جمله معروف «دادهها اطلاعات، اطلاعات دانش و دانش خرد ایجاد میکند» جوهره مدیریت دانش را در بر میگیرد؛ رشتهای که به بهبود عملکرد سازمانی از طریق اصلاح ساختارها، دیسیپلینها و فعالیتهای عملی اختصاص داده شده است که دانش را جمعآوری و پردازش میکند. مدیریت دانش که اغلب بهعنوان علم تبدیل دانش به ثروت از آن یاد میشود، به نقطه کانونی در دستیابی به مزایای استراتژیک تبدیلشده است.
دانش بهعنوان الگوی مدیریت
در عصر حاضر، ارزش بازار شرکتهای بزرگ مانند پپسیکولا، مایکروسافت و IBM، عمدتاً از ارزش دانش انباشتهشده آنها تشکیل شده است. داراییهای ملموس بهطور متوسط تنها ۱۴٪ از ارزش بازار این شرکتها را تشکیل میدهند، درحالیکه ۸۶٪ باقیمانده به سرمایههای ناملموس، از جمله دانش، اختصاص دارد. بهعنوانمثال، خروج توسعهدهندگان کلیدی از یک شرکت نرمافزاری باعث کاهش ارزش سهام آن شرکت خواهد شد که نشاندهنده کاهش سرمایه فکری است. سرمایه فکری شامل دانش صریح و ضمنی است.
دانش به دستههای مختلفی تقسیم میشود که یکی از بهترین طبقهبندیها شامل موارد زیر است:
- دانش فیزیکی و فیزیولوژیکی، مانند مهارتهای یک آرایشگر.
- دانش ذخیرهشده در آگاهی، مانند دانش مشاوران.
- دانش کدگذاریشده موجود در حاملهای اطلاعاتی مختلف مانند کاغذ یا پایگاههای داده.
- دانش بهکاررفته در فناوریها، معماری و روشها.
- مدلهای فکری مشترک بین همکاران.
درحالیکه دستهبندیهای دیگری مانند دانش رابطهای وجود دارند، موارد فوق برای درک و استفاده مدیریتی کافی هستند. دانش به دو نوع صریح (کدگذاریشده) و ضمنی (شخصی) تقسیم میشود که نوع ضمنی آن به دلیل چالشهای مدیریتی و عدم امکان مشاهده و جذب کامل، اهمیت ویژهای دارد. مایکل پولانی، پیشگام در زمینه دانش ضمنی، ماجرایی را نقل میکند که در آنیک آزمایشگاه بریتانیایی علیرغم مطالعه دقیق دستورالعملهای عملیاتی تجهیزات خریداریشده از آمریکا، با مشکل مواجه شد. این مشکل تنها با بازدید از شرکت سازنده و مشاهده مستقیم تجهیزات حل شد. این داستان نشاندهنده ماهیت ارزشمند دانش ضمنی است که بهترین راه انتقال آن از طریق تعاملاتی مانند کارآموزی، کنفرانسها و همکاریهای مشترک است.
بهطورکلی، چه دانش شخصی و چه سازمانی، حتی اگر درک ذهنی یک کارمند باشد، دارایی شرکت محسوب میشود. این دارایی ارزشمند میتواند اغلب بهعنوان مالکیت فکری مستند، سیستماتیک و استفاده شود تا کارایی یک سازمان را افزایش و ارزش بازار آن را ارتقا دهد. مدیریت دانش بهعنوان یک محرک کلیدی در بهرهبرداری از سرمایه فکری برای موفقیت پایدار مطرح میشود.
درهرصورت، حتی برای شروع فرآیند سیستماتیک کردن، شرکت باید حداقل یک نفر را با درک شفافی از مدیریت دانش در اختیار داشته باشد.
روشها اجرایی مدیریت دانش
شاید تصور کنید که مدیریت دانش، امری ساده و راحت است؛ کافی است به کارکنان بگویید دانش خود را بنویسند؛ اما در عمل ممکن است مشکلات زیادی بروز پیدا کند. بهعنوانمثال آنچه برای برخی مهم است، ممکن است برای دیگران بیاهمیت باشد. همه نمیتوانند حتی دانش ساده را بهخوبی بیان کنند و در مرحله استخراج، کدگذاری، انتقال و درک دانش، چالشهای جدی از نظر حجم اطلاعات وجود دارد؛ بنابراین، یکی از وظایف حیاتی مدیریت دانش این است که تعیین کند چه دانشی و در چه قالبی باید حفظ شود. مأموریت مهم دیگر مدیریت دانش ایجاد فضایی از اعتماد است تا کارکنان را به اشتراکگذاری دانش تشویق کند، زیرا آنها اغلب در به اشتراکگذاری دانش خود تردید دارند. بهطورکلی معیارهای موفقیت در مدیریت دانش عبارتاند از:
- همسویی نزدیک با اولویتهای کسبوکار.
- حضور مدیری که در سیستماتیک کردن و انتقال دانش ابتکار عمل دارد.
- فرهنگ یادگیری و تبادل دانش.
- آموزش مستمر.
- برخورد با دانش بهعنوان یک منبع.
- سیستمی از رویهها که فرآیند مدیریت را تشکیل میدهد.
- زیرساخت فناوری که ارتباط و تعامل را تسهیل میکند.
عناصر کلیدی استراتژی مدیریت دانش شامل به اشتراکگذاری تجربیات و ایجاد «حافظه سازمانی» است. برای کارآمد کردن اطلاعات، باید یک مکانیزم یکپارچه برای تعامل با وسایل انتقال، پردازش و ذخیرهسازی آن ایجاد شود.
همانطور که پیشتر بیان شد، حداقل سطح برخورد با سرمایه فکری شامل گزارشهای اساسی درباره عملیات و مستندسازی اقدامات کلیدی از جمله تصمیمگیری است. اگر صاحب دانشی منحصربهفرد، در لحظهای بحرانی در دسترس نباشد؛ این اقدامات ضروری از بروز مشکلات جلوگیری میکند.
برخورد جدیتر با مدیریت دانش مستلزم ایجاد پایگاه دادهای از دانش موجود است. در ادامه مکانیزمهای اصلی مدیریت دانش آورده شدهاند:
الف) تولید و شناسایی دانش:
- تکنیکهای خلاقانه (مانند طوفان فکری)؛
- کشف و استخراج دادهها و متون؛
- پایش محیطی؛
- سیستمهای مدیریت مستندات؛
- مدلسازی کسبوکار؛
- تحلیل محتوا.
ب) تبادل دانش
- انجمنهای خبرگی (محیطهای حرفهای-اجتماعی)؛
- به اشتراکگذاری بهترین روشها؛
- جلسات مرور پس از اقدام؛
- گفتوگوهای ساختارمند؛
- نمایشگاههای تبادل تجربه؛
- تشکیل تیمهای چندوظیفهای؛
- نگهداری ژورنالهای دلایل تصمیمگیری؛
- تشویق ارتباطات غیررسمی؛
- ابزارهای پشتیبان تصمیمگیری (سیستمهای خبره، گروههای بحث).
ج) مدیریت دانش:
- شناسایی و سیستماتیک کردن دارندگان دانش؛
- ایجاد نقشههای دانش؛
- «فهرست (موجودی)» اطلاعات و دانش؛
- توسعه طبقهبندیها و نرمافزارها؛
- ایجاد شبکههای داخلی برای انتقال اطلاعات؛
- اندازهگیری سرمایه فکری.
تکنولوژیهای مدیریت محتوا امکان ثبت، سیستماتیک کردن و سازماندهی دانش را در مخازن مرکزی فراهم میکنند و دسترسی به اطلاعات را سادهتر میسازند. ابزارهای آشنایی مانند Microsoft Access و Microsoft Excel میتوانند برای جمعآوری و تحلیل دادهها استفاده شوند. برای تعیین مؤثرترین روش کار با «حافظه سازمانی»، سازمانها میتوانند از برنامههای مدیریت مستندات با قابلیت ردیابی استفاده کنند تا مشخص شود که آیا کارکنان از بهترین روشهای کاری استفاده میکنند یا خیر.
برخی شرکتها حداکثر تلاش خود را برای خودکارسازی مدیریت دانش به کار میگیرند، درحالیکه دیگران به روشهای متعارفتر اشتراک دانش تکیه میکنند. انتخاب روش نادرست یا تلاش برای اجرای هر دو بهطور همزمان میتواند کسبوکار را مختل کند؛ بنابراین، انتخاب یک استراتژی مدیریت دانش یک وظیفه جدی است.
مدیریت و انتقال دانش در متدولوژی چابک
متدولوژی چابک (Agile) که به خاطر رویکرد تکراری و انعطافپذیر خود در مدیریت پروژه شناختهشده است، بر همکاری، تطبیقپذیری و بهبود مستمر تأکید ویژهای دارد. در این چارچوب پویا، مدیریت و انتقال مؤثر دانش، نقشهای اساسی در تضمین جریان روان اطلاعات، نوآوری و تخصص در بین تیمها ایفا میکنند. جوهره Agile در توانایی آن برای پاسخ سریع به تغییرات نیازمندیها نهفته است و این پاسخگویی به میزان زیادی با یک سیستم قوی برای ثبت، به اشتراکگذاری و بهکارگیری دانش تقویت میشود.
مدیریت دانش در متدولوژی Agile: محرک همکاری
در زمینه اجایل، مفهوم مدیریت دانش فراتر از مستندسازی ساده تعریف میشود. مدیریت دانش در اجایل شامل ایجاد محیطی است که در آن دانش ضمنی، یعنی تجربه و دانش فردی، بهطور مستمر به اشتراک گذاشته میشود. تیمهای چابک بر پایه همکاری پرورش مییابند و یک سیستم مدیریت دانش ساختارمند اطمینان میدهد که اطلاعات اساسی بهسرعت در دسترس باشند. این اطلاعات اساسی میتواند شامل بهترین شیوههای برنامهنویسی، درسآموختههای اسپرینتهای قبلی و غیره باشد. تیمهای چابک، با داشتن دانش به اشتراکگذاری شده، میتوانند بهسرعت تصمیمات آگاهانه بگیرند، استراتژیهای خود را بهطور real-time تطبیق دهند، فرهنگ همکاری و مالکیت مشترک را تقویت کنند.
انتقال دانش: رفع شکافهای مهارتی و تقویت نوآوری
پروژههای چابک اغلب نیازمند تیمهای چندوظیفهای با مجموعهای از مهارتهای متنوع هستند. انتقال دانش بهطور کارآمد میتواند خلأها و شکافهای مهارتی درون تیمی را مرتفع کند. با تسهیل در تبادل مهارتها و تخصصها، تیمهای اجایل بهشدت چندگانه میشوند و قادر به مدیریت انواع وظایف هستند. علاوه بر این، در روحیه اجایل که پذیرش تغییر را در برمیگیرد، انتقال دانش بهعنوان یک محرک برای نوآوری عمل میکند. درسآموختههای یک پروژه میتواند بهسرعت در پروژه بعدی اعمالشده و منجر به افزایش منحنی یادگیری و بهبود کارآیی کلی تیم شوند.
رسوم چابک بهعنوان مکانیسمهای انتقال دانش
رسوم اجایل، مانند بررسیهای اسپرینت، نقد و بررسی و جلسات روزانه، بهعنوان پلتفرمهای طبیعی برای انتقال دانش عمل میکنند. این موارد فرصتهایی را برای اعضای تیم فراهم میآورند تا تجربیات، چالشها و راهحلهای خود را به اشتراک بگذارند. یک کانال ارتباطی مناسب در طول این رویدادها، تضمین میکند که بینشهای بهدستآمده در طول پروژه، بین تیم منتشر شوند. علاوه بر این، روشهای کدنویسی مشترک و جفتی در تیمهای اجایل، انتقال دانش در real-time را افزایش میدهند و به همگنسازی مهارتها و مالکیت جمعی از پایگاه کد کمک میکند.
در نتیجه، مدیریت و انتقال دانش بهعنوان عناصر اساسی در روش Agile، نهتنها فرآیندهای کمکی، بلکه اجزای جداییناپذیری هستند که به تیمها امکان میدهند به بهترین شکل ممکن به تغییرات پاسخ دهند، بهطور پیوسته نوآوری داشته باشند و احساس مالکیت جمعی را حفظ کنند. همانطور که Agile به تکامل خود ادامه میدهد، سازمانهایی که مدیریت و انتقال دانش را در اولویت قرار میدهند، برای عبور از پیچیدگیهای چشمانداز پویای کسبوکار امروزی مجهزتر خواهند شد.
آینده متعلق به مدیریت دانش است
مفهوم مدیریت دانش تا شکلگیری نهایی خود فاصله زیادی دارد. بااینحال، بدیهی است که با گسترش شیوههای تجاری متمدن در سراسر جهان، مدیریت دانش به بخشی جداییناپذیر از آن تبدیل خواهد شد. با تسلط بر هنر مدیریت دانش، کلید دستیابی به نتایج موفق را به دست بیاورید و آیندهای درخشان را برای کسبوکارتان رقم بزنید.
منبع:
https://medium.com/@message-wise/the-power-of-knowledge-management-in-agile-97c22f6b923a
