جایگاه نرم‌افزار در مدیریت دانش؛ ارتباط چرخه دانش با نرم‌افزار مدیریت دانش
یکی از مهمترین ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت دانش، استفاده از یک بستر نرم افزاری برای تسهیل فرآیند دانش است. نرم افزارهای مدیریت دانش باید بتوانند چرخه دانش شامل شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره سازی دانش، به اشتراک گذاری دانش و بکارگیری دانش را در سازمان بهینه کرده و در نهایت نقش موثری در ارزش آفرینی از دانش سازمانی داشته باشند.
در این نوشتار قصد دارم به صورت خلاصه اثربخشی نرم افزارهای مدیریت دانش و محدودیت‌های آن را در هریک از فرآیندهای دانش تبیین کنم.
- شناسایی دانش: اولین مرحله از فرآیند مدیریت دانش بوده و هدف آن شناسایی شکاف‌های دانشی و انواع دانش مورد نیاز در سازمان است. شناسایی دانش به معنای یافتن دانش و یا استنباط و نتیجه گیری از دیگر اطلاعات و دانش ها است. با این تعریف نرم افزار مدیریت دانش می‌تواند گزینه‌ای اثربخش و تسهیلگری مناسب برای این بخش از چرخه دانش محسوب شود و دانشکاران سازمان با مراجعه به آن بتوانند به دانش موجود در سازمان دست یابند.
- خلق دانش: هنگامی که سازمان با استفاده از پتانسیل‌های فردی و یا تیمی داخل و یا خارج از سازمان، در راستای ترمیم شکاف‌های دانشی شناسایی شده، اقدام به تولید دانش جدید می‌کند. خلق دانش به معنی ایجاد دانش جدید است. نرم افزار مدیریت دانش با ارائه درس‌آموخته‌های به اشتراک گذاشته شده توسط کارکنان، بستر مناسبی را ایجاد می‌کند تا دانشکاران با استفاده از دانش‌های قبلی، نسبت به خلق دانش جدید اقدام کنند. بدین ترتیب نرم افزار مدیریت دانش یکی پتانسیل‌های بالقوه سازمان در خلق دانش به حساب می‌آید.
- ذخیره‌سازی دانش: مرحله‌ای است که در آن دانش تولید شده در سازمان به نحوی که قابل دسترسی و بازیابی باشد؛ جمع‌آوری، سازمان‌دهی، حفظ و نگهداری شود. نکته قابل توجه در این بخش ارزیابی دانش‌های ثبت شده در نرم‌افزار مدیریت دانش است. این کار با هدف صحه‌گذاری و بررسی کیفیت تجربیات ثبت شده در نرم افزار مدیریت دانش انجام می‌شود. ” طیف لیکرت ” یکی از ابزارهای متداول برای امتیازدهی به دانش‌های ثبت شده در نرم‌افزار است و متخصصان و خبرگان سازمانی بر اساس این طیف، امتیازی را به درس آموخته‌های ثبت شده تخصیص می‌دهند اما این کار چالش‌هایی را به همراه دارد.
احتمالا اصطلاح ” هنر قیمت ندارد ” را از زبان هنرمندان بخصوص نقاش ها و دوستداران این هنر، بارها شنیده اید. متر و معیار خاصی برای ارزش‌گذاری آثار هنری وجود ندارد. درس آموخته‌های سازمانی نیز، مستثنی از این قاعده نبوده و تعیین طیف لیکرت برای امتیازدهی به یک دانش، علیرغم تعریف شاخص‌های متعدد، تا حدودی دشوار به نظر می‌رسد.
تزریق روح و احساس به نرم افزار، برای ارزیابی دانش امکانپذیر نیست. زیرا نرم افزارها بر پایه برنامه‌هایی که دستورات آن‌ها از قبل تدوین شده، عمل می‌کنند. به همین دلیل در حوزه ارزیابی دانش، نرم‌افزارهای مدیریت دانش کمک چندانی به بهبود چرخه عملکرد مدیریت دانش نمی‌کنند. زیرا ما را با نتایج مختلفی از تجربیات متفاوت، روبرو می‌سازد که اگر آن‌ها را به عنوان تابلوهای نقاشی کنار یکدیگر بگذاریم و قیمت هر تابلو را نیز در زیر آن درج نماییم، احتمالا با صحنه‌ای پر از تناقض روبرو خواهیم شد. یک تابلوی زیبا با قیمت کم و یک تابلوی نه چندان زیبا با قیمت بالا!
- به اشتراک گذاری دانش: مرحله‌ای است که در آن تبادل دانش بین افراد در سازمان به صورت مستمر شکل می‌گیرد. موثرترین نقش نرم افزارهای مدیریت دانش در چرخه دانش” به اشتراک گذاری” دانش است. به بیان بهتر نرم افزار مدیریت دانش به عنوان یک ابزار تسهیلگر کمک می‌کند تا درس آموخته‌های ثبت شده با شرایط مطلوبی در سازمان منتشر شوند.
- بکارگیری دانش: فرآیندی است که در آن استفاده مجدد از دانش تولید شده در سازمان توسط کارکنان سازمان در راستای رسیدن به ارزش افزوده اتفاق میافتد. برای اثربخشی در فرآیند مدیریت دانش، استفاده یا بکارگیری دانش باید توسط کارکنان صورت گیرد. با این‌حال چرا همیشه تعداد دانش‌های تسهیم‌شده بسیار بیشتر از تعداد دانش‌های به کار گرفته شده است؟ یا به عبارت دیگر چرا میان میزان بکارگیری واقعی دانش در سازمان و بکارگیری‌های گزارش‌شده در نرم‌افزار، تفاوت زیادی وجود دارد؟
نرم افزارهای مدیریت دانش در این حوزه نیز مانند ارزیابی دانش، نمی‌توانند اثر بخشی مطلوبی داشته باشند؛ چرا که بسیار از کارکنان تجربیات منتشر شده در نرم افزار را مطالعه کرده و در فرآیندهای کاری خود به کار می‌گیرند اما تمایلی به اعلام این موضوع ندارند. هر چند فرهنگ سازمانی متفاوتی بر سازمان‌های مختلف حاکم است اما حداقل در سازمان‌هایی که بلوغ بالایی در مدیریت دانش ندارند، برای کارکنان خوشایند نیست که بکارگیری از دانش سایر همکاران را در محیطی عمومی بیان کنند. حتی اگر نرم افزارها این قابلیت را داشته باشند که مشخصات استفاده‌کنندگان از دانش را نمایش ندهد، این خود کارکنان هستند که با توجه به شناخت و قضاوت‌های شخصی از افراد صاحب دانش، بکارگیری از دانش را پنهان می‌نمایند. به همین دلیل معمولا گزارش تعداد دانش‌های به کار گرفته‌شده در نرم افزار مدیریت دانش بسیار کم‌تر از آن چیزی است که در واقع اتفاق میافتد.
به طور کلی وجود نرم‌افزارهای مدیریت دانش می‌توانند چرخه دانش را در سازمان تسهیل کنند، اما تمرکز بیش از اندازه بر روی این ابزار چالش‌های بسیار زیادی را در مسیر پیاده‌سازی و بلوغ مدیریت دانش ایجاد می‌کند. همانطور که اشاره شد، به اشتراک‌گذاری دانش فرآیندی است که بیش‌ترین ارتباط را با نرم‌افزار مدیریت دانش دارد.
