‌ابزار ناسا برای پیاده‌سازی مدیریت دانش

د‌ر این مطلب به بررسی ‌ابزار ناسا برای پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.

اداره کل ملی هوانوردی و فضا (National Aeronautics and Space Administration) به اختصار ناسا سازمانی مستقل در قوه مجریه حکومت فدرال ایالات متحده آمریکا است که مسئولیت برنامه‌ریزی در حوزه‌های برنامه فضایی کشوری و تحقیقات مکانیک پرواز و هوافضا را بر عهده دارد. ناسا دارای یک استراتژی متمرکز برای مدیریت دانش است، اما در واحدهای مختلف از ابزارها و تکنیک‌‌های متفاوتی برای این کار استفاده می‌شود. در این مطلب قصد داریم تا جعبه ابزار مدیریت دانش را در ناسا معرفی کنیم.

 بازنگری پس از اقدام (After Action Review)

بازنگری پس از اقدام فرآیندی است که توسط یک تیم برای یادگیری از تجربیات انجام می‌گیرد. این فرآیند از ارتش ایالات‌متحده اقتباس‌شده است و به تکنیک ” توقف و یادگیری” ناسا در مرکز پرواز فضایی Goddard معروف شده است. بازنگری پس از اقدام یک روش مؤثر برای به دست آوردن دانش حاصل از فعالیت‌ها و پروژه‌ها است. این تکنیک برای اطمینان از به اشتراک گذاشته شدن درس‌آموخته‌های حاصل از یک پروژه یا تیم با سایر اعضای سازمان و باهدف بهبود عملکرد کلی سازمان بسیار مؤثر است. ناسا اجرای تکنیک بازنگری پس از اقدام را بر اساس نیازهای خود تغییر داده است. جلسات تعاملی Pal  یا (Pause and Learning) به‌جای اینکه در پایان پروژه انجام شود در طول فواصل مختلفی از هر پروژه انجام می‌شود.

گیمیفیکیشن (Gamification)

استفاده از مکانیزم‌ها و تکنیک‌های طراحی بازی در زمینه‌های غیر بازی است. معمولاً، گیمیفیکیشن برای برنامه‌ها و فرآیندهای سازمانی به‌منظور تشویق افراد به پذیرش و استفاده از آن‌ها، یا تأثیر بر نحوه استفاده از آن‌ها به کار گرفته می‌شود. در ناسا گیمیفیکیشن با تشویق کاربران به مشارکت در رفتارهای مطلوب، نشان دادن راهی برای ماهرشدن و رسیدن به استقلال در کار و کمک به حل مشکلات، مؤثر واقع می‌شود.

ارزیابی دانش (Knowledge Audit)

ارزیابی دانش به ارزیابی قابلیت‌های دانشی یک سازمان گفته می‌شود. این ابزار شکاف بین دانش موجود و دانشی که برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان موردنیاز است را مشخص می‌کند. ارزیابی دانش باید با برنامه‌ریزی استراتژیک برای شناسایی اولویت‌های فعلی و آینده و همچنین تجزیه‌وتحلیل SWOT برای بررسی نقاط قوت، ضعف، فرصت و تهدید سازمان آغاز شود.

فرآیند مدیریت دانش (Knowledge Management Process)

فرآیند مدیریت دانش، معماری مورداستفاده برای دستیابی و بهره‌مندی از منابع و قابلیت‌های دانشی است. این فرآیند باید ایجاد سهولت در کسب و استفاده از منابع و قابلیت‌های دانش برای کسب سود قابل‌توجه در سازمان باشد.

در ناسا، فرآیند مدیریت دانش، هر رویه مشخصی است که سازمان برای شناسایی یا به دست آوردن دانش، درس‌آموخته‌ها یا به‌روش‌ها استفاده می‌کند. ازجمله این فرآیندها می‌توان به مدیریت درس آموخته‌ها، الگوبرداری، برنامه‌های اشتراک دانش، فرآیندهای اعتبارسنجی دانش و غیره اشاره نمود.

مطالعات موردی Case studies

یک روش عالی برای جمع‌آوری دانش حاصل از مأموریت‌های گذشته است. ناسا با استفاده از این روش درس‌آموخته‌های ماموریت‌های پیشین را از زوایای مختلف استخراج کرده و از آن در فرآیندهای فعلی سازمان بهره‌ می‌برد.

همکاری (Collaboration)

این رویکرد کارکنان را قادر می‌سازد تا برای رسیدن به یک هدف تعریف‌شده و مشترک با یکدیگر همکاری کنند. ساختن یک تیم برای همکاری در حل یک چالش سازمانی نباید دست‌کم گرفته شود. یک تیم باید مهارت‌های لازم برای تکمیل یک پروژه خاص را داشته باشد و راهکارهای متنوعی را برای مشارکت کارکنان در سازمان اجرا کند. در ناسا با استفاده از ابزار نقشه دانش، تیم‌های میان‌وظیفه‌ای برای همکاری در پروژه‌های مختلف تشکیل می‌شود و در بستر این تیم‌ها تعاملات دانشی شکل می‌گیرد.

تنوع اندیشه (Diversity of Thought)

تنوع اندیشه یا دیدگاه‌های چندگانه رویکرد مؤثری است که برای گرفتن نظرات، شناسایی نقاط ضعف در مفاهیم، بهبود ایده‌ها و ایده پردازی‌های جدید به کار می‌رود. تکنیک‌های قدرتمند زیادی وجود دارد که برای بررسی تصمیمات از چند منظر مهم مورداستفاده قرار می‌گیرد، به‌عنوان‌مثال ناسا از تکنیک دلفی و شش کلاه تفکر برای این مهم بهره می‌برد.

تمرین انعکاسی (Reflective Practice)

تمرین انعکاسی به یادگیری از تجربه هنگام مشاهده عملکرد، افکار یا احساسات و استفاده از این مشاهدات در ایجاد درک جدید اشاره دارد. مدل انعکاسی  Kolb مفهوم یادگیری تجربی را نشان می‌دهد و بر تبدیل اطلاعات به دانش متمرکز است. این مدل مفهوم یادگیری را به‌عنوان پردازش تجربه از طریق بررسی، تفکر، ادراک و آزمایش تعریف می‌کند.

طبقه بندی و فراداده (Taxonomy and Metadata)

طبق تعریف سازمان استانداردهای اطلاعاتی ملی اطلاعات NISO))، فراداده اطلاعات ساختاریافته‌ای است که بازیابی، استفاده یا مدیریت یک منبع اطلاعاتی را آسان‌تر می‌کند یا آن را توضیح، توصیف و یا مکان‌یابی می‌کند. ایجاد یک استراتژی تکسونومی و متادیتا برای جستجوی وب و قابلیت جستجو تکسونومی‌ها (واژگان کنترل‌شده)، فهرست‌سازی (شاخص‌گذاری) و بازیابی محتوا را به‌طور مداوم، دقیق و سریع امکان‌پذیر می‌کنند.

جستجو و قابلیت یافتن (Search and Find ability)

ازآنجایی که توانایی جستجو و یافتن اطلاعات مرتبط و مناسب چالش‌برانگیز و پیچیده‌ شده است، هنگام توسعه سیستم‌های اطلاعاتی باید به برخی نکات بیش‌تر توجه کنیم. اطلاعات غیر ساختاری با سرعت حیرت‌انگیزی در حال رشد هستند که منجر به ایجاد “فراوانی اطلاعات” شده‌اند. پیش‌بینی می‌شود تا انتهای سال 2020، مقدار اطلاعات دیجیتالی 50 برابر آنچه در سال 2012 بود، شود(40 تریلیون گیگابایت). عدم وجود ساختار رسمی (فیلترها) اعمال‌شده در مورد این اطلاعات، غربال کردن آن‌ها را در کل دشوار کرده و منجر به ایجاد “حجم زیاد اطلاعات” می‌شود. ناسا برای مدیریت و دسترسی بهینه به اطلاعات، سیستم‌های نرم‌افزاری هوشمندی را توسعه داده تا موارد مورد نیاز در زمان کوتاه برای استفاده در فرآیندهای کاری کارکنان در دسترس‌ باشد.

شبکه‌های اجتماعی(Social Networks)

شبکه‌های اجتماعی بستری برای ارتقاء روابط میان افرادی است که دارای علایق، فعالیت‌های مشترک هستند. تحقیقات دهه اخیر نشان داده است که کسانی که در کسب‌و‌کار حرفه‌ای خود در رده‌ی بالایی قرار دارند، برای جبران نقاط ضعف در ساختارهای رسمی و همچنین کسب تأثیر چند برابر در استعداد و تخصص اصلی سازمان خود، به شبکه‌ها متصل می‌شوند. کسب‌وکارهای برتر هنگام ساخت شبکه‌های اجتماعی خود، موارد زیر را در نظر می‌گیرند:

• گلوگاه‌های ارتباطی را باز می‌کنند و شبکه کسانی که ارتباط با آن‌ها باعث بهبود عملکرد و اثربخشی بیشتر آن‌ها و همکارانشان خواهد شد را توسعه می‌دهند.
• به‌سرعت با کسانی که به شبکه متصل شده‌اند، ارتباط برقرار می‌کنند.
• اطمینان حاصل می‌کنند که بهترین متخصصان در یک شبکه شناخته‌شده و برای حل مشکلات و استفاده از فرصت‌های جدید از آن‌ها کمک می‌گیرند.
• روابط هدفمند را با مشتریان و ذینفعان داخلی و خارجی کلیدی مدیریت می‌کنند.

ناسا به عنوان یک سازمان پیشرو از بستر شبکه‌‌های اجتماعی برای توسعه تعامل و تبادل دانش استفاده می‌کند.

داستان‌سرایی(Storytelling)

داستان‌سرایی یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای بیان تجربیات است. گفتن یک داستان جذاب است ایده‌ها را با احساسات ترکیب می‌کند. افراد بسیاری داستان را انتقال‌دهنده‌ قدرتمند معنا و دانش پنهان می‌دانند. داستان‌ها به‌طور طبیعی در مسیر فعالیت‌های سازمان اتفاق می‌افتند و نکته مهم این است که از پذیرش بسیار گسترده توسط کارکنان برخوردار هستند. داستان‌ها می‌توانند برای تأثیرگذاری بر دیدگاه افراد، انتقال دانش و خرد و تقویت هویت و فرهنگ‌سازمانی استفاده شوند. همه این موارد باعث شده تا داستان‌سرایی به‌عنوان یکی از اثربخش‌ترین و تأثیرگذارترین تکنیک‌ها در بسیاری از حوزه‌های کاری ناسا به‌کار قرارگرفته شود.

استراتژی دانش (Knowledge Strategy)

 استراتژی دانش، روش ویژه‌ای برای بهینه‌سازی، خلق و تبدیل دانش به مزیت رقابتی در سازمان است. این استراتژی برای پر کردن شکاف بین دانش موجود و دانش موردنیاز تدوین می‌شود. به‌محض اینکه دانش کافی در دسترس باشد، استراتژیست‌ها می‌توانند ترکیب هماهنگی را بین نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات سازمان به وجود آورند. در واقع، استراتژی دانش بیان می‌کند که سازمان باید چه دانشی را، با چه عمقی، از چه منبعی و از چه طریقی برای پشتیبانی از برنامه استراتژیک خود کسب نماید. استراتژی دانش ناسا مشخص می‌کند که چگونه اقدامات دانشی خاص برای پر کردن شکاف بین قابلیت‌های دانشی فعلی و قابلیت‌های دانشی موردنیاز و در راستای تحقق اهداف استراتژیک اجرایی می‌شود.

مدیریت دانش پروژه(Project Knowledge Management)

مدیریت دانش پروژه برای سازمان‌‌ها و شرکت‌هایی که به‌طور همزمان مدیریت چند پروژه را بر عهده‌دارند امری ضروری است. این کارکرد موجب هماهنگی و یکپارچگی دانش و اطلاعات پروژه‌ها در راستای افزایش قابلیت مدیریت پروژه در سازمان و کسب ارزش از آن می‌شود. مدیریت دانش پروژه منجر به افزایش توانایی جمع‌آوری، به اشتراک‌گذاری و توزیع اطلاعات و دانش پروژه و بازدهی بیشتر در به‌کارگیری تجارب در پروژه‌ها می‌شود. اشتراک‌گذاری و یادگیری دانش می‌تواند منجر به موفقیت پروژه و بهبود عملکرد کسب‌وکار شود. درس‌های آموخته شده از تجربیات یک پروژه می‌تواند به‌صورت آگاهانه در بین افراد قبل از اتمام پروژه تسهیم شود. در صورت عدم وجود چنین سیستم مدیریت دانشی، تجربه‌های کسب‌شده از پروژه‌های قبلی، توانایی بهبود فرآیندهای سازمانی در پروژه‌های بعدی را نخواهد داشت. ناسا طی سالبان اخیر توانسته یک سیستم مدیریت دانش پروژه را با هدف مستندسازی دروس‌آموخته و بکارگیری در پروژه‌های بعدی توسعه دهد.

منبع:

The current NASA toolbox for KM, Nick Milton, October 2020