چگونه مدیریت دانش بهره‌وری را بهبود می‌بخشد؟

در این مطلب به بررسی چگونه مدیریت دانش بهره‌وری را بهبود می‌بخشد؟ می‌پردازیم.

مدیریت دانش بر ارتباط افراد با دانش مورد نیاز برای انجام کار متمرکز است. بکارگیری دانش موجب ارتقاء و  بهبود بهره‌وری در سازمان می‌شود. کارمندان تمایل دارند سازنده باشند و احساس کنند که تأثیر محسوسی بر سازمان خود دارند. آن‌ها برای موفق بودن، به ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش و منابع کمکی برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارند.

مدیریت دانش مدرن شامل متمرکز کردن هوش جمعی یک سازمان و قابل جستجو کردن دانش است تا همه کارکنان بدون توجه به جایی که در حال کار هستند بتوانند از آن بهره ببرند.

دسترسی آسان به دانشی که در سرتاسر سازمان وجود دارد، منابعی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد که برای کارهای روزانه خود  به آن نیاز دارند. آن‌ها می‌توانند دانش و آموخته‌های سازمانی را از همتایان خود بگیرند و در کارهای خود از آن استفاده کنند. دسترسی بیشتر به دانش، منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر و مطمئن‌تر، خطاهای کمتر و در مجموع نتایج موفق‌تر می‌شود.

چگونه مدیریت دانش بهره‌وری را بهبود می‌بخشد؟

در ادامه این بخش مهم‌ترین تاثیرات مدیریت دانش بر بهره وری سازمان را با هم مرور می کنیم:

• به حداقل رساندن اختلالات در جریان کار؛ به‌طور متوسط، 25 دقیقه طول می‌کشد تا کارکنان  پس از یک وقفه به کار خود بازگردند. هنگامی‌که کارمندان می‌توانند اطلاعات موردنیاز خود را از طریق جستجوی سریع بیابند، به‌جای توقف کاری برای جستجوی چندین پایگاه داده، اختلالات کمتری را تجربه کرده و کارهای بیشتری انجام دهند.
• به حداقل رساندن درخواست‌های تکراری از خبرگان؛ شرکت‌های کوچک و متوسط ​​معمولاً باید سؤالات یکسانی را از کارکنان مختلف مطرح کنند که باعث ایجاد اختلالات غیرضروری می‌شود. زمانی که شرکت‌های کوچک و متوسط ​​می‌توانند پاسخ یک سؤال را یک‌بار مستند کنند و آن را با همه کارکنانی که به آن اطلاعات نیاز دارند به اشتراک بگذارند، زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کار ایجاد می‌شود.
• پاسخگویی سریع‌تر به سؤالات مشتریان؛ برای کارمندانی که با مشتری روبرو هستند، یا کارمندانی که با ذینفعان داخلی کار می‌کنند، ارائه پاسخ به‌موقع به سؤالات مشتری بسیار مهم است. هنگامی‌که کارمندان می‌توانند جستجوی کلیدواژه انجام دهند و به‌سرعت پاسخی را ارائه کنند، می‌توانند به‌طور مؤثرتر به مشتریان کمک کنند و تجربه مثبت‌تری برای مشتری ارائه دهند.

چگونه مدیران دانش می‌توانند دسترسی و بهره‌وری دانش را بهبود بخشند

به‌عنوان یک مدیر دانش، می‌توانید نقشی کلیدی در بهبود دسترسی به دانش، بهره‌وری و تجربه کلی کارکنان داشته باشید. در ذیل بهترین روش‌هایی که باید هنگام ایجاد یا اصلاح استراتژی مدیریت دانش سازمان خود به خاطر بسپارید آمده است:

• با جستجوی دانش شروع کنید

مردم عادت دارند برای پاسخ به سؤالاتی که در زندگی روزمره آن‌ها پیش می‌آید، یک جستجوی آنلاین سریع انجام دهند. کارمندان باید بتوانند از این راحتی در زندگی کاری خود بهره‌مند شوند، به این معنی که تمام دانش شرکت باید مستند شده و در یک پلتفرم متمرکز قابل جستجو باشد.

هنگام ارزیابی پلتفرم‌های مدیریت دانش، به دنبال راه‌حل‌هایی باشید که همه محتوا را جستجو می‌کند، نه فقط عناوین و هشتگ‌ها. این به کارمندان کمک می‌کند حتی زمانی که عنوان یا کلمات کلیدی دقیق را نمی‌دانند محتوای مرتبط را پیدا کنند. همچنین به کارمندان کمک می‌کند تا اطلاعات مربوط به انواع فایل‌های مختلف، از جمله اسلایدها، ویدیوها و صوت‌ها را کشف کنند.

زمانی که تمام دانش شرکت قابل جستجو باشد، کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی ایمیل‌های قدیمی یا جستجو در پوشه‌های مشترک می‌کنند و زمان بیشتری را برای استفاده از آن دانش در کار خود صرف می‌کنند.

• راه‌های مختلف جستجوی افراد را در نظر بگیرید

درحالی‌که جستجو باید هسته اصلی استراتژی مدیریت دانش شما باشد، مهم است که راه‌های مختلف جستجوی اطلاعات را نیز در نظر بگیرید. به تجربه خرید آنلاین فکر کنید: ممکن است با جستجوی کلمه کلیدی شروع کنید اما سپس با استفاده از فیلترهایی مانند قیمت یا رنگ، نتایج خود را محدود کنید. کارکنان انتظار دارند که بتوانند پلتفرم مدیریت دانش را به روشی مشابه هدایت کنند؛ همچنین انتظار دارند که نتایج جستجوی آن‌ها با هدفشان مطابقت داشته باشد. به‌عنوان مثال، اگر به محتوایی در مورد «دورکاری» علاقه‌مندند، احتمالاً به دنبال محتوایی هستند که شامل اصطلاح «دورکاری» نیز باشد.

به دنبال یک پلتفرم مدیریت دانش باشید که از جستجوی دقیق و ایجاد فیلترهای قابل تنظیم پشتیبانی کند تا کارمندان مسیرهای متعددی برای دستیابی به اطلاعات موردنیاز خود داشته باشند. این کار به طیف گسترده‌ای از کاربران پلتفرم اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به پیش‌بینی کلمات کلیدی دقیقی که تولیدکنندگان محتوای مختلف در مستندات خود استفاده می‌کنند، کارآمدتر کار کنند.

• دانش را در قالب‌های مشخص و مناسب دسته‌بندی کنید

قبل از اینکه کارمندان یک مقاله طولانی را بخوانند، یک جلسه آموزشی ضبط‌شده را تماشا کنند، یا یک گزارش تحقیقاتی مفصل را در یک اسلاید تجزیه‌وتحلیل کنند، ترجیح می‌دهند بدانند که آیا محتوا، حاوی اطلاعات کلیدی موردنظرشان است. می‌توانید با ارائه برخی قالب‌های مشخص، به آن‌ها کمک کنید تا محتوای مرتبط را سریع‌تر شناسایی کنند.

افزودن تصاویر کوچک به محتوای دانشی، میانبر بصری عالی برای استفاده‌کنندگان محتوا فراهم می‌کند. مغز انسان می‌تواند تصاویر را تنها در 13 میلی‌ثانیه پردازش کند، به این معنی که دیدن یک تصویر کوچک می‌تواند به کارمندان کمک کند تا سریع‌تر از خواندن عنوان سند، کلیات یک محتوا را بسنجند. از ریز عکس‌ها نیز می‌توان برای گروه‌بندی بصری محتوای مرتبط با هم استفاده کرد.

توضیحات یا خلاصه‌های کوتاه در بالای یک سند همچنین می‌تواند به کارمندان کمک کند تا تشخیص دهند که آیا ادامه خواندن دانش برای آن‌ها منطقی است یا خیر. ازآنجایی‌که افزودن خلاصه‌ای به هر محتوایی که به اشتراک می‌گذارند برای مشارکت‌کنندگان محتوا زمان‌بر است، بهتر است به دنبال راه‌حلی برای مدیریت دانش باشید که بتواند اسناد مبتنی بر متن را دریافت کند و به‌طور خودکار شرح و خلاصه تولید کند.

• برای شناسایی شکاف‌های دانش، به روند جستجو نگاه کنید

مسلح کردن کارمندان با یک موتور جستجوی قدرتمند فقط نیمی از معادله برای بهبود بهره‌وری است؛ همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که کارمندان جستجو می‌کنند مستند شده و در صورت نیاز در دسترس آن‌ها باشد.

اگر پلتفرم مدیریت دانش سازمانتان گزارش داخلی ارائه می‌دهد، می‌توانید به پرکاربردترین عبارات جستجو نگاه کنید تا بهتر بفهمید کارکنان به دنبال چه چیزی هستند و آیا منابع موجودی وجود دارد که نیازهای آن‌ها را برآورده می‌کند یا خیر. از آنجا، می‌توانید فهرستی از دارایی‌های دانش جدید برای همکاری با کارشناسان موضوعی مناسب برای افزودن آن‌ها به پلتفرم ایجاد کنید.

• دانش را در صورت تقاضا در دسترس قرار دهید

همان‌طور که روش کار ما تغییر می‌کند و سازمان‌ها به‌طور فزاینده‌ای به سمت برنامه‌های کاری از راه دور، ترکیبی یا انعطاف‌پذیر می‌روند، نقش مدیر دانش بیش از هر زمان دیگری مهم می‌شود. با ایجاد یک نرم‌افزار مدیریت دانش که به کارکنان کمک می‌کند تا در صورت نیاز، به دانش دسترسی پیدا کنند، مهم نیست در کجا و چه زمانی کار می‌کنند، آن‌ها خواهان این هستند که روال کاری معنادارتری داشته باشند؛ و این چیزی است که هم برای مشاغل و هم برای کارمندان ارزش جشن گرفتن دارد.

https://www.kminstitute.org/blog/how-knowledge-management-improves-productivity-and-employee-experience