مشکلات و چالشهای پیشروی پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان تنها با نرمافزار مدیریت دانش قابلحل نیستند. بسیاری از سازمانها به ما مراجعه میکند و میگویند “ما مشکل مدیریت دانشی داریم”. تیمهای پروژه ما نمیتوانند دانش موردنیاز برای انجام پروژههای خود را پیدا کنند؛ با ما همکاری کنید تا سیستم بهتری برای ذخیره و دسترسی به اطلاعات پروژه ایجاد کنیم.
در بسیار از این دست سازمانها، مشکل اصلی عدم دسترسی به دانش پروژه است. آنها فکر میکنند این مشکل را میتوان با نرمافزار مدیریت دانش مانند طبقهبندی، ابر داده، پورتال و جستجو و دسترسی بهتر به اسناد پروژه حل کرد؛ اما سخت در اشتباه هستند!
شما نمیتوانید تمامی مشکلات مدیریت دانش را تنها با نرمافزار مدیریت دانش حل کنید.
نرمافزار مدیریت دانش لازم است کافی نیست
- بسیاری از دانش ها در سازمان هرگز مستندسازی نمیشود. برای کارکنان یک سازمان اغلب نوشتن و مستندسازی دانش کاری بسیار دشوار است ولی توضیح دادن تجربیات برایشان راحتتر است. حدودا 80 درصد دانش سازمانها غیر مستند هست و فقط از طریق شبکههای ارتباطی و تعاملی، انجمن خبرگی و فرآیندهای مکالمهای مانند یادگیری از همتایان و اشتراک دانش قابلدسترس هستند. در این میان نرمافزار مدیریت دانش فقط میتواند چرخه انتقال دانش را تسریع کند.
- یک مشکل رایج در بسیاری از سازمانهای پروژه محور این است که دانش پروژه ممکن است هرگز در اسناد پروژه ثبتنشده باشد. این پروژه ممکن است هرگز دانشی ایجاد نکرده باشد، زیرا هرگز در برنامه کاری نبودهاند، هیچکس برای ثبت و جمعآوری آنها تعیین نشده است. بنابراین دانش پروژه هرگز ثبتنشده است. شاید پروژه چند درساموخته یکخطی را جمعآوری کرده باشد، اما اغلب این موارد بیکیفیت هستند، زیرا کنترل کیفی بر روی محتوای دانش وجود ندارد. برای اینکه این دانش در وهله اول ثبت شود، باید فرآیندهای انعکاس تیمی و درسآموزی را همراه با مسئولیتپذیری و کنترل کیفیت مربوطه معرفی کنید.
- تمامی اطلاعات پروژه دانش قابل استفاده نیستند. اگر فقط به اسناد پروژه بهعنوان منبع دانش متکی هستید، به منبعی با نویز زیاد و سیگنال کم تکیه خواهید کرد. بسیاری از اسناد صرفاً دستورالعملها هستند (گزارشها، یادداشتها، فاکتورها، نمودارها) و جستجوی محتوای دانش مانند جستجوی سوزنی در انبار کاه است.
درنهایت، بسیاری از مشکلات و چالشهای پیادهسازی مدیریت دانش دانش فرهنگی هستند و صرفا با تهیه نرم افزار مرتفع نمیشوند. کارکنان انگیزه دارند که بهجای صرف وقت برای تأمل در درسآموختهها، صرفنظر از اینکه چقدر مهم هستند، برای کار بعدی اقدام کنند. آنها ممکن است نخواهند دانش را بهاشتراک بگذارند، زیرا احساس میکنند این دانش بهتر است فقط برای خودشان باشد تا جایگاه خود را داشته باشند. کارکنان از سندرم “اینجا اختراع نشده” رنج میبرند که باعث میشود آنها را به اختراع مجدد به استفاده مجدد ترجیح دهند.
اگر کارکنان نمیخواهند به دنبال دانش باشند، سازماندهی اطلاعات پروژه شما فایدهای ندارد و اگر آن را پیدا کنند از آن استفاده نمیکنند. من اغلب از تشبیه آموزش خواندن به فرزندتان استفاده میکنم. اولین کاری که انجام میدهید القای عشق به کتاب است، بنابراین کودک مشتاق داستان است. پسازآن میتوانید مجموعه کتابها را سازماندهی کنید. به همین ترتیب، بهعنوان یکی از اولین گامها در مدیریت دانش، سازمان باید میل به دانش را در کارکنان القا کند.
زمانی که بدانیم دانش پروژه در حال جمعآوری است، پروژهها محصولات دانشی را ایجاد میکنند و کیفیت بالایی دارند، میتوانیم برای آن تقاضا ایجاد کنیم. در اینجاست که نرمافزار مدیریت دانش واقعاً پشتیبانی عالی را ارائه خواهند کرد. مدیریت بهتر اطلاعات میتواند به مشکلات مدیریت دانش کمک کند، اما نمیتواند بهتنهایی آنها حل کند. اگر مشکل مدیریت دانش دارید، به فرایند مدیریت دانش و همچنین مدیریت اطلاعات نیاز دارید، نه فقط نرم افزار مدیریت دانش.
منبع:
http://www.nickmilton.com/2021/11/why-you-cant-solve-knowledge-problems.html
