در این مطلب به بررسی پیش‌نیازهای یکپارچه‌سازی مدیریت دانش با فرآیندهای سازمانی می‌پردازیم.
یکی از مهمترین اقداماتی که در پیاده‌سازی مدیریت دانش باید به آن توجه کرد، یکپارچه‌سازی مدیریت دانش با فرایندهای سازمانی است و اینکه چگونه چنین ادغامی کمک می‌کند که سازمان‌ها به‌طور واقعی مدیریت دانش را به‌عنوان بخشی از کسب‌وکار معمول جاری و در حال انجام استفاده نمایند. برای چنین کاری باید ابعاد رفتاری و فرهنگی و همچنین ساختار، فناوری و فرآیند موردتوجه قرار گیرد. در ادامه این مطلب اقداماتی که سازمان باید به‌عنوان پیش‌نیاز و بستر یکپارچه‌سازی انجام دهد را باهم مرور می‌کنیم.
نقش‌های مدیریت دانش
مبنای یکپارچه‌سازی مؤثر مدیریت دانش، مدیریت نمودن دانش به‌عنوان یک دارایی سازمانی است. همانند سایر داراییهای سازمانی، ما به افرادی نیاز داریم که وظیفه آنها مدیریت دارایی دانشی سازمان باشد. تعریف نقش‌های مدیریت دانش هم در مرحله معرفی اولیه و هم در مرحله اجرا و پیاده‌سازی و همچنین بعد از پذیرش رسمی و یکپارچه‌سازی با سایر فرایندهای سازمان امری ضروری است.
به‌طورمعمول نقش‌های مدیریت دانش شامل یک تیم مدیریت دانش مرکزی می‌شود که در دپارتمان و واحدهای مختلف کسب‌وکار فعالیت می‌کنند. این تیم وظیفه نظارت و راهبری اقدامات مدیریت دانش در سازمان را بر عهده داشته و همکاری تنگاتنگی با واحد متولی مدیریت دانش دارد. نقش دیگر شامل افرادی خواهد بود که جهت تسهیل فرایندهایی اجرایی مدیریت دانش با تیم مرکزی همکاری می‌کنند. مهمترین وظیفه این افراد که به آنها نماینده مدیریت دانش یا سفیر دانش نیز گفته می‌شود، همکاری و تسهیلگری در پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش مورد نیاز سازمان است.
به‌طور کلی سازمان باید متناسب با گستره و کاربرد نقش‌های مدیریت دانش و نیازهای دانشی اقدام به طراحی ساختار مدیریت دانش و تعریف نقش‌های آن کند؛ اما نکته بسیار مهم در طراحی ساختار مدیریت دانش این است که به‌هیچ‌عنوان مسئولیت تمامی اقدامات را نباید به یک فرد واگذار کرد و تمامی افراد باید به‌نوعی در این فرایند دخیل باشند.
برنامه‌های مدیریت دانش
رویکرد یک سازمان به مدیریت دانش تنها نباید به پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش مانند انجمن خبرگی، کافه دانش، تدوین درس‌آموخته‌ها و غیره محدود شود. بی‌شک این فعالیت‌ها برای سازمان ارزش‌افزوده ایجاد می‌کنند، اما این به‌تنهایی کافی نیست. علاوه بر اقدامات اجرایی، سازمان باید رویکرد مدیریت دانش خود را تعیین کرده و مبتنی بر آن اقدامات اجرایی را انجام دهد. به زبان ساده‌تر، سازمان باید برنامه‌های مدیریت دانش خود را به‌صورت جامع تعریف کرده و سپس اجرای آن بپردازد. این بدین معنی است که اهداف و استراتژی‌های مدیریت دانش هم‌راستا با اهداف و استراتژی‌های سازمان باشد. با داشتن یک برنامه مدیریت دانش مدون فعالیت‌های تاکتیکی به روشی سیستماتیک و از پیش تعیین شده اجرا می‌شوند.
فرآیندهای سازمان
مجموعه فرایندهای سازمان باید سیاست‌ها و فرایندهای مدیریت دانش را پشتیبانی کند تا به‌عنوان موضوعی جداگانه یا اختیاری تلقی نشود. فرآیند مدیریت دانش نیز به‌اندازه دیگر فرایندهای سازمانی به مالکیت، نگهداری و رسیدگی نیاز دارد. رسیدن به این نقطه زمان‌بر است. این امر به دلیل پیامدهای فرهنگی به یک برنامه مدیریت تغییر نیاز دارد؛ اما وقتی سازمان به این نقطه رسید، این موضوع محرز خواهد شد که دانش یک دارایی اصلی است که باید به‌صورت حرفه‌ای مدیریت شود.
حاکمیت
سازمان‌ها باید در زمینه مدیریت دانش پاسخگو باشند. درصورتی‌که ساختار حاکمیتی جهت پیگیری مناسب مدیریت دانش در سازمان برقرار نشود، درنهایت سازمان از اهداف دور خواهد شد. این چالش حتی درصورتی‌که از مدیریت دانش با سطوح بالایی از اشتیاق و انرژی نیز حمایت شود نیز اتفاق می‌افتد
تدوین برنامه‌های مدیریت دانش ساختارند می‌تواند به این امر کمک کند. با انجام این کار رهبران سازمان می‌توانند بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد میزان پیشرفت و موفقیت مدیریت دانش را ارزیابی کنند. رهبران سازمان باید مدیریت دانش را به معنای واقعی بپذیرند و در مورد آن صحبت کنند، آن را مورد سؤال قرار دهند و به کارکنان نشان دهند که سازمان دارایی دانش خود را در اولویت قرار داده است.
تغییر اجرای مدیریت‌شده
اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت دانش کاملاً به تغییر در رفتار و فرهنگ سازمان بستگی دارد. رهبران سازمان باید واقعاً بخواهند که این کار را انجام دهند. تا زمانی که پشتیبانی رهبران سازمان از این فرایند وجود نداشته باشد، سرمایه‌گذاری در فرآیندهای مختلف، تأثیر چندانی نخواند داشت. اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت دانش که درنهایت می‌تواند منجر به یکپارچه‌سازی مؤثر شود به یک برنامه مدیریت تغییر بستگی دارد که بر مبنای اصول زیر طراحی شود:
- وجود یک نیاز کسب‌وکاری روشن؛
- تدوین چشم‌انداز مدیریت دانش؛
- حمایت مالی و پشتیبانی ارشد از برنامه؛
- پیاده‌سازی در پایلوت؛
- آموزش هدفمند کارکنان
همه‌ی این موارد باید با نوعی استراتژی ارتباطی بسیار مؤثر همراه باشند که با کارکنان در مورد ماهیت مدیریت دانش، چگونگی فرایند و ارزش‌افزوده آن صحبت کند و به بازخورد کارکنان گوش دهد. به بیان ساده، برای پیاده‌سازی مدیریت دانش باید هم قلب و هم ذهن کارکنان را آماده کرد.
