در این مطلب به بررسی ایجاد دفتر مرکزی مدیریت دانش (CKMO) می‌پردازیم.
در مقالات قبلی منتشر شده در وب سایت دانا به اهمیت ایجاد ساختار مدیریت دانش در سازمان و تاثیرگذاری آن بر موفقیت استقرار مدیریت دانش پرداختیم. در این مقاله به نقش دفتر مرکزی مدیریت دانش در ایجاد یکپارچگی میان ارکان مختلف ساختار مدیریت دانش می‌پردازیم.
دفتر مرکزی مدیریت دانش (Central Knowledge Management Office) از مدیران ارشد سازمان و اعضای تیم اجرایی مدیریت دانش تشکیل شده و بستری برای اجرا و نظارت بر اقدامات مدیریت دانش است. CKMO با شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود و توسعه به‌روش‌ها نقش بسیار موثری در به‌اشتراک‌گذاری دانش، بهبود شاخص‌های فرهنگ سازمانی و نوآوری فردی و سازمانی ایفا می‌کند. علاوه بر این موارد، دفتر مرکزی مدیریت دانش وظایف زیر را نیز بر عهده دارد:
- CKMO منظم و هدفمند است. با اهداف استراتژیک سازمان پیوند ناگسستنی دارد و فقط از دانش‌هایی که معنادارترین، کاربردی‌ترین و هدفمندترین هستنداستفاده می‌کند.
- CKMO در حال تغییر و توسعه است. در CKMO چیزی به عنوان تغییرناپذیر وجود ندارد. دانش‌ها دائماً مورد آزمایش قرار می‌گیرند، به‌روز می‌شوند، مورد تجدید نظر واقع می‌شوند، و گاهی اوقات حتی وقتی دیگر عملی نباشد، منسوخ اعلام می‌شوند. این یک روند سیال و مداوم است.
- CKMO ارزش افزوده دارد. حجم بسیار زیادی از دانش‌های مخازن دانشی سراسر سازمان شما را به خود جلب می‌کند.
- CKMO یک مسئله دیدگاهی و نظری است. این دیدگاه در اصطلاحات استراتژیک کسب و کار بیان می‌شود؛ از لحاظ فنی روشی است که اشتیاق و ایجاد انگیزه در مدیران ایجاد می‌کند تا در رسیدن به اهداف مشترک با یکدیگر همکاری کنند.
- CKMO مکمل است. میتواند با ابتکارات سازمانی دیگری مانند KCS و ITIL ادغام شود.
همواره ایجاد یک ساختار جدید در سازمان با چالش‌های مختلفی همراه است. اما حفظ و نگهداری از ساختار ایجاد شده در راستای تحقق اهداف مورد نظر موضوعی است که باید توجه بیشتری به آن شود. موارد زیر مؤلفه‌های اساسی برای ایجاد و حفظ CKMO است:
-
چشم انداز CKMO
CKMO بازیابی، ایجاد، به اشتراک گذاری دانش و همکاری برای توسعه مدیریت دانش را مقدور می‌سازد. چشم انداز CKMO باید در راستای چشم انداز سازمان باشد و به تحقق آن کمک کند.
-
ماموریت CKMO
ماموریت CKMO پشتیبانی از چشم انداز مدیریت دانش و اجرای به‌روش‌های شناسایی شده برای توسعه مدیریت دانش در سازمان است. اعضای این دفتر تلاش می‌کنند تا سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان افزایش یابد و از دروس آموخته شده در فرایندهای کاری استفاده شود.
-
نظام نامه (حاکمیت) CKMO
نظام نامه مدیریت دانش ضامن پیروی از سیاست‌ها و کنترل اجرای درست آن در سازمان است. در نظام‌نامه CKMO خط مشی‌ها، رویه‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های لازم برای موفقیت در حفظ دارایی‌های دانشی سازمان توصیف می‌شود. نظام نامه CKMO فرآیندها و خط مشی‌هایی را ایجاد می‌کند که باعث می‌شود:
- با تعریف یک فرایند بررسی مداوم (گردش کار) از به اشتراک‌گذاری دانش غیر ضروری خودداری کنید.
- با اجرای سیاست‌های مدیریت کیفیت، اطمینان حاصل کنید که کیفیت دارایی دانش در کل دوره عمر حفظ می‌شود.
- با تعیین دستورالعمل‌هایی برای ایجاد کنندگان دانش یک “تجربه کاربری” با کیفیت بالا و مداوم ارائه دهید.
- مرجع تصمیم‌گیری واضحی ایجاد کنید تا تخطی از سیاست‌ها مدیریت شود و چالش‌های مرتبط به موقع برطرف شوند.
- اطمینان حاصل کنید که استراتژی راه حل با اهداف تجارت مطابقت دارد تا به طور مداوم ارزش تجاری ایجاد کند.
- اطمینان حاصل کنید که دانش مطابق با دستورالعمل‌های سازمانی حفظ می شود.
سیاستگذاری و تسریع در فرآیندها و پیشبرد مدیریت دانش در سازمان، جلب حمایت مدیران عالی سازمان از طریق مشارکت فراگیر مبتنی بر خرد جمعی، تعیین و تصویب خط‌مشی‌ها و اولویت‌های کلان و راهبردی دانشی با توجه به اسناد بالادستی سازمان، همسوسازی برنامه‌های بلندمدت و راهبردی حوزه مدیریت دانش، به منظور پیشبرد اهداف سازمانی، مواردی هستند که باید در سطح راهبری معماری سازمانی مدیریت دانش به آن‌ها پرداخته شود. همچنین برنامه‌ریزی، استقرار و تداوم مدیریت دانش در سازمان به چیدمان افراد حاضر در لایه اجرایی و تلاش و پشتکار این افراد در راستای بهره مندی و بهره‌گیری از ساختار دانشی شرکت وابسته است که در باید در معماری سازمانی مدیریت دانش آن را در نظر گرفت. دفتر مرکزی مدیریت دانش نهادی است که میتواند ساختار مدیریت دانش سازمان را یکپارچه کرده و تمامی ارکان آن را در راستای تحقق اهداف به کار بگیرد.
منبع:
