آینده به اشتراک‌گذاری دانش

در اولین برخورد، به اشتراک‌گذاری دانش اشتراک رویه‌ها، مستندات، فرآیندهای عملیاتی، استانداردها و مواردی از این قبیل  را به ذهن متبادر می‌سازد اما اشتراک‌گذاری دانش فراتر از این‌هاست. اشتراک‌گذاری دانش عامل مؤثر و قابل‌توجهی در جهت رشد کسب‌وکار و فرصتی برای گسترش آن و اقدامی درجهت مدیریت ریسک و ارتقای تعامل در سازمان است. نکته مهمی که باید موردتوجه قرار گیرد این است که چرا مدیریت دانش به اشتراک دانش نیاز دارد؟ به‌تازگی تحقیقاتی پیرامون موضوع، معنی و مفهوم «آینده به‌اشتراک‌گذاری دانش» در سازمان‌ها انجام‌شده است. این تحقیقات موارد زیر را موردبررسی و پژوهش قرار داده است که در ادامه به‌اختصار شرح داده خواهد شد:

• مدیریت دانش در مقابل اشتراک دانش
• اشتراک دانش یک چالش تجاری است
• اکنون اشتراک دانش بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد
• به اشتراک‌گذاری دانش برای استارتاپ‌ها و مقیاس‌پذیری
• چرا اشتراک‌گذاری دانش سنتی شکست می‌خورد
• روندهای کلیدی برای آینده اشتراک دانش
• آینده به اشتراک‌گذاری دانش- انتخاب یک ابزار
• ابزار اشتراک دانش مناسب کسب‌وکار خود را انتخاب کنید

مدیریت دانش درمقابل اشتراک دانش

با جستجوی عبارت «مدیریت دانش» در گوگل، چیزی درحدود 1750000000 نتیجه نمایش داده خواهد داد. در فرهنگ لغت آکسفورد، مدیریت دانش این‌گونه معنی شده است: « بررسی کارآمد اطلاعات و منابع با یک سازمان تجاری». باتوجه به موارد اشاره‌شده، اشتراک دانش به‌طور گسترده‌تری به‌ تبادل اطلاعات و دانش برای کمک به دیگران و همکاری با دیگران برای حل مشکلات، توسعه ایده‌های جدید و یا اجرای سیاست‌ها و رویه‌ها، در نظر گرفته می‌شود. در توییتی از مجله CIO تقابل مدیریت دانش و اشتراک دانش به این شکل بیان‌شده است: «چگونه دانش را به شیوه‌ای مؤثر و پایدار مدیریت می‌کنید؟ با در نظر گرفتن آن به‌عنوان اشتراک دانش، نه مدیریت دانش، شروع کنید.» (CIO Magazine Tweet). تفاوت بین این دو ممکن است بیشتر تفاوتی معنایی باشد، اما تأثیر آن بر تجارت و کسب‌وکار بسیار فاحش است. دانش را می‌توان در لحظه و درصورت نیاز با دیگر کارکنان به اشتراک گذاشت. این دانش به‌عنوان محرکی در تجربه کارکنان، تجربه مشتری، همکاری و رشد عمل می‌کند.

اشتراک دانش یک چالش تجاری است

چیزی که تصور می‌شد چالشی برای معاونان اجرایی سازمان‌ها است، به‌طور فزاینده‌ای به یک چالش مهم تجاری تبدیل‌شده است. بر اساس گزارش دانش و بهره‌وری در محل کار (Panopto)، اشتراک ناکارآمد دانش برای مشاغل بزرگ 47 میلیون دلار در سال هزینه دارد. شایان‌ذکر است این آمار مربوط به قبل از شیوع کرونا بوده و در شرایط امروزی این رقم، بسیار بیشتر است. نکته نگران‌کننده دیگر این است که کارکنان هر سال حدود 26 روز را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند که زمان ارزشمندی است و بدون تردید این زمان می‌تواند در موارد بهتری سرمایه‌گذاری شود (کتاب انتقال دانش انتقادی). فناوری مدیریت دانش معمولاً به‌عنوان یک امتیاز برای سازمان‌های بزرگ در نظر گرفته می‌شود. این روزها ازسوی کارآفرینان و سازمان‌هایی که به‌دنبال مقیاس‌پذیری در تعدادی از صنایع هستند، توجه روزافزونی به ابزارهای مدیریت و اشتراک‌گذاری دانش معطوف شده است.

اهمیت اشتراک دانش بیش از گذشته

طبق آمار منتشر از سویCNBC[1]  در سپتامبر 2021، حدود 4.4 میلیون نفر در آمریکا شغل خود را ترک کرده‌اند. این تأثیر دوطرفه‌ای بر بسیاری از سازمان‌ها داشته است و منجر به از دست دادن دانش سازمانی شده است که احتمالا مستند نشده و یا به اشتراک گذاشته نشده است. در این شرایط سازمان ها بدون دانش استاندارد مستندشده یا ابزاری برای به اشتراک‌گذاری آن، مجبور به استفاده از کارکنان و اعضای جدید هستند. جدای از تأثیر این موضوع، همه‌گیری کووید-19 نیز آینده کار را  دستخوش تغییر کرده و درنتیجه بسیاری از شرکت‌ها رویکرد دورکاری یا ترکیبی از دورکاری و کار حضوری را در پیش‌گرفته‌اند. مطابق با نتایج نظرسنجی Upwork، شرکت‌ها انتظار دارند تا سال 2028، بیش از 70 درصد کارکنان به‌صورت دورکاری انجام وظیفه نمایند. خلاصه این پژوهش‌ها نشان می‌دهد که اشتراک دانش اکنون بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد.

آینده به اشتراک‌گذاری دانش برای استارت‌آپ‌ها

مدیریت دانش در یک استارت‌آپ یا یک کسب‌وکار کوچک ماهیتاً خودجوش و بدون ساختار است. ایده‌ها سریع اتفاق می‌افتند و به همان سرعت اجرا می‌شوند! چه کسی برای مستندسازی درست وقت کافی در اختیار دارد؟ علاوه بر این، آیا واقعاً یک ضرورت است؟ روش کار بدون ساختار زمانی که گروه تنها سه عضو داشته باشد و همه با هم در یک مکان کار می‌کنند یک چیز است، اما وقتی کسب‌وکار گسترش پیدا می کند چه اتفاقی می‌افتد؟ آینده به‌اشتراک‌گذاری دانش در چنین کسب‌وکاری چگونه خواهد بود؟

اگر به زمان به‌عنوان باارزش‌ترین دارایی در رشد کسب‌وکار خود فکر کنید، به اشتراک‌گذاری دانش، معنای زیادی پیدا می‌کند؛ هرچه زمان کمتری را صرف توضیح دادن به کسی کنید که چگونه کاری را انجام دهد، زمان بیشتری برای توسعه استراتژی، ارتباط با مشتریان و شرکا یا اصلاح محصول خود در اختیار خواهید داشت. اگر همه کارکنان رویکرد یکسانی برای کار با مشتریان یا حل چالش‌ها داشته باشند، نه‌ فقط کارایی عملیاتی افزایش پیدا خواهد کرد، بلکه ثبات برند را نیز در پی خواهد داشت.

چرا اشتراک‌گذاری دانش سنتی شکست می‌خورد؟

«ایمیل به‌عنوان روش برتر برقراری ارتباط و همکاری کم‌کم در حال نابودی است. کارکنان برای برقراری ارتباط و تعامل با یکدیگر به‌سرعت به کانال‌های اجتماعی متمایل می‌شوند. این انتقال با تغییرات اخیر با عنوان «دورکاری در هر مکان ممکن» به طرز چشمگیری سرعت یافته است[2].»

چالش رسانه‌ها و ابزارهای اشتراک‌گذاری دانش سنتی ازجمله تماس‌ها، ایمیل‌ها، جلسات و حتی مخازن دانش قدیمی، این است که آن‌ها به دانش متناقض و تکراری منجر می‌شوند. آن‌ها همچنین در معرض تفسیر نادرست هستند و سازمان‌ها را به‌جای کارکردهای متقابل، بی‌حرکت نگه می‌دارند و فشار زیادی را بر کارکنان وارد می‌کنند. به‌ویژه آن دسته از گروه‌های پیشرو که آموزش‌دهنده و عملیاتی هستند، زیرا زمانی که باید بر رشد تمرکز کرده و پیشگامان رشد و توسعه باشند، خود را درگیر این چالش‌ها می‌کنند. جای تعجب نیست که هزاران بنیان‌گذار و کارآفرین از ابزارهای اشتراک‌گذاری دانش در سال‌های اخیر استقبال کرده‌اند، اما این ابزارها اغلب به‌طور مداوم شکست می‌خورند؛ زیرا در طراحی این ابزارها از اصول طراحی اولیه انسانی غفلت شده است. مشکل کاربران این است که آن‌ها فقط انسان هستند. مگر اینکه ابزارهایی برای رساندن دانش سازمانی به کارکنان طراحی‌شده باشد، پس آنچه شما دارید ابزار بسیار گران‌قیمتی است که به‌عنوان روشی مناسب برای انجام فعالیت‌ها و وظایف سازمانی استفاده بهینه نمی‌شود.

بزرگ‌ترین مانع در راه اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات در سازمان و شرکت شما، برخورد و اصطکاک کارکنان با یکدیگر برای کسب دانش و اطلاعات است. رفتار انسان مانند آب است و ما انسان‌ها همیشه راهی را در پیش می‌گیریم  که با کمترین مقاومت روبرو شویم؛ در بیشتر مواقع برای کسب دانش و اطلاعات موردنیاز به سراغ همکارمان می‌رویم درحالی‌که می‌توانیم برای یافتن اطلاعات به سمت پوشه‌ای در قفسه برویم، حتی اگر قفسه مجازی باشد و اصلاً مجبور نباشیم مسیری را طی کنیم. دانش باید به‌سوی کارکنان جاری شود و نه برعکس. ذخیره‌سازی دانش، همان اشتراک‌گذاری دانش نیست. بسیاری از ابزارهای اشتراک‌گذاری دانش تنها معرفی و در دسترس‌قراردادن منابع و مخازن دانشی است و کاربران باید برای یافتن آنچه‌ می‌خواهند، به سراغ این منابع و مخازن رفته و وقت خود را صرف جستجو در این مخازن نمایند. قابل‌ذکر است که با توجه به موارد اشاره‌شده، تعداد بی‌شماری از کارکنان حتی این کار را هم انجام نمی‌دهند.

روندهای کلیدی برای آینده اشتراک دانش

پذیرش هوش مصنوعی[3] در پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری دانش به معنای ارتباط هوشمندانه بین پلتفرم و حوزه کاری است که در صورت لزوم، درخواست‌های اطلاعاتی را پیشنهاد می‌کند؛ اما چه روندهای دیگری بر اشتراک دانش در سال 2022 و پس‌ از آن تأثیر خواهند گذاشت؟

• محتوا برای تعامل دانش مهم است

نرخ تعامل، بسته به نحوه ساختار محتوا به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد. از ویدئو و گرافیک برای ارتقاء مشارکت دانش و اشتراک‌گذاری محتوا با کارکنان، شرکا و مشتریان خود استفاده می‌شود. محتوا زمانی که ساختار خوبی داشته و جالب باشد، بیشتر مورداستفاده واقع می‌شود.

• طراحی برای کاربران انسانی انجام شود

نقص اساسی در اکثر سیستم‌های قدیمی این است که آن‌ها فناوری را در رده نخست و انسان را در رده بعدی قرار می‌دهند. هنگام در نظر گرفتن اینکه چه ابزارهایی را در کسب‌وکار خود به کار بگیرید، طراحی برای انسان‌ها باید به‌عنوان عامل کلیدی محسوب شود.

• فناوری مقرون‌به‌صرفه، دسترسی را امکان‌پذیر می‌کند

اشتراک دانش دیگر برای تعداد کمی از شرکت‌ها یا برای شرکت‌های بزرگ نیست. فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی و شرکت‌های هوشمند به‌طور فزاینده‌ای در دسترس و مقرون‌به‌صرفه شده‌اند. این بدان معنی است که دسترسی و دریافت و پذیرش بسته فناوری به‌عنوان یک سازمان در حال رشد، نه‌تنها امکان‌پذیر است، بلکه مقیاس بندی‌های مختلف قابل‌دسترس هستند.

• دانش به‌عنوان یک دارایی استراتژیک و مزیت رقابتی

موفقیت یک سازمان به‌شدت به این بستگی دارد که چگونه می‌توان به‌طور کارآمد از منابع داده و دانشی خود استفاده کند. تمرکز بر دانش به‌عنوان یک دارایی استراتژیک به‌دلیل اینکه می‌تواند اثربخشی را افزایش داده و سازمان را برای مقابله با چالش‌های آینده، آماده سازد، مهم و حیاتی است؛ زیرا منجر به افزایش دانش کارکنان و ظرفیت‌های نوآورانه برای ماندن در رقابت می‌شود.

• دانش سازمانی متعلق به همه کارکنان است

روزگار و گذشت زمان تبدیل به محلی (سیلو[4]) برای نگهداری دانش و اطلاعات شده است. دانش و اطلاعات باید در زمان و مکان موردنیاز برای همه اعضای سازمان در دسترس باشد. این دانش و اطلاعات از خط‌مشی مرخصی یا اطلاعات کلی درمورد شرکت تا روند افزایش مشتری‌‌های سازمان شما را در برمی‌گیرد. این‌ها باید در هرلحظه و در لحظه نیاز در دسترس همه اعضای کارکنان و گروه‌های سازمانی باشد.

• تجربه کاربری بدون اصطکاک برای مبارزه و چالش با بار شناختی بالا[5]

«بار شناختی» به مقدار اطلاعاتی که فرد می‌تواند در یک‌زمان در حافظه خود نگه دارد، مربوط می‌شود. بار شناختی تحت تأثیر استرس قرار می‌گیرد، به این معنی که اگر شخصی تحت استرس باشد، احتمال کمتری دارد که منابع ذهنی برای رفتن و جستجوی اطلاعات را داشته باشد؛ بنابراین دانش سازمانی باید به‌طور یکپارچه در برنامه‌های کاربردی به اشتراک گذاشته شود، جایی که اعضای گروه نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند، استرس کمتری بر کاربر وارد کند و تعامل بالاتری را ممکن سازد.

آینده به اشتراک‌گذاری دانش – انتخاب یک ابزار

هنگامی‌که به اشتراک‌گذاری دانش متقاعد شده‌اید و مهم است که ابزار مناسب را انتخاب کنید. برای انتخاب این ابزار با دو چالش اصلی روبرو خواهید شد:

• دانش باید مستند باشد: به‌عنوان متولی اشتراک‌گذاری یا مالک دانش، باید محتوا را از ذهن خود یا از دستگاه‌های ذخیره‌سازی خارج کرده و تمرکز خود را بر اشتراک‌گذاری فعال آن بگذارید. این ممکن است کار زیادی به نظر برسد، اما در درازمدت، نسبت به انجام دادن یک کار مشابه کار بسیار کمتر و هزینه کمتری می‌طلبد و فرصت رشد کسب‌وکارتان است.
• تغییر طرز فکر: بیشتر مواقع ما تمایل داریم با وظایف مختلف برخورد یکسانی داریم و ان‌ها را به شکل یکسانی ارزش‌گذاری می‌کنیم. اما وظایف باید به‌طور متفاوتی تقسیم و دسته‌بندی شوند. برخی از وظایف ساده هستند و برخی دیگر حکم سرمایه‌گذاری را دارند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است تصور کنید سریع‌ترین راه برای حل یک چالش خاص این است که تلفن را بردارید و با فروشنده خود در یک مکان تماس بگیرید؛ اما اگر مجبور شوید این کار را با پنج فروشنده مختلفی که در پنج مکان متفاوت قرار دارند انجام دهید، آنوقت چه؟ ساده‌ترین راه‌حل آن مسئله این است که یک بار یک ویدیو بسازید و آن را در ابزار اشتراک‌گذاری دانش خود قرار دهید و به این ترتیب جریان دانش را خودکار کنید. ساخت یک ویدیو درصورتی‌که قبلاً آن را انجام نداده‌اید ممکن است کار بیشتری به نظر برسد، اما این صرفاً به این دلیل است که خارج از دستور کار معمولی شماست؛ درحالی‌که پس‌ازآن، برای مدتی طولانی از این ویدیو بهره‌برداری می‌شود. بنابراین، این کار نوعی سرمایه‌گذاری در رشد شماست. اگر بتوانید بر ذهنیت خود تسلط داشته باشید، تغییر عادت آسان خواهد بود و این تغییرات درنهایت به فرهنگ شما و بخشی از آینده به اشتراک‌گذاری دانش خواهد بود.

ابزار اشتراک‌گذاری مناسبی برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید

ابزارهایی را برای این منظور انتخاب و استفاده کنید که بتوانند شرکت‌های کوچک و متوسط را قادر به مقیاس‌بندی کنند. صرف‌نظر از اندازه سازمان، ملاحظات و ویژگی‌های عملکردی کلیدی وجود دارد که در هنگام انتخاب ابزار اشتراک‌گذاری دانش باید د مدنظر قرار بگیرند. برخی از این ملاحظات عبارت‌اند از:

• آیا تسلط بر آن آسان است؟
• آیا گزینه‌ای برای کمک به شما در انتقال محتوا دارد؟
• آیا با برنامه‌های کاربردی شما یکپارچه می‌شود؟
• آیا در آن الگوهایی برای شروع کار شما وجود دارد؟
• آیا دارای کتابخانه تصویر و سایر فایل‌های دیداری و شنیداری است؟
• آیا می‌توانید ویدیو را ادغام کنید؟
• آیا قابلیت تهیه گزارش دارد؟
• آیا قابلیت QR Code را دارد؟
• آیا مبتنی بر ابر[6] و یا اپلیکشن است؟
• آیا دارای ساختار و رابط دیداری است؟
• آیا می‌توانید اعضای گروه را برای نظارت بر دانش خاص اختصاص دهید؟

 

منبع:

https://usewhale.io/blog/the-future-of-knowledge-sharing/

[1] CNBC is the world leader in business news and real-time financial market coverage

[2] راهنمای برنامه‌ریزی 2022 گارتنر برای همکاری و فناوری‌های کاربر نهایی توییت

[3] Artificial intelligence

[4] siloed

[5] Cognitive load

[6] Cloud