تیم‌های مدیریت دانش و مدیریت فرایند معمولاً از ویژگی‌های متفاوتی برخوردار هستند. گفته می‌شود افراد فرآیندمحور با برخورداری از تفکر خطی، از نزدیک‌ترین مسیر به نتیجه می‌رسند. درحالی‌که افرادی که در حوزه مدیریت دانش فعالیت می‌کنند آزادانه‌تر فکر می‌کنند و به مسیر نیز به اندازه مقصد اهمیت می‌دهند. بااین‌حال وجه تشابه این دو گروه در این است که هردو به یک اندازه به یک نقشه راه خوب علاقه‌مند هستند. هردو گروه به برنامه‌ریزی اهمیت می‌دهند و تلاش می‌کنند برنامه‌های آن‌ها تا حد ممکن با اولویت‌های استراتژیک سازمانی مطابقت داشته باشد. دگرگونی‌ها و تغییرات سال‌های اخیر باعث شده است که گروه‌های مدیریت دانش و گروه‌های فرآیندمحور با سهولت بیشتری به فعالیت‌های درون‌سازمانی دسترسی پیدا کنند. گروه‌های مدیریت دانش و مدیریت فرایند به‌طور پیوسته ازنظر خلاقیت، کیفیت، منابع انسانی و فناوری اطلاعات نیز درحال شبیه شدن به یکدیگر هستند.
در کنفرانس «مدیریت دانش و فرآیند» APQC در سال 2022، ما متخصصان فرآیندمحور، عملکردمحور و دانش‌محور را در یک محل و در کنار هم برای فکر کردن و یادگیری قرار می‌دهیم. مضمون کنفرانس ما، یعنی، «ایجاد نقشه راه با یکدیگر » نشان‌دهنده استقبال ما به پیوستن گروه‌های توانمندساز به یکدیگر، به‌منظور درک مهمترین نیازمندی‌های سازمان و بررسی راهکارهای خلاقانه و چندرشته‌ای است. ما امیدوار هستیم که این گروه‌ها بتوانند با کمک یکدیگر، به بهترین شکل همکاری بین خود را تقویت کرده و به پیشرفت‌ها سرعت بخشند. اساساً در شکل‌دهی این کنفرانس، تواناییها و رویکردهای موردنیاز به‌منظور خلاقیت، اولویت‌بندی و مشارکت‌های تعاملی مورد تأکید قرار می‌گیرند. همچنین تفکر طراحی، داستان‌سرایی و هوش هیجانی به‌عنوان سه عنصر کلیدی برای ایجاد و برقراری ارتباط یک نقشه راه (استراتژی) مشترک موردتوجه قرار خواهد گرفت. ازاین‌رو در بخش حاضر به‌مرور هریک از اجزای این سه مؤلفه می‌پردازیم.
سه عنصر کلیدی برای ایجاد یک نقشه راه مشترک
تفکر طراحی
یک نقشه راه خوب نیازمند دانستن مقصد است؛ البته همراه با مسیری که شما می‌خواهید دنبال کنید. تفکر طراحی، یک رویکرد پنج مرحله‌ای برای مقابله با تصمیمات جهت‌دار است. این روش به پیدا کردن چالش‌هایی که سازمان باید آن را شناسایی نماید، کمک می‌کند.
- همدلی کردن: فهم مشتری (یا ذی‌نفع) و درک نیازمندی‌های او
- تعریف کردن: در نظر گرفتن چالش از نگاه مشتری (یا ذی‌نفع)
- تصور کردن: ایده‌پردازی و برگزاری جلسات طوفان فکری برای شناسایی راهکارهای بالقوه
- نمونه اولیه: توسعه طرح‌ها عملی‌تر از میان راهکارهای بالقوه
- آزمایش: انجام آزمایش‌هایی از جهت ارزیابی کاربرد نمونه‌های اولیه
تفکر طراحی می‌تواند به شرکای تجاری با دیدگاه‌های متنوع کمک کند تا بر روی موضوعات، همگرا شوند و راه‌حل‌های مشترکی ایجاد کنند. همچنین، این روش تیم‌های چندرشته‌ای را وامی‌دارد که به‌جای رفتن به سمت مجموعه‌‌ای از روش‌های بهبود ازپیش‌تعریف‌شده، از روش مناسب‌تری را به کار بگیرند. دن کرامر مدیرعامل و یکی از بنیان‌گذاران مرکز مشاوره طراحی و نوآوری جهانی IA Collaborative می‌گوید: «این روش، فرآیندی چابک است که می‌تواند تقریباً تمامی چالش‌های مرتبط با کسب‌وکار را تکمیل و مرتفع سازد.»
داستان‌سرایی
درحالی‌که تفکر طراحی به شما کمک می‌کند نقشه راه خود را ترسیم کنید، داستان‌سرایی به شما کمک می‌کند تا آن را به یک چشم‌انداز مشترک برای آینده تبدیل کنید. داستان‌سرایی همه‌جانبه به گروه‌های فرآیندی و مدیریت دانش کمک می‌کند تا در انتقال اهداف، اجتماعی کردن ایده‌ها و متقاعدسازی افراد عملکرد اثربخشی داشته باشند و تغییرات ارزشمندی را رقم بزنند. رویکرد چابک و نوآورانه مذکور، واقعیت لحظه کنونی را منعکس می‌کند؛ خواه این موضوع به معنای طراحی مجدد تجربیات فراگیر برای ارائه از طریق نرم‌افزار زوم باشد و یا استفاده از هوش مصنوعی و ابزارهای بهره‌وری آنلاین برای تبدیل مخاطبان منفعل به سازندگان فعال یک تجربه مشترک. شایان‌ذکر است که این تجربیات، به‌ویژه در زمان همه‌گیری ویروس کرونا می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا با همدیگر همکاری کارآمدی داشته باشند و بیش‌ازپیش به موفقیت دست یابند.
هوش هیجانی
بیل بنجامین، رهبر کنفرانس و سهام‌دار موسسه سلامت و پتانسیل انسانی، هوش هیجانی را تحت عنوان توانایی شناسایی، درک و مدیریت احساسات خود همراه با توانایی شناسایی و درک احساسات دیگران و تأثیرگذاری بر آن‌ها تعریف می‌کند. مهم نیست شما در حال ایجاد روش مشترکی هستید یا قصد معرفی آن را به دیگران دارید، هیچ‌کدام از این اعمال بدون هوش هیجانی صورت نمی‌گیرند.
بنجامین می‌گوید: «اکثر اقداماتی که برای ساختن نقشه راه مشترک لازم است، ازجمله همکاری، اعتماد، چابکی و تأثیرگذاری، قبل از اینکه به توانایی و شایستگی‌های فنی و IQ مربوط باشند، با شایستگی‌های مبتنی بر هوش افراد مرتبط هستند.» او ادامه می‌دهد: «زمانی که ما هیجانات و احساسات خود را کنترل نکنیم یا به احساس و هیجانات دیگران متصل نشویم، اعتماد از بین می‌رود. این بدان معنی است که افراد به‌اندازه‌کافی نسبت به افکار ما پذیرا نخواهند بود (یا بالعکس)، رابطه‌ها تضعیف می‌شوند و آن‌ها به‌اندازه‌کافی برای اشتراک افکار یا نشان دادن بازخورد خود، احساس امنیت نمی‌کنند. تمامی این موارد، بر توانایی افراد برای همکاری مؤثر و سازگاری با شرایط متغیر تأثیر می‌گذارد.»
منبع:
How Do You Create a Shared KM and Process Road map, apqc.org, Lauren Trees Mar 30, 2022