اکثر شرکت‌ها جذب و آنبودرینگ (Onboarding) کارکنان جدید را ازطریق یک فرآیند آموزشی دقیق انجام می‌دهند. بااین‌حال، این فرایندها ازنظر زمان و منابع هزینه‌بر هستند. شرکت‌ها به طور متوسط سالانه 1308 دلار صرف آموزش یک کارمند جدیدالورود می‌کنند. بنابراین، تمرکز بر برنامه‌هایی که تنش استخدام افراد جدید را کاهش می‌دهند و هزینههای جذب و آموزش کارمندان جدید را کاهش می‌دهند، برای سازمان‌ها اهمیت دارند. بااین‌حال، آنبوردینگ و همسوسازی یک کارمند جدید با سازمان معمولاً زمان‌برتر از حد انتظار است. بر اساس آمار، 58 درصد از کسب‌وکارها اذعان دارند که فرآیند جذب و همسوسازی کارکنان در سازمان آن‌ها، فرآیندی پیچیده است. در این وضعیت می‌توان به نقش موثر نرمافزار مدیریت دانش در فرایند آنبوردینگ کارکنان توجه کرد.
انتخاب یک نرمافزار مدیریت دانش، به توزیع، ذخیره و حفظ بهتر تمام سرمایه‌های دانشی یک سازمان را تسهیل می‌کند. نرمافزار مدیریت دانش همچنین به بهبود ارتباطات و انتقال دانش در سازمان منجر شده و بهبود رویه‌های آموزشی را تضمین می‌کند. با استفاده از یک نرمافزار مدیریت دانش شما به یک پایگاه دانش امن پیدا می‌کنید که از توانایی ارائه سلف‌سرویس[1] برخوردار است.
حضور کارکنان: چرا باید به آن توجه کرد؟
در هر کسب‌وکاری در تمام صنایع، استخدام کارکنان و مجهز ساختن آن‌ها به یک نرمافزار مدیریت دانش دقیق امری ضروری است. طبق آمار، کسب‌وکارهایی که روی بهبود رویه جذب و استخدام خود سرمایه‌گذاری کرده و ابزارهای مناسب را به کار می‌گیرند، شاهد افزایش بهره‌وری کارمندان تا 70 درصد و حفظ کارمندان تا 82 درصد خواهند بود.
با تدابیر درست، کارمندان خود را بیشتر وقف کار کرده و بهره‌وری بیشتری را شاهد خواهیم بود. هنگامی‌که شرکت‌ها مراحل اولیه فرآیند انتساب یعنی مرحله استخدام و آموزش را بهبود می‌بخشند، سطح رضایت کارکنان و کیفیت کار آن‌ها ارتقا پیدا می‌کند.
باید توجه داشته باشید که یک فرایند موفق جذب و آنبوردینگ کارکنان جدید فراتر از استخدام آن‌ها و حتی ارائه آموزش‌های موردنیاز به آن‌ها است. کارمندان جدیدالورود باید درباره شرکت اطلاعات بیشتری کسب کنند. آن‌ها باید قادر باشند که از آموزش‌های دریافت‌شده و اطلاعاتی که به دست می‌آورند برای عملکرد بهتر خود استفاده کنند.
نرمافزار مدیریت دانش در فرایند آنبوردینگ چه نقشی ایفا می‌کند؟
یک نرمافزار مدیریت دانش مناسب، کارمندان جدید را به قابلیت‌های زیر مجهز می‌سازد
- جهت‌گیری استاندارد برای کارکنان
- درک نقش «کارمند خوب» است
- نرخ‌های بالاتر حفظ کارکنان
- افزایش بهره‌وری کارکنان
- افزایش علاقه مشتریان به محصولات و خدمات سازمان
نقش موثر نرمافزار مدیریت دانش در فرایند آنبوردینگ کارکنان از این جهت است که این نرمافزار باعث می‌شود فرآیند کارمند ازنظر عملکردی یکپارچه‌تر باشد. تأثیر بر حضور کارکنان به شرح زیر است:
- آموزش سریع‌تر کارمندان جدید با استفاده از یک پایگاه دانش جامع
- کارمندان جدیدالورود می‌توانند با در اختیار داشتن اطلاعات مناسب، سریع‌تر به جایگاه و توانمندی‌های لازم دست پیدا کنند.
- اطمینان از اینکه کارکنان وظایف خود را به درست‌ترین روش انجام می‌دهند
- تخصیص صحیح وظایف و همکاری برای تکمیل سریع‌تر کار
روش‌های اصلی که یک نرمافزار مدیریت دانش بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد در زیر فهرست شده‌اند:
1. دسترسی آسان به پایگاه دانش فعلی شرکت
منابع اطلاعاتی سازمان‌ها برای کارمندان جدید ناشناخته هستند. منطقی است که آن‌ها در یافتن سریع اطلاعات مشکل داشته باشند. کارمندان جدید گاه مجبور هستند فرآیندهای سنتی را چندین بار مرور کنند تا بتوانند به اطلاعات موردنیاز خود دست پیدا کنند. این کار زمان زیادی را تلف می‌کند و باعث می‌شود کارکنان جدید برای تمرکز بر سایر عناصر حیاتی فرصت کمی داشته باشند.
درنتیجه، معرفی کارکنان جدید به نرمافزار مدیریت دانش در مراحل اولیه فرآیند ورود و اطمینان از اینکه آن‌ها بلدند چطور با ان کار کنند و اطلاعات خود را به دست بیاورند بسیار مهم است. پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش به کارمندان این امکان را می‌دهد در هر زمانی که نیاز است به‌سرعت به اطلاعات موردنیاز خود دست پیدا کنند (بدون نیاز به جستجوی متخصص موضوع یا صرف زمان برای جستجو در فایل‌ها و پوشه‌های مختلف).
ایجاد یک پایگاه دانش به‌عنوان یک مکان امن برای همهِ اطلاعات و دانش سازمان است که می‌توان فایل‌ها و اسناد را در آن به اشتراک گذاشت و از بارگیری‌ها و فایل‌ها نگهداری کرد و به کارکنان امکان دسترسی آسان به این اطلاعات را داد. به‌طوری‌که کارکنان جدید بتوانند داده‌های موردنیاز خود را به‌سرعت جستجو کنند.
2. مزایای سلف‌سرویس
هنگامی‌که برندها یک نرمافزار مدیریت دانش را در برنامه خود بگنجانند، کارکنان جدید می‌توانند در محیط کار احساس استقلال کنند. آن‌ها می‌توانند به‌راحتی دانش آشکار و پنهان سازمان را به دست بیاورند.
3. سفارشی‌سازی
اطلاعات و کدهای موجود در یک نرمافزار مدیریت دانش واضح و قابل‌خواندن هستند. برای دسته‌بندی بهتر موضوعات نیز فیلترهایی را می‌توان اعمال کرد. این امر جستجوی سیستماتیک اطلاعات را برای کارمندان جدید و کارکنان باتجربه ساده‌تر می‌کند.
4. موتور جستجوی قوی
پایگاه دانش نرمافزار دارای یک موتور جستجوی درجه‌یک است. جزئیات فهرست‌بندی‌شده به کارمندان این امکان را می‌دهد که به‌سرعت هر اطلاعاتی را در سیستم جستجو کرده و در عرض چند ثانیه به این اطلاعات را به دست آورند. همچنین کاربران به لطف نرمافزار مدیریت دانش می‌توانند فایل‌ها به‌راحتی و بدون دانستن نام آن‌ها پیدا کنند.
5. ورود سریع
شرکت‌ها باید به‌سرعت کارکنان جدید را با وظایف سازمان آشنا کنند. به‌این‌ترتیب آن‌ها با سرعت بیشتری وارد فرایند کار می‌شوند. درغیراین‌صورت در فرایندهای سنتی، کارمندان فعلی زمان قابل‌توجهی را صرف آموزش خط‌مشی‌های شرکت، اطلاعات مشتریان، ترتیبات، ابزارهای آموزش کارکنان و نام شرکا به کارکنان جدیدالورود کنند. این امر دو اثر منفی بر کسب‌وکارها دارد. کارمندان مسن به‌جای انجام وظایف خود بخش زیادی از روزهای کاری خود را به آموزش می‌گذرانند، درحالی‌که کارکنان جدید زمان زیادی را برای یادگیری صرف می‌کنند. کارمندان می‌توانند به‌راحتی به فرآیندها، خط‌مشی‌ها، چرخه‌ها و چارچوب‌های شرکت با کمک یک پایگاه دانش ساختاریافته دسترسی داشته باشند.
درنتیجه، استخدام‌های جدید می‌توانند در برنامه آموزشی خود سریع‌تر پیشرفت کنند و کارمندان ارشد می‌توانند بر افزایش بهره‌وری تمرکز کنند. پیاده‌سازی یک نرمافزار مدیریت دانش با کاهش استرس کلی کارکنان فعلی که وظیفه حمایت از کارکنان جدید را بر عهده دارند همراه است و به مدیریت زمان کمک می‌کند.
6. بهره‌وری بالاتر
کارمندانی که با وظایف خود آشنا هستند، وظایف خود را با موفقیت بیشتری انجام می‌دهند، و فرآیند پذیرش، بهترین روش‌ها را برای انجام این کار به استخدام‌کنندگان جدید آموزش می‌دهد. اگر دانش لازم را داشته باشند.
بر اساس آمار، یک روش مؤثر ورود به سیستم سازمان، شانس کارکنان جدید برای ماندن در یک شرکت را تا 82 درصد افزایش می‌دهد.
6. کار گروهی مؤثرتر
در بدو ورود کارکنان جدیدالورود به سازمان ادغام آن‌ها به طور یکپارچه در تیم‌ها و سازمان‌های موجود بعدی به نظر می‌رسد. آن‌ها معمولاً راهی برای برقراری ارتباط با همکاران و سایر متخصصانی دارند که در برنامه‌های حضوری به آن‌ها آموزش می‌دهند. به لطف تمهیدات نرمافزار مدیریت دانش، کاربران می‌توانند از خدماتی مانند تعاملات دانشی بهره‌مند شوند. در اینجا، همه اعضای تیم و تولیدکنندگان محتوا می‌توانند برای مشارکت در شبکه اجتماعی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، ایده‌ها را با همدیگر تبادل کنند و به یکدیگر پیام ارسال کنند.
نتیجه‌گیری
اگر کارکنان در مواجهه با مشتریان تصمیمات به‌موقع اتخاذ کنند، تجربه مشتری (CX) ارتقا پیدا می‌کند. کارکنان آموزش‌دیده به‌طور مؤثرتری به مشتریان پاسخ می‌دهند. این کارکنان به‌عنوان نمایندگان برند قادر به جذب مشتریان وفادارتری هستند. علاوه بر این، مشتریان تصوری مثبت از کسب‌وکار در ذهن خودساخته و به ایجاد حس اعتماد مشتری کمک می‌کند. حضور کارکنان با کمک یک نرمافزار مدیریت دانش هم به مشتریان و هم برای نمایندگان سود می‌رساند.
[1] یک پورتال سلف‌سرویس مؤثر اساساً پشتیبانی است که هرگز نمی‌خوابد، 24 ساعته در دسترس است و مشتری را از محدودیت‌های زمان و مکان رها کرده و باعث کاهش هزینههای پشتیبانی در یک سازمان می‌شود. درواقع، بیشتر مردم ترجیح می‌دهند پاسخ سؤالات و مسائل خود را در ارتباط با محصولات یا خدمات یک تأمین‌کننده را هرکجا و هر زمان که آن‌ها بخواهند، در دسترسشان قرار گیرد. پورتال (کانال) سلف‌سرویس، درواقع یک وب‌سایت یا درگاه تحت وب زیر نظر شرکت ارائه‌دهنده خدمات است که مشتری و یا کاربر می‌تواند خیلی سریع و آسان به پاسخ سؤالات و یا مشکلات خود در مورد محصولات و خدمات یک شرکت دست پیدا کند. در حقیقت او می‌تواند از اطلاعات و راهکارهای موجود در کانال برای رفع خرابی‌ها، مشکلات و مسائل استفاده کند و یا درخواست خدماتی را ثبت کند.
منبع:
