بازگشت به هفت اصل مدیریت دانش دیو اسنودن

در ژوئن امسال در کنفرانس بین‌المللی مدیریت دانش (ICKM) 2022 که در پوتسدام، درست در گوشه‌ای از اقامتگاه فعلی من در برلین برگزار شد، شرکت کردم. یکی از نکات برجسته این کنفرانس، یادداشت کلیدی دیوید اسنودن بود. گوش سپردن به حرف‌های دیوید همیشه لذت‌بخش است؛ اسنودن در مقدمه سخنرانی خود، بار دیگر به طور خلاصه برخی از جنبه‌های کلیدی مدیریت دانش را برشمرد که در اینجا تکه‌های طلایی آن را تحت عنوان هفت اصل مدیریت دانش دیو اسنودن ذکر می‌کنم تا برای خودم نیز مرور شوند.

هفت اصل مدیریت دانش دیو اسنودن

1. اشتراک دانش تنها به‌صورت داوطلبانه امکان‌پذیر است و نمی‌توان آن را اجباری کرد

اشتراک دانش ذاتاً رفتاری انسانی است. بااین‌حال، این اتفاق تنها زمانی اثربخش است که ما روی عوایدی که از به اشتراک‌گذاری دانش نصیبمان خواهد شد حساب باز کرده باشیم (زیرا می‌خواهیم به دیگری کمک کنیم، زیرا در قبال به اشتراک‌گذاری دانشمان بازخورد خوبی دریافت می‌کنیم، زیرا می‌خواهیم رابطه‌ای را شکل بدهیم، زیرا ممکن است این رفتار به خودمان کمک کند و غیره). اگر بنا به درخواست شخص دیگری دانش خود را به اشتراک بگذاریم، ناخواسته کیفیت را رعایت نمی‌کنیم؛ زیرا ما هیچ سودی از این کار عایدمان نمی‌شود؛ بنابراین، دانشی که به اشتراک گذاشته می‌شود، کیفیت پایین‌تری دارد که ناگزیر منجر به پذیرش کمتر و درنهایت تأثیر کمتر ( یا اصلاً بدون تأثیر) می‌شود. این شاید مهم‌ترین اصل مدیریت دانش باشد، اما متأسفانه سازمان‌ها زمانی که برای انتقال دانش فرایندهایی اجباری در نظر می‌گیرند، پایگاه‌های اطلاعاتی درس‌های آموخته‌شده را ایجاد می‌کنند یا افراد را مجبور می‌کنند تا در گروه‌هایی که برای تبادل دانش ساخته‌ شده است دانش خود را به اشتراک بگذارند، این اصل را نادیده می‌گیرند. در عوض، ما باید روی انگیزه درونی افراد کار کنیم. برای مثال می‌توان روی انگیزه کمک به دیگری، تأثیرگذاری، شناخته شدن به‌عنوان متخصص، ارتقا در جایگاه خود و یا گرفتن پاداش به دلیل کار خوبی که انجام داده‌ایم، سرمایه‌گذاری کنیم.

 

2. ما فقط زمانی می‌دانیم که آنچه را می‌دانیم، بدانیم.

دومین اصل از هفت اصل مدیریت دانش دیو اسنودن به این نکته اشاره دارد که تلاش برای ثبت هر ذره دانش، اتلاف عظیم منابع است. دلیل آن این است که پیشاپیش نمی‌توان فهمید کدام بخش از تمام دانش بالقوه ما واقعاً برای شخص دیگری که در یک موقعیت خاص قرار گرفته مفید خواهد بود. با انتزاع بالا و کدگذاری گسترده و انتشار سریع می‌توان دانش وسیعی را انتشار داد اما با این روش دانشی سطحی ایجاد خواهد شد. با انتزاع و کدگذاری محدود، دانش متراکم‌تر و عمیق‌تری تولید خواهد شد. البته همه‌چیز در مورد انتشار دانش به زمینه‌ای بستگی دارد که در آن قرار گرفته‌ایم. در یک گروه با اعضایی که همگی در یک موضوع تخصص دارند، همان دانشی که در حالت معمولی در شش دقیقه منتقل می‌شود در دو دقیقه منتقل خواهد شد؛ زیرا یک مرجع مشترک مبتنی بر دانش مشترک در میان اعضای تیم وجود دارد. به همین دلیل است که سیلوها در وهله اول وجود دارند؛ زیرا تمرکز بر انتقال دانش فقط در سیلوها اقتصادی‌تر است (ازنظر تلاش). یکی از راه‌های مدیریت انتقال دانش، اشتراک‌گذاری آن در سیلوها یا از طریق فراداده است (بنابراین مردم می‌توانند چیزها را بدون نیاز به دانستن زبان حرفه‌ای پیدا کنند). راه دیگر ترویج دانش، ظهور جوامع غیررسمی است که ما را به اصل بعدی می‌رساند.

3. وقتی پای نیاز واقعی در میان باشد افراد کمی از دانش خود دریغ می‌کنند

به همین دلیل است که ما باید در رسمی‌سازی جوامع و نقش عناصر اجباری در تشکیل جوامع دقت کنیم. ما با ساختارهای رسمی جوامع سالمی را ایجاد نمی‌کنیم. ما باید شکل‌گیری جوامع غیررسمی را تحریک کنیم و آن جوامع غیررسمی ایجادشده را تقویت کنیم تا بتوانند رشد کنند؛ بنابراین ما نباید یک مجموعه ازپیش‌تعریف‌شده از تمرین از ابتدا ایجاد کنیم، زیرا هزینه انرژی برای انجام این کار بسیار زیاد است. ما در عوض محیط را تحریک می‌کنیم تا ببینیم چه چیزی رشد می‌کند و سپس حدومرزها را اعمال می‌کنیم و با سرمایه‌گذاری روی این گروه‌ها حمایت سازمانی موردنیازشان را به آن‌ها می‌دهیم.

4. همه‌چیز تکه‌تکه است

یکی از دلایلی که شبکه‌های اجتماعی نتیجه می‌دهند، تکه‌تکه بودن آن است. مردم دوست دارند حکایت‌ها و تجربه‌هایی را با همدیگر به اشتراک بگذارند. مغز انسان برای مدیریت قطعات پراکنده و کنار هم قرار دادن آن‌ها تکامل یافته است، نه برای پردازش اطلاعات ساختاریافته. این‌گونه است که ما انسان‌ها دانش را در مهمانی، سر میز شام و پشت دستگاه قهوه به اشتراک می‌گذاریم؛ و چنین حکایت‌هایی ارزشمندتر از یک سند ساختاریافته است. ما باید این را در نظر داشته باشیم هنگامی‌که با تمایلات زیادی برای تکیه‌بر دانش صریح رمزگذاری شده در اسناد رسمی روبرو می‌شویم. اسناد رسمی، اگرچه در موقعیت‌های خاص خالی از لطف نیستند، اما بهترین گزینه برای انتشار دانش هم نیستند. ما اساساً در حکایات و ماجراهای تکه‌تکه فکر می‌کنیم و باهم ارتباط برقرار می‌کنیم، بنابراین باید شرایطی را فراهم کنیم که در آن قطعات دانش به حیات خود ادامه دهند و منتشر شوند.

 

5. شکست تحمل‌شده، یادگیری را بهتر از موفقیت نشان می‌دهد

تمام داستان‌هایی که در سرتاسر دنیا به‌عنوان داستان‌های یادگیری برای کودکان تعریف می‌کنیم، داستان‌های شکست هستند، نه موفقیت. هرگز این‌طور نیست که «هانسل و گرتل نقشه‌ای داشتند، به جنگل رفتند و می‌دانند چگونه از آن خلاص شوند.» نه «هانسل و گرتل در جنگل گم شدند و توسط جادوگر زندانی شدند و مجبور شدند در پرواز یاد بگیرند که چگونه از آن خلاص شوند و اشتباه خود را اصلاح کنند.» مغز انسان شکست را سریع‌تر از موفقیت دریافت می‌کند، زیرا اجتناب از شکست نسبت به تقلید از موفقیت استراتژی موفق‌تری است. ما باید بدترین شیوه‌ها را بسازیم، نه بهترین شیوه‌ها (که ممکن است شامل داستان‌های تخیلی و همچنین داستان‌های واقعی باشد). اصل از دست دادن گریز که توسط دیوید کانمن رایج شده است به ما نشان می‌دهد که انسان‌ها برای اجتناب از درد چندین برابر بیشتر از چشم‌انداز سود ارزش قائل می‌شوند. ما باید این جهت‌گیری را در مدیریت دانش نیز اعمال کنیم.

 

6. روشی که ما چیزها را می‌دانیم به‌ندرت با نحوه گزارش ما از دانسته‌هایمان یکسان است.

ما باید همان‌طور که یادگیری اتفاق می‌افتد، یادگیری را به تصویر بکشیم، زیرا چند ساعت بعد، یادگیری را به‌طور متفاوتی به خاطر می‌آوریم. «با این فرض که افراد پروژه‌‌ها را به شکل گذشته‌نگر انجام دهند، افرادی که در یک پروژه شکست می‌خورند، گذشته را کاملاً متفاوت از افرادی به یاد می‌آورند که در یک پروژه موفق می‌شوند.» ما حافظه خود را طوری تنظیم می‌کنیم که با واقعیت زمان حال مطابقت داشته باشد. دانستن این نکته بسیار مهم است، زیرا در مدیریت دانش تأکید روی گزارش‌های ماسبقی است که تقریباً به‌طورقطع اشتباه هستند و به همان شکل گذشته تکرار نخواهند شد. راه‌حل این موضوع تشکیل جوامع غیررسمی است که در آن می‌توان درباره تجربیات صحبت کرده و آن‌ها را با فرض اینکه در زمان حال رخ می‌دهند، مرور کرد.

7. ما همیشه بیشتر از آنچه می‌توانیم بگوییم می‌دانیم و همیشه می‌توانیم بیشتر از آنچه بنویسیم بگوییم.

آخرین اصل از هفت اصل مدیریت دانش دیو اسنودن به ما می‌گیود که همیشه در هنگام انتقال دانش، محتوا و زمینه تجارب از دست می‌رود. برای همین الگوبرداری از یک روایت و قرار دادن تجارب در روایت‌های مشابه کار آسان‌تری است. در زمانی که موقعیت و زمینه تغییر می‌کند آسان‌ترین راه تولید یک سند بداهه‌سازی است. این بدان معنا نیست که بهترین اسناد عملی نمی‌توانند در شرایط خاص مفید باشد؛ اما نباید خود را فریب دهیم که تصور کنیم این جوهر دانش است. به‌احتمال‌زیاد ماهیت دانش در این مسیر گم می‌شود و ما باید قالب‌ها و کانال‌های مکملی را پیدا کنیم که از طریق آن‌ها جوهر تجربیات خود را به اشتراک بگذاریم؛ بنابراین باید نسبت به اتکای بیش‌ازحد به دانش رمزگذاری شده در اسناد احتیاط کرد.

مهم نیست که در کجای مسیر حرفه‌ای خود هستیم، برای تقویت اصول اولیه خود هیچ‌وقت دیر نیست؛ مبادا به خودمان اعتمادبه‌نفس کاذب داشته باشیم

منبع:

 

https://www.gurteen.com/gurteen/gurteen.nsf/id/km-seven-principles