در این مطلب به بررسی کسب دانش برای توسعه سازمان میپردازیم.
برداشت موثر دانش، بهرهبرداری و به اشتراکگذاری دانش برای هر سازمانی مزیت رقابتی محوری هستند. همانطور که فرانسیس بیکن[1] گفته: “دانش قدرت است”. دانش هدایت شده از طریق سیستم مدیریت دانش کمک میکند تا شکاف مهارتها برطرف شود؛ به افراد اجازه میدهد تصمیمات بهتری بگیرند و نتایج کارآمد و مثمرثمر ارائه دهند؛ که در نهایت منجر به صرفهجویی در وقت و هزینه میشود.
دانش میتواند به طور گسترده به دو گروه تقسیم شود: دانش آشکار و پنهان
دانش آشکار دانشی است که به سادگی قابل بیان، ارائه، ذخیره، تسهیم و انتقال است. میتواند به راحتی تدوین و توسط سازمان از طریق کتابچههای راهنما، اسناد، دورههای آموزش الکترونیک، کدگذاری و غیره حفظ شود.
با این حال، دانش پنهان یا ناملموس که همراه با تجارب و تخصص افراد است، تنها میتواند از طریق انجمنهای KM حفظ شود. در ذهن افراد است و به سادگی قابل ارائه و بیان نیست. این دانش در پی تجربهها، مهارتها و داناییهای شخصی، در اذهان افراد پدید میآید و به آسانی تن به نمایش و بیان آشکار نمیدهد. دانش پنهان نوعی دانش است که فرد دارد و شخصی است و فرموله کردن آن بسیار مشکل است و نمیتوان آن را براحتی توضیح داد یا به دیگران انتقال داد و قابل کدگذاری نیست.
چالش اصلی مدیریت دانش در بحث دانش آشکار و پنهان، تبدیل دانش پنهان به دانش آشکار است. این دانش منجر به تصمیمات و نتایج بهتر میشود که نه تنها به نفع افراد است؛ بلکه سازمان را به طور کلی سود میبخشد.
در زیر برخی از موثرترین شیوههای مدیریت دانش برای ثبت دانش پنهان و ایجاد چارچوب مدیریت دانش در هر سازمان آورده شده است:
1- برنامه Joiner new
ابزار بسیار موثر برای تشکیل تیم جدید و سرعت بخشیدن به تیم، برنامه جونیور جدید است. این فرآیند شروع شامل ارائه کتاب راهنما، منابع، راهنمای ابزارهای رایج، فرآیندها، روشها، تماسهای مهم و غیره برای انتقال دانش موثر به جونیور جدید است.
2- برنامه خروج
در بسیاری از سازمانها، به دلیل تغییرات مدیریتی متعدد، مدیریت سازمان مدت زمان کمی در راس سازمان بوده است و به همین دلیل، درک درستی از خروج دانش خبرگان ندارد و نمیتواند این موضوع را به عنوان یک مشکل جدی تشخیص دهد. همچنین در بسیاری موارد، مدیر سازمان به اندازه کافی از نزدیک با کارگران ارزشمند کار نکرده است تا ارزش دانش پنهان آنان را بشناسند. وقتی کارمندی سازمان یا تیم را ترک میکند، تمام دانش پنهان نیز همراه با او خارج میشود. ایجاد یک فرآیند مصاحبه خروج قوی برای اطمینان از گرفتن کلیه آموختههای مربوطه از کارمند بسیار حیاتی است: ازجمله مسئولیتهای کلیدی شغل، محل فرآیندهای مستند، تجربیات مثبت و منفی، ارتباطات کلیدی و غیره. این دانش باید بهطور خردمندانه و بهصورت مدون برای سایر کارمندان مورداستفاده قرار گیرد و در نهایت منجر به توسعه سازمانی شود.
3- به اشتراکگذاری بهترین شیوهها[2]
“بهترین شیوهها” تکنیکی است که از طریق تجربه نتایج بهتر و ملموسی را در مقایسه با سایر روشهای آزمایششده ایجاد میکند. به دست آوردن و به اشتراکگذاری بهترین شیوهها باید یک مؤلفه مهم در هنگام تنظیم چارچوب مدیریت دانش برای دستیابی به حداکثر مزایای تجارب و دانش مشترک باشد.
4- راهاندازی پایگاه دانش
راهاندازی یک پایگاه دانش و دایرکتوری SME که میتواند بهراحتی توسط همه کارکنان برای بهترین شیوهها قابلدسترسی باشد، مدیریت فکری، فرآیندها و رویهها میتوانند یک ابزار بسیار مؤثر در صرفهجویی در زمان باشند که منجر به بهرهوری بیشتر میشود.
5- جوامع و همکاری
همکاری و جوامع KM عناصر سازنده چارچوب KM هستند. این همکاری به افراد امکان میدهد تا با سایر افراد حرفهای ارتباط برقرار کنند تا اطلاعات، بهترین روشها و ایدههای مهم و جدید را برای نوآوری به اشتراک بگذارند. با استفاده از ابزارهای شبکه اجتماعی مورداستفاده در سازمان، میتوان بهطور مؤثر همکاری را تسهیل کرد. این فناوریهای قدرتمند برای ترویج همکاری در سناریوهایی که مخاطبان در سطح جهانی پراکنده هستند یا بهطور مجازی کار میکنند، بسیار مؤثر هستند. انجمنها یک پلتفرم هستند که میتوان از آن برای دستیابی به دانش پنهان مشترک توسط همکاران و تبدیل به دانش آشکار استفاده کرد که در آن زمان توسط کارمندان در سطح جهانی قابل دستیابی خواهد بود.
6- تجزیهوتحلیل معیارها
برای اندازهگیری تأثیر چارچوب مدیریت دانش، اندازهگیری فعالیتهای مدیریت دانش از طریق معیارها از اهمیت حیاتی برخوردار است. با تأثیر مستقیم KM بر بهرهوری عملیاتی، کاهش هزینه را میتوان با تجزیهوتحلیل معیارهای ROI به دست آورد. تحلیل منظم ابزارهای مدیریت دانش و ابتکارات را میتوان در حین ارتقا چارچوب KM نیز مهم دانست.
هدف از تلاشهای مدیریت دانش این است که دانش مناسب را در زمان مناسب در اختیار فرد مناسب قرار دهد. روشهای ذکر شده در بالا کامل نیستند و قطعاً بسته به اهداف سازمان شما و اولویتها متفاوت هستند، بااینحال، آنها اساس مدیریت دانش مؤثر را شکل میدهند.
منبع:
https://www.kminstitute.org/blog/capturing-knowledge-organizational-development
پانوشت
[1] Sir Francis Bacon
[2] best practices