ضرورت وجود تعریف مشترک از مدیریت دانش در سازمان

تعریف مشترک از مدیریت دانش یکی از ضرورت‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان است. تا زمانی که کارکنان سازمان در سطوح مختلف درک صحیحی از تعریف مدیریت دانش و اهداف آن نداشته باشند، اجرای ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش نیز چندان کاربردی نخواهد بود؛ چرا که اهمیت و ضرورت موضوع توسط آن‌ها درک نشده و به چشم یک کار اضافی به آن نگاه می‌کنند. در مطلب پیش رو به اهمیت وجود تعریف مشترک از مدیریت دانش می پردازیم و به طور خلاصه تعریف مدیریت دانش در شرکت بوینگ و ناسا را نیز با هم مرور می‌کنیم.

اهمیت وجود تعریف مشترک از مدیریت دانش

مدیریت دانش باید بر چالش‌های کسب و کار و سازمان متمرکز باشد. در غیر این صورت اثربخشی لازم را نداشته و پس از مدتی فراموش شده و با شکست مواجه می‌شود. به همین دلیل پیاده سازی مدیریت دانش باید به نتایج مطلوبی همچون کاهش هزینه‌ها، کسب رضایت مشتریان یا کارکنان و کیفیت مربوط باشد و به تحقق آن ها کمک کند. مدیریت دانش یکی از رویکردهای اصلی مدیریت در سازمان‌ها است. پیاده‌سازی مدیریت دانش و ایجاد فرایندهای آن به خودی خود هدف محسوب نمی‌شود  و تا زمانی که منجر به حل چالش‌های سازمان نشود نمی‌توان اجرای آن را موفقیت آمیز دانست. اهداف پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌های مختلف متفاوت است و هیچ نسخه از پیش تعیین شده‌ای برای آن وجود ندارد. حتی برنامه‌های مدیریت دانش در داخل یک سازمان نیز از می‌تواند از واحدی به واحد بسیار متفاوت باشد. توجه ناکافی به همین تفاوت‌ها و ارائه برنامه‌های از پیش تعیین شده یکی از ریسک‌های شکست مدیریت دانش در سازمان‌‌ها است.

تمرکز مدیریت دانش بر این است که دارائی‌های دانشی سازمان در رستای ایجاد مزیت رقابتی مورد استفاده قرار گیرد. هدف از  تدوین استراتژی مدیریت دانش در سازمان عبارت است از:

• درک چگونگی بهره برداری بهینه از دارائی‌های دانشی سازمان به منظور حمایت از اهداف کلان و استراتژیک
• تدوین اهداف کلان و استراتژیک مدیریت دانش برای سازمان
• تعریف اقدامات و پروژه‌های کلیدی که ارزش مدیریت دانش را به سازمان نشان دهد،
• تعریف پیامدها و نتایج مورد انتظار مدیریت دانش

وجود یک تعریف مشترک از مدیریت دانش به توسعه استراتژی مدیریت دانش سازمان کمک خواهد کرد. بر اساس تعریف و درک مشترک کارکنان از مفایهم، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش، سازمان می‌تواند با سرعت بیش‌تری فرایندهای مدیریت دانش را جاری کند و در راستای خلق ارزش از دانش گام بر دارد. شرکت‌های بزرگ و موفق در زمینه پیاده‌سازی  مدیریت دانش این موضوع مهم و کلیدی را به عنوان یک اصل اساسی در نظر گرفته و اقداماتی را بدین منظور انجام داده اند. در ادامه نمونه ای از این رویکرد را که در رکت بوئینگ مورد استفاده قرار گرفته مرور می‌کنیم.

تعریف مدیریت دانش در بوئینگ

بوئینگ مدیریت دانش را به عنوان «یک رویکرد سیستمی برای تولید دانش مربوط به فرایند و محصول و سازماندهی و حفظ دانش مربوط به فرایند و محصول به نحوی که بتوان آن را به شکلی اثر بخش برای بهبود محصولات و محصولات آینده مورد استفاده قرارداد.» تعریف می کند.

اجرای مدیریت دانش به صورت رسمی در سال 1998 در شرکت بوئینگ آغازشد. پایلوت اولیه مدیریت دانش در بوئینگ حوزه مهندسی بود و بدین منظور تیمی به نام تیم مدیریت دانش بوئینگ در این شرکت تشکیل شد. این تیم مدیریت دانش تلاش کرد تا فرایندهای مدیریت دانش را در تمامی حوزه‌‌های مرتبط با مهندسی گسترش دهد و برای این کار اقدامات زیر را انجام داد:

• رسمی سازی فرایند‌های مدیریت دانش در سازمان
• استفاده از ابزارهای جدید
• یکپارچه سازی بیشتر فعالیت‌ها در سطح شرکت با استفاده از رویکردهای مدیریت دانش
• گسترش مدیریت دانش به سایر حوزه‌های سازمانی

یکی از اقداماتی که تیم مدیریت دانش بوئینگ به خوبی آن را انجام داد، شناسایی خبرگان و متخصصان حوزه‌های مختلف سازمانی و استفاده از نظرات آن‌ها در تدوین اهداف و استراتژی‌های مدیریت دانش بود. علاوه بر این مسئولیت مدیریت دانش در هر فرایند سازمان را نیز به مالک آن فرایند محول کرد و با تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد در هر فرایند، وظیفه تحقق شاخص‌ها را بر عهده صاحب فرایند گذاشت. با این کار تمامی سازمان به صورت عملیاتی در اجرا و تحقق اهداف تعریف شده درگیر بودند و تیم مدیریت دانش وظیفه هماهنگی بین فرایندهای مختلف را بر عهده داشت.

 

 

تعریف مدیریت دانش در ناسا

براساس تعریف ناسا مدیریت دانش عبارت است از « اخذ اطلاعات درست برای کارکنان مناسب در زمان مناسب و کمک به کارکنان در ایجاد دانش و تسهیم آن و عمل بر اساس اطلاعات به نحوی که به شکل قابل اندازه گیری عملکرد ناسا و شرکای آن را بهبود بخشد». ابعاد کلیدی استراتژی مدیریت دانش ناسا عبارتند از:

• حفظ دانش پروژه‌‌ها، ماموریت‌ها و کارکنان خبره و متخصص
• کمک به کارکنان در یافتن، سازماندهی و تسهیم دانش
• افزایش همکاری و تسهیل تولید و تسهیم دانش در راستای ابداع روش‌هایی برای مقابله با چالش‌های سازمانی

تیم مدیریت دانش ناسا در تلاش است که راه حل‌های خوب را یافته و آن‌ها را پیاده سازی نماید، شکاف‌هاس دانشی را ترمیم کند و منابع دانشی  را برای حمایت از پروژه‌ها و اقدامات تحقیقاتی گرد آوری نماید. تیم مدیریت دانش در ناسا با بررسی دقیق فرایندهای کاری در تلاش است تا بهترین روش‌ها را شناسایی کرده و از آن در اصلاح فرایندهای موجود استفاده کند. این کار با هدف بهبود جریان دانش و حداکثرسازی جریان دانش در سازمان انجام می‌شود.

ناسا دارای یک استراتژی متمرکز برای مدیریت درس‌آموخته‌هاست، اما در واحدهای مختلف، روش‌های متفاوتی برای ثبت تجربیات و استفاده مجدد از آن وجود دارد. تیم مدیریت دانش ناسا سیستم مدیریت درس‌آموخته را به گونه‌ای طراحی کرده است که تجربیات کارکنان که عمدتا مرتبط به پروژه‌‌ها و ماموریت‌های فضایی است در یک پورتال داخلی ثبت و منتشر شود تا در دسترسی سایر کارکنان و واحدهای اجرایی نیز باشد.