عوامل مؤثر بر انگیزه کارکنان برای اشتراک‌گذاری دانش

اشتراک‌گذاری دانش را باید یک جنبه اساسی از مدیریت دانش سازمانی (KM) در نظر گرفت. به همین دلیل، کشف عوامل مؤثر بر انگیزه کارکنان برای اشتراک‌گذاری دانش روزبه‌روز بیشتر موردتوجه قرار می‌گیرد. یک مقاله جدید یافته‌های یک بررسی سیستماتیک از تحقیقاتی که درمورد این موضوع انجام گرفته و در مجلات معروف مدیریت دانش و مجموعه مقالات کنفرانس‌های بین سال‌های 2016 تا 2020 منتشر شده است را گردآوری و منتشر کرده است. مرور سیستماتیک این مجموعه تحقیقات بر اشتراک دانش پنهان تمرکز دارد. نویسندگان این مقالات معتقد هستند که اشتراک‌گذاری دانش آشکار به اندازه کافی موردتوجه قرار گرفته است زیرا اشتراک‌گذاری، ذخیره و مبادله دانش آشکار آسان‌تر از دانش پنهان است.

مرور سیستماتیک این مقالات ازطریق جستجوی کلیدواژه در پایگاه‌های اطلاعاتی دانشگاهی و اعمال معیارهای ورود و خروج انجام گرفته است که درنتیجه آن 45 مقاله تحقیقاتی شناسایی شدند. نویسندگان مقاله در تجزیه‌وتحلیل خود، 34 مورد از عوامل مؤثر بر انگیزه کارکنان برای اشتراک‌گذاری دانش خود را شناسایی کرده و در بررسی مجدد  آن‌ها را به 12 عامل اصلی تقسیم‌بندی کردند. نویسندگان مقاله همچنین نتایج را به‌صورت آماری تجزیه‌وتحلیل کردند تا بفهمند که کدام‌یک از 12 عامل اصلی بیشتر در این 45 مقاله تکرار شده است و سپس بر اساس نتایج به‌دست‌آمده این عوامل را مرتب کردند.

در زیر به 12 عامل اصلی در اشتراک‌گذاری دانش کارکنان، بر اساس بیشترین تا کمترین موارد تکرار در 45 مقاله پژوهشی می‌پردازیم.

عوامل مؤثر بر انگیزه کارکنان برای اشتراک‌گذاری دانش با سایر کارکنان

1. فضای آکنده از اعتماد

اشتراک‌گذاری دانش باوجود فضای اعتماد در تمام سطوح سازمان همبستگی مثبت دارد. زیرا اعتماد متقابل به  ایجاد تعامل آزاد در اشتراک دانش در محل کار منجر می‌شود و همچنین خطرات عدم اطمینان دانش کاهش می‌یابد. از این حیث دو نوع اعتماد اهمیت دارد: اعتماد مبتنی بر عاطفه، که بر پایه نگرانی و درک متقابل بین کارکنان سازمان ایجاد می‌‌شود، و اعتماد مبتنی بر شناخت که بر پایه اطمینان و شایستگی بین کارکنان شکل گرفته است. اعتماد و اطمینان بین کارمندان تحت تأثیر نوع محل کار قرار دارد و عموماً کارکنانی که به شکل رودررو با همدیگر تعامل دارند نسبت به کارکنانی که در واحدهای مختلف کار می‌کنند، سطح اعتماد و اطمینان بیشتری به همدیگر دارند. برای کمک به تسهیل اعتماد میان کارکنان، سازمان‌ها باید زمان و مکانی را برای شکل‌گیری روابط اجتماعی میان کارکنان در نظر بگیرند و رویدادها و فعالیت‌های اشتراک دانش برگزار کنند.

2. فرهنگ

فرهنگ دو نوع فرهنگ سازمانی و فرهنگ ملی را تقسیم‌پذیر است. فرهنگ سازمانی زمینه شکل‌گیری ارتباطات اجتماعی در میان کارکنان سازمان را فراهم می‌کند. انتظارات و هنجارهای رفتاری کارکنان در بستر فرهنگ سازمانی شکل می‌گیرند. روابط میان کارکنان تأثیر عمده‌ای بر رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش در میان کارکنان دارد. با توجه به این فرهنگ کارمندانی که با سایرین تفاوت دارند به‌عنوان‌مثال دارای زمینه‌‌های اجتماعی، قومی یا اقتصادی متفاوتی هستند با سایر کارکنان فاصله دارند در اشتراک دانش پنهان خود چالش‌های بیشتری نیز دارند. این تنوع‌ها می‌تواند کارکنان را  از انتقال دانش خود به سایرین و به اشتراک‌گذاری دانش خود بترساند.

علاوه‌براین، فرهنگ ملی نیز ممکن است بر اعتماد میان کارکنان، شکل‌گیری مذاکرات، تعاملات و همکاری بین کارکنان سازمان تأثیر بگذارد. برای پرداختن به عامل فرهنگ، باید انگیزه دادن به کارکنان برای به اشتراک گذاشتن دانش‌شان در درجه نخست اهمیت قرار بگیرد و پرسش دراین‌باره که چگونه سازمان می‌تواند تمامی کارکنان را به رفتارهای مشارکتی وادار کند اشتباه است. تأکید بر افزایش انگیزه کارکنان مهارت‌ها، احساسات و توانایی‌های کارکنان را علی‌رغم چالش‌های تمایز اجتماعی، تفاوت‌های فرهنگی، درگیری‌های روحی تیمی و غیره توانایی‌های کارکنان را افزایش داده و رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش را گسترش می‌دهد.

3. تشویق سازمان

قدردانی از اقدامات مثبت و دستاوردهای کارکنان، انگیزه درونی قدرتمندی را برای کارکردن بهتر و همکاری با همکاران خود در کارمندان ایجاد می‌کند و علاوه‌براین اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش را نیز افزایش می‌دهد. هرچه آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم بیشتر در اختیار کارکنان قرار بگیرد، واجد شرایط دریافت دانش بیشتری می‌شوند، احساس قدردانی را در آن‌ها افزایش پیدا کرده و دانش خود را نیز بیشتر با سایرین به اشتراک می‌گذارند.

4. جوایز

پاداش‌های بیرونی عامل مهمی در تشویق کارکنان برای به اشتراک‌گذاری بیشتر و باکیفیت‌تر دانش محسوب می‌شوند. پاداش‌های بیرونی  می‌توانند به‌صورت جوایز نقدی، جوایز مادی، ارتقای شغلی، موقعیت و شهرت باشد. بااین‌حال، ثابت شده است که استفاده بیش‌ازحد از انگیزه‌های بیرونی مانند پاداش‌های مالی یا ترفیع‌ها، تأثیری منفی بر رفتارهای اشتراک دانش بین کارکنان خواهد داشت، بنابراین باید محتاطانه بر اساس یک سیستم هدفمند انجام شود..

5. سیستم اطلاعاتی

شرکت‌های بسیاری با استفاده از ابزارهای فناورانه مدیریت دانش مانند نرم‌افزار مدیریت دانش، دانش آشکار سازمان را در سیستم مدیریت دانش  (KMS) کدگذاری و ذخیره می‌کنند و به این روش دانش آشکار را در سازمان خود به  اشتراک می‌گذارند . دسترسی به دانش آشکار برای همه کارکنان در سراسر سازمان، به‌ویژه کارکنان تازه استخدام شده، اهمیت دارد. ابزارهای فناورانه همچنین می‌توانند برای ایجاد شبکه‌های اجتماعی سازمانی (ESN)، وبلاگ‌ها، ویکی‌ها و غیره مورد استفاده قرار گیرند که رفتارهای اشتراک‌گذاری دانش و همکاری را آسان می‌کنند. بااین‌حال، تعدادی از مطالعات بر محدودیت‌های ابزارهای فناورانه برای به اشتراک‌گذاری دانش پنهان تأکید دارند.

6. وجود فرصت‌های برابر

بی‌عدالتی فراگیر در یک سازمان کارکنان را ناامید می‌کند و آن‌ها را به سمت احتکار دانش سوق می‌دهد. مدیریت سازمان باید با فراهم کردن فرصت‌های برابر دریافت پاداش، ارزیابی و توسعه، به این موضوع رسیدگی و آن را برطرف کند. انجام چرخش‌های شغلی، که در آن کارکنان نقش‌ها و حوزه‌های کاری خود را در بازه‌های زمانی مختلف تغییر می‌دهند، آن‌ها را قادر می‌سازد تا درک بهتری از حوزه‌های دانشی مختلف سازمان به دست آورند. این موضوع به شکل‌گیری برابری در سازمان کمک می‌کند.

6. امنیت شغلی

ترس کارکنان درمورد از دست دادن جایگاه با اشتراک‌گذاری دانش خود باعث می‌شود دانش کمتری را با سایر کارکنان به اشتراک بگذارند. درمقابل، هرچه کارکنان سازمان فرصت‌های بیشتری پیش رویِ خود داشته باشند، تمایل آن‌ها برای مشارکت در فرآیندهای اشتراک دانش بیشتر خواهد بود. حمایت سازمانی از سیستم‌های اشتراک دانش ترس از امنیت شغلی را به حداقل می‌رساند. افزایش اعتماد در بین کارمندان در تمام سطوح، رقابت بین کارکنان را کاهش و احتکار دانش را به حداقل می‌رساند. پنهان کردن دانش یک اقدام محافظتی در برابر خطر سرقت ایده‌های خلاقانه توسط رقبا است.

7.  انجمن خبرگی

برای پیاده‌سازی مدیریت دانش به‌کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی کافی نیست. برای این منظور انحمن خبرگی به طور فزاینده‌ای اهمیت می‌یابند.  کارکنان می‌توانند برای به اشتراک گذاشتن و تبادل دانش و یادگیری غیررسمی از یکدیگر تعامل اجتماعی داشته باشند. در انحمن‌های خبرگی می‌توان از تعامل متقابل بهره‌مند شد. این انجمن‌ها همچنین به توسعه هوش فرهنگی  نیز  کمک می‌کنند، که به‌عنوان توانایی افراد برای مقابله مؤثر با موقعیت‌های متنوع فرهنگی  تعریف می‌شود.

هنگامی‌که کارکنان برای به اتمام رساندن پروژه در مدت‌زمان کوتاهی تحت‌فشار قرار می‌گیرند، در اشتراک و انتشار دانش خود با موانعی مواجه می‌شوند. این عامل به‌ویژه در سازمان‌های پروژه محور و در همکاری‌های موقت بسیار مهم است و در این شرایط کمبود منابع به‌شدت مشکلات می‌افزاید. سازمان‌ها می‌توانند  بر استانداردهای بازیابی دانش از به‌کارگیری دانش را تقویت کنند. به‌عنوان‌مثال، می‌توان استانداردهایی را مثال زد که صراحتاً کارکنان را ملزم می‌کند زمانی که با مشکلی مواجه می‌شوند که به‌تنهایی از حل آن برنمی‌آیند، با همکاران خود صحبت کرده و از طریق تعامل با آن‌ها مشکل خود را حل‌وفصل کنند.

محدودیت زمانی نیز به مقاومت کارکنان در برابر مستندسازی مدارک دامن می‌زند. ایجاد مستندات یک فرآیند مهم اشتراک دانش است که می‌تواند دانش پنهان را تا حد امکان به دانش آشکار تبدیل کند. بااین‌حال، نوشتن اسناد، طراحی گرافیک، سازماندهی محتوا و جاسازی این اسناد در یک پایگاه داده ساختاریافته مانند نرم‌افزار مدیریت دانش، به زمان و هزینه نیاز دارد. هنگامی‌که هزینه، زمان و تلاش کارکنان بیش‌ازحد بالا می‌رود، انگیزه کارکنان برای انجام این وظایف کاهش می‌یابد.

8. اطمینان و دقت دانش

کارکنانی که درمورد کارایی، صحت، سودمندی و یا دقت دانش خود مطمئن نیستند، از به اشتراک گذاشتن دانش خود می‌ترسند  و نگران این هستند که با این کار شهرت و موقعیت خود را از دست بدهند. این مشکل در سازمان‌هایی که نقش‌های کارکنان نامشخص است یا جایی که تضاد نقشی وجود دارد، حادتر است. دانش اشتباه مانع مهمی بر سر راه دقت دانش سازمان است. هنگامی‌که دانش نادرست بین کارکنان سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود، آن‌ها بر اساس این اطلاعات اشتباه عمل کرده و تصمیمات اشتباهی می‌گیرند که به‌نوبه خود اعتماد آن‌ها را در به اشتراک‌گذاری دانش سازمان تضعیف می‌کند.

 

منبع : لینک