پشتیبانی از برنامه مدیریت دانش در سازمان

در این مطلب به بررسی پشتیبانی از برنامه مدیریت دانش در سازمان می‌پردازیم.

برای کارکنان و مدیرانی که با مدیریت دانش آشنایی لازم را ندارند، همیشه این سوال وجود دارد که چرا و به چه اندازه سازمان آن‌ها به مدیریت دانش نیاز دارد؟ آیا سازمانی که مدیریت دانش را پیاده‌سازی نموده، تغییر ملموس و محسوسی داشته است؟ میزان کارایی و بهره‌‎وری در نتیجه اجرای مدیریت دانش چقدر افزایش یافته است؟ در واقع، مدیریت دانش کارکرد و کاربرد دانش در سازمان را آسان‌تر می‌کند و کارکنان را قادر می‌سازد کارهای خود را با اثربخشی بیشتری انجام دهند. ارزشی که مدیریت دانش به هر سازمانی ارائه می‌دهد ملموس و قابل اندازه‎‌گیری است. بنابراین مدیرانی که با مدیریت دانش آشنایی دارند در تلاشند تا برای پیاده‌سازی مدیریت دانش سرمایه‎‌گذاری لازم را انجام دهند. در این مطلب به اقداماتی لازم برای حمایت از برنامه مدیریت دانش در سازمان اشاره شده است.

مدیریت دانش را با اهداف استراتژیک سازمان خود گره بزنید

در ادبیات و مفاهیم مدیریت دانش، بین اهداف مدیریت دانش و اهداف کلان سازمان تفاوت‌هایی وجود دارد؛ اما نکته مهم این است که زمانی مدیریت دانش می‌تواند اثربخش باشد که اهداف آن هم‌راستا با اهداف کلان سازمان باشد.

اغلب اوقات هنگام سرمایه‌گذاری بر روی مدیریت دانش، مدیران بر نتایجی تمرکز می‌کنند که ثابت کند استراتژی‌های مدیریت دانش چقدر بر افزایش دسترسی و به‌کارگیری دانش موثر بوده است. اگرچه این رویکرد می‌تواند در نشان دادن موفقیت اقدامات مدیریت دانش مفید باشد، اما به هیچ‌وجه کافی نیست. برای بررسی میزان موفقیت مدیریت دانش در یک سازمان باید تاثیر اقدامات مدیریت دانش را بر شاخص‌هایی مانند افزایش بهره‌وری، افزایش سهم بازار، افزایش نوآوری و در نهایت سودآوری مورد ارزیابی قرارد داد.

سازمان‌ها معمولا استراتژی‌های اصلی را به صورت سالیانه و یا هر سه تا پنج سال یکبار، تدوین می‌کند. این کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در یک اقتصاد پویا باقی بمانند و مزیت رقابتی خود را حفظ کنند. یکی از اقدماتی که می‌تواند موجب بهبود شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان شود، استفاده از دانش و تخصص نیروی انسانی کارامد است. برای استفاده بهینه از این دانش، سازمان‌‌ها باید در طراحی و تدوین استراتژی‌ها، رویکردهای مدیریت دانش را نیز مورد توجه قرار دهند تا افزایش بهره‌وری، نوآوری و سهم بازار را تقویت کنند. به بیان دیگر سازمان باید مدیریت دانش را با اهداف استراتژیک خود گره بزند.

به هزینه فرصت توجه کنید

به‌طور کلی مدیریت دانش به دلیل ارزش مشخصی که برای سازمان ایجاد می‌کند باید پیاده‌سازی شود. اما سوال اصلی اینجاست که چگونه اطمینان حاصل کنیم بودجه مناسبی برای پیاده‌سازی موثر مدیریت دانش در سازمان اختصاص یافته است؟

اقدامات مدیریت دانش می‌تواند شامل اجرای یک راه‌حل مستقل و هدفمند مانند طراحی نقشه دانش، استقرار نرم افزار مدیریت دانش و یا استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای کاربردی  جامع باشد.  در هر صورت داشتن برآورد واقع‌بینانه از سرمایه و بودجه عملیاتی که برای دستیابی به اهداف مدیریت دانش نیاز دارید، به شما کمک می‌کند تا بودجه مناسب را درخواست کنید تا به اجرای بهتر و موثرتر مدیریت دانش در سازمان کمک کنید.

هر روزی که می‌گذرد و شما شروع به طراحی و اجرای راه‌حل‌های مدیریت دانش نمی‌کنید، در واقع باعث اتلاف زمان و هزینه در سازمان خود می‌شوید که این موضوع هزینه‌‌های فرصت از دست رفته را افزایش می‌دهد.

به عنوان نمونه بدون برنامه‌های مناسب مدیریت دانش، دانش پنهان افرادی که بازنشسته می‌شوند، به راحتی از سازمان خارج می‌شود و در نهایت مقدار زیادی از منابع صرف آموزش و مهارت‌آموزی اعضای جدید سازمان خواهد شد. هرچه یک سازمان زمان بیشتری را برای پیاده‌سازی مدیریت دانش از دست بدهد، به زمان و منابع بیشتری برای حل و اصلاح چالش‌های ناشی از دوباره‌کاری در فرایندهای خود نیاز دارد.

نتایج و مزایای مورد انتظار را ارائه دهید

اشتباه رایجی که در این زمینه معمولا اتفاق می‌افتد، اشتباه گرفتن راه‌حل با نتیجه است. به عنوان مثال پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش یک راه‌حل است نه نتیجه! برای بررسی نتیجه استفاده از نرم افزار مدیریت دانش می‌توانید سوالات زیر را مطرح کنید:

• آیا کارکنان برای یافتن منابع دانشی مورد نیاز خود، نیازی به مراجعه به پایگاه‌های متعدد دیگر نخواهند داشت؟
• آیا کارکنان قادر خواهند بود با سرعت بیشتری تصمیم بگیرند و اطلاعات داخلی و مورد نیاز مشتریان را با دقت و سرعت بیشتری در اختیار آن‌ها قرار دهند؟
• آیا کارکنان زمان کمتری را برای جستجوی اطلاعات صرف می‌کنند؟

با تشریح آنچه کارکنان در نتیجه اجرای راه‌حل ها به آن دست می‌یابند، می‌توانید دلیل ارزش سرمایه‌گذاری در پیاده‌سازی مدیریت دانش را به سادگی تشریح کنید. برای توضیح در مورد گروه‌های خاص ذینفع در داخل و خارج از سازمان خود آمادگی داشته باشید و توضیحات روشن و مشخصی برای آن‌ها داشته باشید. به عنوان مثال شاید تیم خدمات مشتری شما با پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش بتواند رضایتمندی مشتریان را افزایش و زمان پاسخگویی به مشتریان را کاهش دهد.

مشخص کنید که چگونه مزایا را در طول زمان اندازه‌گیری می‌کنید

فراتر از دانستن اینکه چه چیزی را اندازه‌گیری کنید، باید به این فکر کنید که چگونه موفقیت را اندازه‌گیری خواهید کرد. بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت دانش، پایگاه‌های دانش، موتورهای جستجو و ابزارهای همکاری، کاربرد مدیریت دانش در سازمان را تسهیل می‌کنند، اما شما باید شاخص‌های کلیدی عملکرد را به‌گونه‌ای طراحی کنید که چگونگی استفاده و اثربخشی مدیریت دانش در سازمان را برای سایر ذینفعان کلیدی تشریح کند. به همین منظور چند نکته را باید در نظر گرفت. برای تکمیل و صحه‌گذاری نتایج کمی، بازخورد کیفی را نیز با استفاده از نظرسنجی از کارکنان و یا از طریق مصاحبه دریافت کنید. این کار تصویری کامل از تاثیر مدیریت دانش بر  شاخص‌های عملکردی سازمان می‌دهد.

با ارائه راهکارهای درست مدیریت دانش حمایت ذینفعان را جلب کنید

بیان اینکه راه‌حل‌های پیشنهادی مدیریت دانش شما چیست و چگونه به نفع سازمان است، کافی نیست. شما باید با توضیح روش‌های اجرایی که موجب افزایش پذیرش فناوری جدید مدیریت دانش و افزایش بهره‌وری و سود سازمان می‌شود، از برنامه مدیریت دانش حمایت کنید. شما می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

• با اتخاذ یک روش چابک، ارزش خود را در طی چند هفته و یا ماه، به جای چندین سال، به سازمان تحویل دهید.
• از اصول تفکر طراحی برای اولویت‌بندی چالش‌ها استفاده کنید.
• از یک برنامه مدیریت تغییر یکپارچه برای کاهش مقاومت در برابر تغییر استفاده کنید.

بازخورد افراد مختلفی را که باید در طول مراحل برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش با شما همراه باشند را در نظر بگیرید. گنجاندن این روش‌ها برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت دانش و اعتماد و اطمینان کارکنان بسیار مهم است.

گزینه‌های موجود سرمایه‌گذاری را بررسی کنید

هیچ نرم‌افزار یا راه‌حلی وجود ندارد که بتواند به تنهایی تمام چالش‌های مدیریت دانش را برطرف کند، بنابراین باید از تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی برای چالش‌های متفاوت استفاده نمود. نکته مهم این است که مدیریت دانش لزوماً به یک سرمایه‌گذاری بزرگ احتیاج ندارد. شما می‌توانید گزینه‌های مختلفی برای سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش ارائه دهید

از سازمان‌های موفق الگوبرداری کنید

مدیریت دانش از نظر تئوری عالی به نظر می‌رسد، اما بدون پیاده‌سازی اصولی، پروژه‌های مدیریت دانش محکوم به شکست هستند؛ چراکه ماهیت آن‌ها انتزاعی یا مفهومی است. با برقراری ارتباط با سازمان‌هایی که تجربه و موفقیت مشابهی در پروژه‌های مدیریت دانش داشته‌اند و ارائه تجربیات به مدیران میانی و مدیران ارشد، می‌توانید از برنامه پیاده‌سازی مدیریت حمایت و پشتیبانی کنید. اگرچه سازمان‌هایی وجود دارند که در بهره‌گیری از مزایای مدیریت دانش موفق‌ترند، اما هیچ سازمانی وجود ندارد که در همه معیارها موفق باشد. در الگوبرداری از سازمان‌های موفق هدفمند و واقع‌نگر باشید تا انتظارات غیرواقعی در مورد راه‌حل‌های مدیریت دانش خود تعیین نکنید. برای این‌کار می‌توانید از نظر مشاوران و کارشناسان مدیریت دانش استفاده کنید.

مدیریت دانش یک فرآیند ضروری برای سازمان‌ است؛ اگرچه ممکن است در بعضی مواقع مدیریت دانش به درستی پیاده‌سازی نشود، اما این یک عنصر مهم برای موفقیت هر سازمان است. خواه “مدیریت دانش” را بخوانید یا نه، سازمان شما نیازمند یک استراتژی و برنامه برای ارتباط میان افراد به دانش و اطلاعاتی است که به آن نیاز دارد، است.

منبع:

Developing a Business Case for Knowledge Management, Mary Little, APQC,  April 2021