از دست دادن یک کارمند، تجربه آسانی نیست. از توزیع مجدد کار میان کارمندان دیگر گرفته تا پیدا کردن و استخدام فرد جدید، تمامی چالش‌های استعفای کارمندان حائز اهمیت هستند. در دورانی مانند استعفای بزرگ استخدام افراد جدید با موانعی روبرو ست و این موضوع چالش‌های استعفای کارکنان را تشدید می‌کند. در هر شرایطی استعفای کارکنان مشکلی نامرئی به وجود می‌آورد که قطعاً سازمان شما نیز با آن مواجه است.
این چالش نامرئی، از دست رفتن حجم عظیمی از اطلاعات است که با خروج کارکنان اتفاق می‌افتد. چه کارکنان ترفیع بگیرند، چه بخش خود را تغییر بدهند و یا به طور کلی از سازمان استعفا بدهند، همه دانش آن‌ها نیز از سازمان خارج می‌شود؛ بنابراین، حتی اگر اسنادی که روی آن کار کرده‌اند باقی بمانند، دانشی که در تهیه اسناد موثر افتاده است، از دست می‌رود.
آیا سازمان شما حاضر است هزینه از دست دادن کارمندان و دانش آن‌ها را متحمل شود؟
در این مقاله به چالش‌های غیرمنتظره استعفای کارکنان و چندین راه‌حل بالقوه برای چالش‌های فوق می‌پردازد.
-
اطلاعات روی سرور شیرپوینت سازمان قرار می‌گیرد
با همان سرعتی که تیم‌ها در حال ایجاد هوش رقابتی و تولید دانش هستند، سازمان‌ها نیز با انتقال یا ترک کارمندان، این دانش‌‌ها را از دست می‌دهند. به اسناد بی‌شماری مانند پاورپوینت‌ها، پی‌دی‌اف‌ها، ویدیوها و پَروَنجاهای صوتی به‌وجود‌آمده در طول سال‌ها فکر کنید. تمامی این دارایی‌های کارمندان سابق، حاوی دانش ارزشمندی هستند که در سرورهای سازمان شما بدون استفاده مانده است و درصورت استعفای کارکنان برای همیشه از دست می‌روند. سازمان‌ها نه‌تنها این دارایی‌های ارزشمند را از دست می‌دهند، بلکه برای ذخیره آن در سرورهای خود نیز هزینه‌های گزافی می‌پردازند؛ تا به حال سعی کرده‌اید چیزی را در رایانه خود پیدا کنید؟ به اسلایدی که شش ماه پیش در پاورپوینت ایجاد کردید فکر کنید. فرض کنید این پاورپوینت برای پروژه فعلی‌تان نیز مفید باشد، اما یافتن آن تقریباً غیرممکن است. وقتی پیدا کردن فایل‌های خودتان تا این اندازه دشوار است، تصور کنید پیدا کردن اطلاعاتی که شخص دیگری ایجاد کرده است تا چه میزان دشوار است؟
اغلب کارکنان وقت باارزش خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند و در بسیاری از مواقع نمی‌توانند آنچه را که به دنبال آن هستند، بیابند. دسترسی آسان کارکنان به پاسخ‌های موردنیازشان، به آن‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش بدهند. در حالت ایدئال، سازمان‌ها به‌راحتی می‌توانند مدت‌ها پس از خروج یک کارمند اطلاعات موردنیاز خود را پیدا کرده و از آن استفاده کنند.
-
تصمیم‌گیری به نقطه اول بازمی‌گردد
تصور کنید در یک جلسه، سؤالی را مطرح کرده‌اید و پس از خروج یکی از اعضای تیم، هیچ‌کدام از بقیه اعضا پاسخ را نمی‌دانند. بدون دسترسی به دانش کلیدی افراد، چگونه سازمان‌ها می‌توانند از رقابتی‌ترین مزیت هوش و دانش داخلی خود استفاده کنند؟ اغلب برای به دست آوردن مجدد این اطلاعات، شخص دیگری نیز باید ساعت‌ها زمان صرف کند. سازمان‌ها زمان کافی برای بازآفرینی تمام اقداماتی را که کارکنان قبلی انجام داده‌اند، ندارند. سرگردانی کارکنان سرعت تصمیم‌گیری را کاهش می‌دهد و در برخی موارد به اقداماتی از سر ناآگاهی با صرف هزینه فرصت بالا منجر می‌شود.
اگر برای یک تصمیم تجاری به اطلاعات موردنیاز دسترسی نداشته باشید، در هنگام مواجه شدن با یک تهدید رقابتی نمی‌توانید واکنش درستی نشان دهید. در دنیای پرسرعت کنونی، برای تصمیم‌گیری‌هایی با تأثیر میلیون دلاری، به دانش مناسب و در زمان مناسب نیاز دارید. شروع دوباره از نقطه آغاز، سازمانتان را از تصمیمات تجاری و اندیشیدن به استراتژی‌ها عقب نگه می‌دارد.
بی‌شک بدون مدیریت دانش، سازمانتان به اطلاعات لازم برای بهبود فرآیند تصمیم‌گیری دسترسی ندارد.
-
متخصصان موضوعی متحمل استرس هستند
وقتی دانش به‌آسانی در دسترس نباشد، افراد به کسانی که بیشتر می‌دانند مراجعه می‌کنند. کارکنان خبره‌تر، مسئولیت بیشتری در سازمان خواهند داشت. پرسیدن سؤالات مکرر و مراجعه بیش‌ازحد به متخصصان موضوعی، این متخصصان را از رسیدگی به کارهای ارزشمندتر بازمی‌دارد. این کارکنان از پاسخ‌دهی مکرر به سؤالات مشابه در هر روز لذت نمی‌برند. متخصصان موضوعی ترجیح می‌دهند برای استفاده از تخصص خود به چالش کشیده شوند تا اینکه وظیفه یک سیستم مدیریت دانش را انجام دهند.
آماده شدن برای استعفای کارمند
منتظر نمانید تا کارمندان استعفای خود را اعلام کنند و سپس شروع به جمع‌آوری دانش سازمانی کنید؛ زیرا قبل از اینکه دانش به‌طور کامل جمع‌آوری شود فرد از سازمان خارج شده است و استعفای کارکنان اتفاق افتاده است. با پرداختن سریع و به‌موقع به این موضوع، سازمان را از خطر «از دست رفتن دانش گران‌قیمت» نجات خواهید داد.
- محل ذخیره دانش را بررسی کنید. برای اطمینان از اینکه همچنان به منابع ایجادشده توسط کارکنان دسترسی دارید، محل ایجاد و ذخیره اسناد را بررسی کنید.
- با تیم خود درمورد این چالش‌‌ها صحبت کنید. چه چیزی اشتراک‌گذاری دانش را برای متخصصان به موضوعی شما دشوار بدل می‌کند؟ با اعضای تیم ملاقات کنید تا دریابید که در هنگام اشتراک‌گذاری و یافتن اطلاعات، با چه چالش‌هایی مواجه می‌شوند. با شنیدن مشکلاتی که کارکنان تجربه می‌کنند، نحوه برخورد با مدیریت دانش را بهتر درک خواهید کرد.
- مزایای هوش مصنوعی را در نظر بگیرید. سیستم‌های مدیریت دانش بصری می‌توانند مدت‌ها پس از خروج یک کارمند همچنان از ارزشی که او ایجاد کرده است را مورد استفاده قرار بدهند. اگر مخازن دانش در گذشته عملکرد کندی داشتند، امروزه هوش مصنوعی امکانات بی‌نهایتی را برای جبران آن فراهم کرده است. با راه‌حل‌هایی مانند پورتال یک‌مرحله‌ای، برای دانش ذخیره شده در سراسر سیستم‌های سازمانی و درایو اشتراک‌گذاری، کارمندان قادر هستند که پاسخ‌ها را بلافاصله پیدا کنند.
نتیجه
به دلایل زیادی استعفای کارکنان تهدیدی برای مشاغل محسوب می‌شود. با بستری که مدیریت دانش فراهم کرده است، رهبران می‌توانند هزینه بالقوه از دست دادن دانش سازمان، در هنگام خروج کارکنان را کاهش دهند. این تلاش‌ها می‌تواند شرایط استرس‌زایی را که با از دست دادن کارمندان به وجود می‌آیند تعدیل کرده و به سازمان کمک کند تا با دارایی‌های ارزشمند محفوظ مانده، رو به جلو حرکت کند.
منبع: