در این مطلب به بررسی دو رویکرد اتصال و جمعآوری در مدیریت دانش میپردازیم.
دو رویکرد اصلی برای حمایت از جریان دانش در یک سازمان وجود دارد: اتصال افراد (Connect) و یا جمعآوری محتوا (Collect). گاهیاوقات این مکانیزمها به عنوان استراتژیهای جداگانه کدگذاری یا شخصی سازی در نظر گرفته میشوند، اما هر دو به عنوان اجزای دوگانهی استراتژی مدیریت دانش مورد نیاز هستند. در این مطلب، مروری بر دو مکانیزم اتصال افراد و جمعآوری محتوا خواهیم داشت و با مفهوم تأمینکنندگان و استفادهکنندگان دانش(کاربران دانش) بحث را آغاز میکنیم.
تأمینکنندگان و استفادهکنندگان دانش
دانش از طریق تجربه و تأمل در تجربه به منظور استخراج دستورالعملها، قوانین، نظریهها، ابداعات و آموزهها ایجاد میشود. دانش ممکن است توسط افراد، از طریق تأمل در تجربه خودشان ایجاد شود، یا ممکن است توسط تیمها از طریق تفکر در تجربیاتشان ایجاد شود. همچنین دانش ممکن است توسط متخصصان یا انجمنهای خبرگی که تجربیات بسیاری از افراد و تیمها در سراسر سازمان را میسنجند، ایجاد شده باشد. افراد، تیمها و جوامعی که درباره این تجربیات میاندیشند و آنها را میسنجند، میتوانند به عنوان “تأمینکنندگان دانش” در نظر گرفته شوند.
در فعالیتهای تجاری، دانش توسط افراد و تیمها به کار گرفته میشود. آنها میتوانند دانش و تجربه شخصی خود را به کار گیرند، یا میتوانند در جای دیگری به دنبال دانش مورد نیاز خود باشند، تا قبل از شروع کارشان، با جستجوی دانش مورد نیاز از دیگران، آنها را یاد بگیرند. هرچقدر این افراد برای شروع فعالیت یا پروژهشان آگاهتر باشند، احتمال اجتناب از اشتباه، تکرار روشهای خوب و پرهیز از ریسک نیز بیشتر است. این افراد “کاربران یا استفادهکنندگان دانش” هستند.
ارتباط، مکالمه، اتصال
مستقیمترین راه انتقال دانش از تأمینکنندگان به کاربران از طریق برقراری ارتباط مستقیم و گفتگو است. گفتگوی رودررو یا گفتگو از طریق سیستم ارتباطات آنلاین، ابزار بسیار مؤثری در انتقال دانش به شمار میرود. با استفاده از این روش مقادیر زیادی از دانش همراه با جزئیات منتقل شود و زمینه کشف مفاهیم جدید برای آن دانش فراهم میشود. این روش امکان مربیگری، مشاهده و اثبات مستقیم را فراهم میکند. این روش اغلب باعث میشود دانش جدید از طریق تعامل ایجاد شود.
در این روش انتقال دانش در یک مکان و یک زمان خاص انجام میشود و فقط بین افراد شرکتکننده در آن مکالمه صورت میگیرد. با وجود تمام کارآیی این روش به عنوان یک روش انتقال، اما کارآمد نیست. ارتباط و گفتگوی مستقیم به عنوان تنها مکانیسم انتقال دانش در داخل سازمان، به سطح بالایی از حرکت افراد در واحدهای مختلف و بحث و گفتگو نیاز دارد و ممکن است فقط در یک تیم کوچک که در یک دفتر واحد کار میکنند و در آن این جابهجایی افراد مشکلی ندارد، عملی باشد (برای مثال یک تیم فروش منطقهای که به طور منظم یکدیگر را ملاقات میکنند).
این روش ممکن است تنها رویکرد عملی انتقال دانش غیرقابل مدون باشد؛ آن دانشی را که نمیتوان مستند کرد (“دانش پنهان”). با این حال، این روش نباید تنها مکانیزم انتقال دانش باشد و همچنین دانش نباید فقط به شکل دانش ضمنی در ذهن افراد ذخیره شود.
استفاده از حافظه افراد به عنوان مکان اصلی ذخیره دانش نیز یک استراتژی بسیار پرمخاطره است. حافظه قابل اتکا نیست، افراد فراموش میکنند و همه چیز را به یاد نمیآورند. ممکن است آنها سازمان را ترک کنند ، بازنشسته شوند یا به سازمانها رقیب بپیوندند. به عنوان مثال، میزان جابجایی کارکنان در تیم، بخش یا سازمان شما چقدر است؟ چه میزان از دانش سازمان شما در ذهن کارکنانی است که در حال ترک سازمان هستند؟ بنابراین، بایستی مکانیسم ذخیرهسازی ایمنتری برای دانش بسیارمهم و وسیله انتقال موثرتری نسبت به تنها گفتگو وجود داشته باشد.
کدگذاری، ضبط، محتوا، مجموعه
جریان کمتر مستقیم دانش، از طریق کدگذاری، ضبط و ذخیره دانش در نوعی “بانک دانشی” و بازیابی دانش، هنگامی که به آن دانش نیاز باشد، است. انتقال این دانش پهنای باند کمتری نسبت به ارتباط مستقیم است (شاید 14 برابر کمتر) ، زیرا نوشتن بیش از بخشی از آنچه میدانید دشوار است و دانش نوشتاری باید توسط کاربر دانش به درک انسان برگردانده شود (بعضی از آنها اینگونه استدلال میکنند که دانش نوشتاری به اطلاعات تبدیل شده است و باید دوباره به دانش تبدیل شود). در این روش هیچ گفتگویی امکانپذیر نیست و نمایشها فقط به نمایشهای ضبط شده محدود میشوند، مثلاً با استفاده از فایلهای ویدیویی.
انتقال دانش از این طریق خیلی مؤثر نیست. با این حال، دانش فقط یک بار باید ضبط شود تا صدها بار مورد دسترسی و استفاده مجدد قرار گیرد، بنابراین یک روش کارآمد برای انتقال دانش به طور گسترده است. این دانش در برابر ریسک فراموشی افراد یا از دست دادن پرسنل ایمن است. این روش برای دانش قابل رمزگذاری با پایگاه کاربری گسترده ایده آل است. به عنوان مثال ، انتقال گسترده دانش پایهای آشپزی به جای ایجاد انجمن آشپزها، بهتر است از طریق انتشار کتابهای آشپزی انجام شود. همچنین این روش برای دانشی که به طور متناوب استفاده می شود، نیز ایدهآل است.
این وقایع ممکن است تا چند سال دیگر مجددا اتفاق نیافتند، و تا آن زمان، در صورت عدم ضبط و ذخیره آن دانش، افراد درگیر آن وقایع جزئیات آنچه را که اتفاق افتاده بود را فراموش خواهند کرد.
این دو رویکرد انتقال دانش رویکردهای اتصال افراد و جمع آوری محتوا هستند. استراتژیهای موثر مدیریت دانش نیاز به پرداختن به هر دو روش انتقال دانش دارند. همانطور که در قسمت زیر به طور خلاصه بیان شده، هر کدام از این رویکردها جایگاه خود را دارد و هر یک مکمل دیگری است.
اتصال و جمعآوری در مدیریت دانش
مزایا
- بسیار موثر
- انتقال دانش غیر قابل رمزگذاری را امکان پذیر میکند
- اجتماعی سازی را امکان پذیر میکند
- به کاربر دانش اجازه میدهد تا میزان اعتماد خود را به تأمینکننده دانش بسنجد.
- آسان و ارزان است.
معایب
- ریسکدار، حافظه انسان یک محل نامطمئن برای ذخیره دانش است.
- ناکارآمد، افراد میتوانند در یک زمان فقط در یک مکان باشند.
- مردم غالباً آنچه را که میدانند درک نمیکنند تا زمانیکه ضبط شود.
نوع دانشی که این روش برای انتقال آن مناسب است·
- دانش ناپایداری که به سرعت در حال تغییر است، و به محض مستندسازی آن منسوخ میشود.
- دانش بسیار وابسته به قراین.
- دانش مربوط به عملیات پیوسته و همیشگی، هنگامی که دانش افراد به طور ناخواسته تجدید و تمرین میشود.
- دانشی که فقط توسط افراد کمی مورد نیاز است.
نظرات – یک روش سنتی در مدیریت دانش، رهاکردن دانش در ذهن متخصصان است. این استراتژی یک استراتژی پرخطر و ناکارآمد البته به غیر از سازمانهای بسیار کوچک است.
جمعآوری محتوا
مزایا
- امکان ضبط و توسعه منظم دانش را فراهم میکند.
- امکان ترکیب دانش از بسیاری از منابع را فراهم میکند.
- اجازه میدهد تا دانش در فرآیند مشترک، در طراحی محصول یا الگوریتمها نهادینه شود.
- یک محل ذخیرهسازی امن برای دانش ایجاد میکند.
- بسیار کارآمد است، دانش را میتوان یک بار ضبط کرد و بارها به آن دسترسی پیدا کرد.
معایب
- برخی از انواع دانش را نمیتوان به طور مؤثر جذب و تدوین کرد.
- ضبط دانش نیاز به مهارت و منابع دارد.
نوع دانشی که این روش برای انتقال آن مناسب است.
- دانش بالغ پایدار
- دانش وقایع متناوب یا نادر
- دانشی که از منابع یا افراد بسیاری به ورودی نیاز دارد.
- دانش با یک پایگاه کاربر بزرگ
نظرات – ممکن است یک استراتژی تنها مبتنی بر ضبط دانش، اجتماعیسازی مورد نیاز برای تغییر فرهنگ را از دست بدهد و ممکن است نتواند به برخی از دانشهایی که کمتر قابل تدوین هستند، اشاره کند.
منبع:
http://www.nickmilton.com/2020/09/how-connect-and-collect-work-within.html
