چگونه با انتخاب درست سفیران دانش نتایج ارزشمندی خلق کنیم؟
بسیاری از پروژه‌های بهبود سازمانی با شور و اشتیاق فراوان آغازشده ولی پس از مدتی رها می‌شوند. مدیریت دانش هم از این قاعده مستثنی نیست. فعالیت‌‌های مختلفی پیش از اجرای پروژه و در جلسات اولیه برنامه‌ریزی می‌شود و سازمان شروع به پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌کند؛ اما پس از چند ماه مشکلات مختلفی پیش روی پروژه قرار می‌گیرد و درنهایت پروژه آن‌طور که باید به اتمام نمی‌رسد. بدین ترتیب تعداد زیادی از کارکنان سازمان که در پایلوت‌های مختلف در پروژه مشارکت داشتند، منتظر یک خروجی مشخص از اقدامات مدیریت دانش هستند، ولی بدون مشاهده هیچ نتیجه قابل دفاعی و با گفتن این جمله که” این پروژه هم مثل بقیه پروژه‌های بهبودی سرکاری بود” به روند معمول کاری خود بازمی‌گردند. دلایل مختلفی برای وقوع چنین شرایطی وجود دارد که در این مطلب به یکی از آن‌ها، یعنی “ساختار سازمانی نامناسب مدیریت دانش” می‌پردازم.
ساختار مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش نیز همانند سایر نظام‌ها و فرایندهای سازمانی، نیازمند ساختاری مناسب برای اجرا است. با توجه به میزان پیچیدگی سازمان، ساختار مدیریت دانش معمولا در 2 یا 3 سطح طراحی می‌شود. مدیران ارشد در بالاترین سطح این ساختار وظیفه تعیین سیاست‌های کلان و راهبری اقدامات مدیریت دانش را بر عهده‌دارند. سطح بعدی که از مدیران میانی تشکیل‌شده است، وظیفه طراحی رویکردهای اجرایی، ایجاد بسترهای مناسب برای پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش و نظارت بر نحوه اجرای اقدامات را بر عهده دارد. سطح سوم نیز در صف اول خط مقدم مدیریت دانش، وظیفه بسیار مهم و کلیدی اجرای مدیریت دانش را بر عهده دارد. در بیشتر سازمان‌ها، سطح اول و دوم این ساختار به‌خوبی طراحی می‌شود و معمولاً هم وظایف خود را به‌درستی انجام می‌دهند؛ اما چرا در این سازمان‌ها مدیریت دانش پس از مدتی راه به‌جایی نمی‌برد؟ پاسخ واضح است؛ چون سطح سوم به‌خوبی نقش خود را ایفا نمی‌کند.
سفیر دانش کیست؟
سفیران دانش بخش اصلی از سطح سوم ساختار مدیریت دانش و به تعبیری مهمترین رکن پیاده‌سازی و استقرار مدیریت دانش در هر سازمانی هستند. بدون حضور فعال نمایندگان مدیریت دانش، پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش مقطعی بوده و تا لایه‌های عملیاتی و به‌اصطلاح کف سازمان پیشروی نمی‌کند. شاید مهم‌تر از توانمندسازی سفیران دانش، انتخاب درست سفیران دانش آن‌هاست.
به‌بیان‌دیگر درصورتی‌که افراد مناسبی را برای این کار انتخاب کنیم آموزش و توانمندسازی آن‌ها نیز با شرایط مطلوب‌تری انجام خواهد شد و احتمال موفقیت مدیریت دانش در سازمان به‌شدت افزایش می‌یابد.
علی‌رغم ارائه شاخص‌هایی برای انتخاب این افراد، معمولاً سازمان‌ها در تله‌ای گرفتار می‌شوند که توانایی شناسایی و معرفی درست این افراد را از دست می‌دهند. تجربیات چند سال اخیر من و همکارانم در گروه مشاوره مدیریت دانش دانا نشان داده که معمولاً دو حالت زیر بیشتر اتفاق می‌افتد:
- معرفی افراد باسابقه بسیار کم
- معرفی افرادی باسابقه کاری بسیار زیاد
در هر دو حالت انتخاب سازمان بدون نتیجه خواهد بود و سفیران دانش انتظارات موردنظر را محقق نمی‌کنند. دلیل آن‌هم بسیار واضح است. افراد باتجربه کاری بسیار کم، شناخت کافی نسبت به فرایندهای کاری و خبرگان سازمان ندارند و افراد باسابقه کاری بالا نیز فرصت و انگیزه لازم برای این کار را ندارند.
البته دسته سومی هم وجود دارد که ما نام این افراد را “کارشناسان پارکینگی” گذاشتیم. افرادی که در واحد کاری خود به دلیل عدم توانمندی‌های لازم، بی‌کار هستند و مدیران واحد از فرصت پیش‌آمده در حوزه مدیریت دانش استفاده (شاید هم سوءاستفاده) می‌کنند و آن‌ها را به‌عنوان سفیر دانش معرفی می‌کنند. به‌هرحال با گزینش اشتباه و ورودی نامناسب، نباید انتظار کسب خروجی و نتایج مطلوب از این فرایند داشته باشیم.
اما برای حل این مشکل بزرگ و تاریخی در پیاده‌سازی مدیریت دانش باید چه‌کار کنیم؟ پاسخ به این سوال خیلی دشوار نیست. بهترین گزینه برای نمایندگان مدیریت دانش، افراد باانگیزه بالایی هستند که باید آن‌ها را در با شیوه‌هایی شناسایی کرد و فرصت رشد و شکوفایی را برای آن‌ها فراهم کرد.
جوجه اردک‌های زشت را به سفیران دانش زیبا تبدیل کنیم
احتمالاً همه ما داستان معروف جوجه اردک زشت هانس کریستین اندرسون را شنیده‌ایم. پرنده کوچکی که از سر اتفاق در یک دسته جوجه اردک قرار می‌گیرد و چون ازنظر ظاهری زشت به نظر می‌رسد از طرف اردکها طرد می‌شود. تا اینکه زمان می‌گذرد و وی تبدیل به یک قوی زیبا می‌شود. جوجه اردک زشت می‌تواند نماد تک‌تک کارکنان سازمان باشد. همه ما می‌توانیم همان جوجه اردک زشت باشیم که درگذر زمان قوی زیبای منحصربه‌فردی شویم؛
اما نکته کلیدی در این است که آن جوجه اردک زشت به‌هرحال تبدیل به یک قوی زیبا می‌شد، اما برای ما لزوماً مسیر پیشرو این‌چنین نیست. دنیا پر است از آدم‌هایی که در جایگاه واقعی خود قرار ندارند. قوهایی که قو بودن خود را باور نکردند و همراه اردکها به زندگی خود ادامه دادند. (برگرفته از کتاب ذهن زیبا نوشته دکتر مجتبی لشکر بلوکی و وحید مشایخی)
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش باید به دنبال جوجه اردک‌های زشت سازمان باشیم. کشف و شکوفا کردن جوجه اردکها کار ساده‌ای نیست؛ اما امکان‌پذیر است. برای این کار باید ابتدا با تکنیک‌هایی که در حوزه مدیریت منابع انسانی و مدیریت استعدادها مرسوم است، افراد مناسب را انتخاب کنیم و سپس بسترهای رشد را برای آن‌ها فراهم کنیم.
یک تجربه موفق؛ ورود پارکینگی‌ها ممنوع!
چند سال پیش دریکی شرکت‌های صنعت نفت، مدیر پروژه پیاده‌سازی مدیریت دانش بودم و این بار برای انتخاب نمایندگان مدیریت دانش کمی وسواس به خرج دادم. در ابتدا یک جلسه توجیهی برای مدیران ارشد سازمان که عمدتا عضو پایلوت بودند برگزار کردم و اهمیت نقش سفیران دانش در موفقیت مدیریت دانش را تبیین کردم. مهمترین مفهومی که در این جلسه به دنبال آن بودم تنها یک جمله بود؛ معرفی کارشناسان پارکینگی‌ها ممنوع!
پس‌ازاین جلسه لیست 3 برابر ظرفیت موردنیازمان را با همراهی تیم اجرایی پروژه از واحدهای مختلف جمع‌آوری و جلسه توجیهی را نیز برای آن‌ها برگزار کردیم. در این جلسه از مدعوین درخواست شد تا در شاخص‌هایی به خود نمره بدهند و اگر نمره‌شان از حداقل اعلام‌شده کم‌تر شد، مناسب برای پذیرفتن این نقش نیستند و نیازی به آن‌ها در جلسات بعدی نیست. با این غربالگری تعداد نفرات موردنظر که پتانسیل‌های مطلوبی داشتند شناسایی شدند و دوره‌های آموزشی توانمند ساز برای آن‌ها برگزار شد. از طرفی عملکرد آن‌ها نیز به‌صورت ماهیانه مورد ارزیابی قرار می‌گرفت و هر سه ماه نیز برترین نفرات معرفی می‌شدند و از آن‌ها تقدیر می‌شد. مجموعه این اقدامات موجب شد تا در یک بازه زمانی شش‌ماهه حدود 15 نماینده مدیریت دانش توانمند در سازمان شناسایی شوند و با تیم مدیریت دانش برای پیاده‌سازی راهکارها و ابزارها همکاری نمایند.
بعدها به نقل از یکی از دوستان شنیدم که مدیر ارشد دانش شرکت از دیدن نام برخی از افراد در لیست برترین سفیران دانش تعجب کرده بود و باور نمی‌کرد این افراد بتوانند در این کار مهم موفق شوند. این افراد جوجه اردک‌های زشتی بودند که به قوهای زیبا تبدیل شدند و استعداد خود را شکوفا کردند.
سفیران دانش تاثیرگذارترین نقش را برای زنده‌ماندن مدیریت دانش در سازمان ایفا می‌کنند. انتخاب درست، توسعه و نگهداشت این افراد یکی از مهمترین موضوعاتی است که باید توسط 2 سطح ابتدایی ساختار مدیریت دانش در هر سازمانی مور توجه قرار گیرد. ایجاد یک نظام انگیزشی مبتنی بر عملکرد برای انتخاب درست سفیران دانش از نان شب هم واجب‌تر است؛ چراکه درنهایت این افراد باید ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش را پیاده‌سازی نموده و با همراهی دانشکاران برای سازمان خلق ارزش کنند.