نقش فناوری در اشتراک دانش

در این مطلب به بررسی نقش فناوری در اشتراک دانش می‌پردازیم.

گاهی اوقات به نظر می‌رسد که شما سازمانی مجهز به همه ابزارهای لازم (از جمله نرم‌افزار وکارکنان بسیار ماهر) هستید، اما با وجود همه این‌ها موفق نمی‌شوید که مدیریت دانش را به‌درستی در سازمان‌تان پیاده‌سازی کنید.

دلیل آن عدم وجود فرهنگ مدیریت دانش است. با این وجود نمی‌توانید فقط یک نرم‌افزار مدیریت دانش بخرید و انتظار داشته باشید که مشکل مدیریت دانش شما حل شود.

چرا باید فرهنگ اشتراک دانش را در اولویت قرار دهید؟

به اشتراک‌گذاری دانش مهم است زیرا بدون آن، بهره‌وری کاهش می‌یابد.

وجود یک منبع دانش یا اطلاعات ذخیره شده در سازمان مهم است، اما اگر به طور مؤثر از این دانش استفاده نشود ارزشی نخواهد داشت.

قبل از رواج دورکاری، شرکت‌ها برای مدت طولانی‌تری می‌توانستند با این رویکرد کنار بیایند.

اما زمانی که دورکاری جدی گرفته شد، مشکلات ناشی از عدم به اشتراک‌گذاری دانش چنان تشدید شد که دیگر نمی‌توان از آن‌ها چشم‌پوشی کرد.

مدیریت دانش مجموعه‌ای از اصول، فرآیندها، ساختارهای سازمانی و کاربردهای فناوری است که به کارکنان کمک می‌کند دانش خود را برای دستیابی به اهداف سازمان به اشتراک بگذارند و از آن استفاده کنند. نکته کلیدی این است که استراتژی مدیریت دانش  باید با اهداف سازمان همسو باشند.

برای دستیابی به اهداف کسب‌وکارتان، باید انگیزه‌های مناسبی برای گسترش فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش پیدا کنید.

به اشتراک‌گذاری دانش توسط یک فرد شروع می‌شود. هنگامی که شما به اشتراک‌گذاری دانش را در محدوده خود تمرین می‌کنید، اطرافیان شما نیز تشویق می‌شوند که همین کار را انجام دهند.

به طور اساسی، به اشتراک‌‌گذاری دانش عبارت است از گشاده‌دستی و شفافیت بیشتر در ارتباط با همکاران، مدیران و در گزارش‌های مستقیم.

نقش فناوری در اشتراک دانش چیست؟

برخی ممکن است استدلال کنند که برای پیاده کردن فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش به هیچ فناوری جدیدی نیاز ندارید.

تا حدودی حق با آن‌هاست. زیرا در اصل مدیریت دانش مربوط به کارکنان است اما، ما استدلال می‌کنیم که به خصوص با وجود دورکاری، نمی‌توانید بدون کمک فناوری، دانش را به طور موثری در یک سازمان به اشتراک گذاشت.

فناوری نقش مهمی در تغییر و تحول فرهنگ سازمان دارد. از بسیاری جهات، این فناوری است که اشتراک دانش را به واقعیت تبدیل کرده است. در گذشته، اشتراک دانش یا کار مشترک با همکاران در سراسر جهان تقریباً غیرممکن بود. اما امروزه این عمل رایج شده است.

 نقطه‌ضعف تکنولوژی

البته ممکن است مشکلاتی در زمینه فناوری وجود داشته باشد.

عمده مشکلات فناوری و تداخل آن به سایر الگوهای محل کار برمی‌گردد.

• تلنبار اطلاعات ایجاد شده در نتیجه توزیع گسترده اطلاعات و در دسترس بودن محتوا
• اختلاف، زمانی رخ می‌دهد که افراد از طریق کانال‌های مشترک دیگران را به چالش می‌کشند
• اتلاف وقت به دلیل گنجاندن الگوهای طراحی شبکه‌های اجتماعی

جنبه مثبت تکنولوژی

ما معتقدیم که مزایای استفاده از فناوری در محل کار، به ویژه در زمینه اشتراک دانش، بیشتر از معایب آن است.

• فناوری به افراد کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را برای تکمیل سریع و موثر پیدا کنند
• فناوری سریع‌ترین راه برای توزیع دانش در سراسر سازمان است به نحوی که به سایر کارمندان، در هرکجای دنیا که هستند به سرعت دسترسی پیدا کنیم.

ویژگی‌های برتر در فناوری اشتراک دانش

ادغام با بسترهای ارتباطی و همکاری

اگر در حال برنامه‌ریزی برای به اشتراک‌ گذاری دانش در سطح سازمان هستید، مطمئن شوید که عملکرد اشتراک گذاری پایگاه دانش شما در مکان‌هایی که کارمندان با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و با همدیگر همکاری دارند به صورت یکپارچه‌ای عمل می‌کند. در بسیاری از تنظیمات مدرن، این مکان‌ها Slack هستند.

جست‌وجوی چندجانبه

ازآنجا‌که نرم‌افزارهای مدیریت دانش برای همه به یک اندازه مناسب نیستند، جای تعجب نیست که اطلاعات و دانش در چندین مخزن ذخیره شوند. این مسئله می‌تواند جستجو و دسترسی به اطلاعات را با چالش روبرو کند.  یک ابزار جستجوی سازمانی که از عملکرد جستجو برخوردار باشد، می‌تواند این چالش را برطرف  کند. ابزارهایی که از قابلیت جستجو استفاده می‌کنند، می‌توانند چندین مخزن را با یک پرس‌وجو اسکن کنند.

در محیط‌ هایی که اشتراک دانش در انجام می‌شود، ابزارهای جستجوباید تا حدودی مورد توجه قرار گیرند.

تایید دانش

دانش تاریخ انقضا دارد. با گذشت زمان، ارزش و کاربرد خود را از دست می‌دهد و باید برای اعتماد کارکنان به اسناد داخلی موجود چاره‌ای اندیشید.

فناوری پایگاه دانش شما باید دارای عملکردی باشد که به شکلی برنامه‌ریزی شده امکان تأیید دانشی که در آن به اشتراک گذاشته می‌شود را فراهم ‌کند و با ارائه اطلاعاتی از قبیل تاریخ نگارش و نام نویسنده مطلب، کاربر را در جریان کیفیت دانشی که در اختیار او قرار می‌گیرد بگذارد. این امر اعتماد به اشتراک گذاری دانش را تضمین می‌کند و تجربه را برای همه طرف‌ها بهبود می‌بخشد.

ماژول‌های تحلیلی قدرتمند

بدون برخی بینش‌ها در مورد نحوه استفاده از پایگاه دانش شما، ارزیابی اینکه آیا استراتژی مدیریت دانش شما مطابق برنامه‌ریزی عمل می‌کند یا خیر، دشوار است. در حالت بهینه، ابزارهای مدیریت دانش شما دارای یک ماژول تجزیه‌وتحلیل قدرتمند است که به مدیران کمک می‌کند تا درک کنند:

آیا شکاف دانشی وجود دارد؟ آن‌ها چه هستند؟

چه سؤالاتی پرسیده می‌شود؟

چند نفر از نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده می‌کنند؟ چند وقت؟

آن‌ها از کجا به دانش دسترسی دارند؟ مرورگر؟

سوالات جویندگان دانش کجا حل شد؟

آیا دانش منسوخ شده است؟

آیا بلیت‌های پشتیبانی منحرف می‌شوند؟

یک ماژول تجزیه‌وتحلیل با این سطح از جزئیات، می‌تواند ابزار بسیار قدرتمندی برای تعیین اشتراک دانش باشد.

لینک مطلب

https://obie.ai/blog/the-role-of-technology-in-creating-a-culture-of-knowledge-sharing/