن را برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که مدیریت دانش را پذیرفتند طراحی کرد. او همچنین موفقیت های کوچک را در تیم مدیریت جشن می گیرد. آلیسون گفت: «ما کاری می کنیم که تیم مدیریت دانش و کارکنانی که در ایجاد یک برنامه پایدار مدیریت دانش مشارکت داشته‌اند احساس کنند موردتأیید قرار گرفته‌اند.»
6- هرگز از ترویج مدیریت دانش دست نکشید
در ابتدا وجود یک برنامه ارتباطی هدفمند می‌تواند بسیار حائز اهمیت باشد. ویلکینز برای هر مرحله از پیاده‌سازی مدیریت دانش یک استراتژی داشت و این حس را به افراد داد که مدیریت دانش چگونه خواهد بود؟ چه سودی برای من دارد؟ چه فایده ای برای سازمان دارد؟ و پس از پیاده‌سازی، بستری را فراهم کرد تا کارکنان هر سوالی داشتند بپرسند یا هر گونه نگرانی را مطرح کنند. همانطور که سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان شما ارتقا پیدا می کند، باید رویکردهای اطلاع‌رسانی و ترویجی نیز توسعه پیدا کند. ایان فاف مدیر ارشد دانش فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده گفت: «ما یک مستند مدیریت دانش ساخته‌ایم تا داستان مدیریت دانش را نه‌تنها در سازمان خودمان، بلکه برای ارتش ابالات متحده بازگو کند. ما در حال تلاش برای برقراری ارتباط هستیم تا به همکارانمان بگوییم چرا مدیریت دانش برای ارتش، برای رهبران ارشد و افرادی که هر روز سر کار حاضر می‌شوند مهم است؟ این به زمینه سازی و انتقال ارزش مدیریت دانش کمک می کند.»
7- متدولوژی چابک را بپذیرید
متدولوژی چابک یک الگوی مدیریت پروژه که بر تکرار، همکاری، خود سازماندهی و مشتری مداری تاکید دارد. استفاده از این رویکرد در پیاده‌سازی مدیریت دانش موجب شده تا اثربخشی اقدامات در شرکت بیمه‌گر پریدنشال فایننشال و سازمان فرماندهی آموزش و دکترین ارتش ایالات متحده به طور گسترده ای اافزایش باید.
ایان فاف گفت: «ما سعی می‌کنیم همه چیز را با تکیه بر متدولوژی چابک انجام دهیم، از اسکرام‌های روزانه گرفته تا داشتن یک رویکرد تیمی متعادل از نظر فرهنگی، جایی که همه روی پروژه‌ای همگرا می‌شوند تا آن را با موفقیت ارائه کنند.»
8- به بازخورد گوش دهید و بر اساس آن عمل کنید
ارائه بازخورد به فرایند مدیریت دانش و تیم متولی آن کمک می‌کند تا پیشنهادها را ارزیابی کرده و به مشکلات و فرصت‌های جدید پاسخ دهد. پریدنشال فایننشال به‌تازگی گروه‌های متمرکز را برای درک بیشتر در مورد تجربه کاربر نهایی مدیریت دانش تشکیل داده است.
9- ایجاد تعادل میان ثبات و تکامل
با گذشت زمان، رهبران مدیریت دانش باید با نیازها و قابلیت های جدید سازگار شوند. اما در عین حال، فقط به خاطر آن تغییر نکنید. شما باید تکامل را با ثبات متعادل کنید. تیم یک ناو نیروی دریایی ایالات متحده به تازگی اقدام به طراحی مجدد استراتژی مدیریت دانش کرده است. کلی سادرز، مدیر دانش این شرکت گفت «ما مجبور بودیم عقب نشینی کنیم و بفهمیم چگونه می توانیم آنچه را که امروز داریم حفظ کنیم» قبل از توسعه یا اجرای تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش برای درک عمیق محیط تجاری و عملیاتی و وضعیت شاخص‌های مدیریت دانش در سازمان وقت بگذارید. فرضیات غلط ممکن است تلاش های شما را به حاشیه برانند. اطمینان حاصل کنید که استراتژی (طرح) مدیریت دانش شما بخشی از استراتژی کلی سازمان است. این به نوبه خود می تواند درک افراد و تیم ها را تسهیل کند و شانس موفقیت را افزایش دهد.
منبع:
9 Ways to Build a Lasting KM Program, apqc.org, Lauren Trees, Mar 14, 2022