پس از گذشت بیش از یک سال از شیوع ویروس کرونا، روند همه‌گیری آن شتاب گرفته و در حال حاضر گسترش‌یافته است. هرچقدر که احساسات و عادت‌ها قدیمی‌تر باشند، دور شدن از آن دشوارتر است اما کووید 19 کارکنان و سازمان‌ها را وادار کرد که خود را سریع‌تر با تغییرات وفق دهند. اولین تغییر این تغییر بود که سازمان نباید صرفاً در حال جذب نیرو باشد و دانش نیروهای موجود اهمیت بسیار زیادی برای سازمان در روند مدیریت دانش در سال 2021 دارد.
در تغییرات ناگهانی در اثر همه‌گیری کرونا، مدیریت دانش نیز دچار تغییر و تحول شد. وقتی به بزرگترین تحولات مدیریت دانش دریکی دو سال گذشته فکر می‌کنیم، متوجه می‌شویم که هیچ‌یک از آن‌ها واقعاً جدید نیستند؛ اما وقایع سال 2020 توجه رهبران و مدیران ارشد را به ریسک‌های دانش و شکاف‌های دانش که قبلاً نادیده گرفته بودند را جلب کرد. علاوه بر این، رویکرد استفاده از فناوری‌های جدید برای ذخیره، انتقال دانش سازمانی را سرعت بخشید. در ادامه این مطلب 3 روند مدیریت دانش در سال 2021 که توسط مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا مطرح‌شده است را مرور می‌کنیم.
1- مدیریت دانش در حال حاضر بخشی از محیط کار دیجیتال است
بر اساس تحقیقات روند مدیریت دانش APQC، تعداد کارکنانی که تعاملات همکاران آن‌ها عمدتاً مجازی شده است در سال 2020 به میزان 400 درصد افزایش یافت!! تغییر به دورکاری باعث ایجاد آشفتگی در ابزارهای مجازی کار برای برگزاری جلسات آنلاین، چت تیمی، همکاری و غیره شد.
سامانه‌های مدیریت دانش اکنون باید جریان دانش را در محیط کاری و فناوری‌هایی مانند Teams ، Slack و Zoom ایجاد کنند. 52٪ از رهبران مدیریت دانش بیان می‌کنند تغییر طولانی‌مدت یا دائمی به دورکاری، استراتژی مدیریت دانش یا اولویت‌های آن‌ها را در سال 2020 به‌طور قابل‌توجهی تغییر داده است. از برخی جهات، کار از راه دور و ترکیبی (دورکاری و حضور در محل)، فعالیت‌های مدیریت دانش را آسان‌تر می‌کند. تعاملات دانشی که قبلاً به‌صورت حضوری انجام می‌شد، اکنون با استفاده از ابزارهای دیجیتالی و از طریق بسترهای فناوری انجام می‌شود که می‌توان راحت‌تر دانش آن‌ها را استخراج کرد، علاوه بر آن کارکنان برای دسترسی راحت‌تر اطلاعات به نرم‌افزارهای موجود در سازمان مراجعه می‌کنند.
در کنار این مزایا محیط کار دیجیتالی نیز می‌تواند تهدیدی برای مدیریت دانش باشد. کارکنانی که در همکاری تیمی غرق می‌شوند ممکن است به دلیل خستگی از اشتراک‌گذاری دانش خودداری کنند و سازمان‌ها ممکن است فراموش کنند که برخی از اهداف مدیریت دانش هیچ منافاتی با حمایت از کارهای مجازی ندارند. رهبران مدیریت دانش باید برنامه‌های خود را مجدداً ارزیابی کنند تا از پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش برای نیروی کاری که به‌صورت ترکیبی فعالیت می‌کند اطمینان حاصل کنند. این امر نه‌تنها در مورد پیاده‌سازی جامع نظام مدیریت دانش بلکه در تمامی اقدامات مرتبط با مدیریت دانش ازجمله کارگاه‌ها و آموزش‌ها نیز صادق است.
به احتمال زیاد همه کارکنان پس از اتمام همه‌گیری کرونا به‌صورت حضوری کار نخواهند کرد، بنابراین اکنون زمان آن است که تجربیات زمان کار حضوری را برای کارکنانی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند دوباره طراحی کنیم. مدیریت دانش همچنین باید از به اشتراک‌گذاری دانش، دسترسی و استفاده مجدد از آن‌ها در بسترهای دیجیتالی اطمینان حاصل کند. به‌طور مثال اگر کارکنان قبلاً از Office 365 استفاده می‌کردند، مدیریت دانش باید یا پایگاه‌های دانش خود را به محیط جدید منتقل کند یا بسترها را برای دسترسی یکپارچه فراهم کند. همچنین مدیریت دانش باید به‌طور پیوسته به دنبال چالش‌ها و فرصت‌های دانش ایجادشده دورکاری و کار ترکیبی باشد و اهداف استراتژیک خود را با آن چالش‌ها و فرصت‌ها هماهنگ کند.
2- استفاده از هوش مصنوعی برای پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش
دومین روند مدیریت دانش به بررسی هوش مصنوعی برای پیاده‌سازی موثر مدیریت دانش است بدین گونه که درگذشته پیاده‌سازی و هماهنگی هوش مصنوعی و مدیریت دانش نیازمند هزینه و زمان بسیاری بود و تنها تعداد اندکی از شرکت‌های بزرگ توانایی پرداخت هزینه و صرف زمان برای این هماهنگی را داشتند. حتی زمانی که متولی مدیریت دانش در سازمان‌ها (اغلب در سازمان‌های بزرگ و حرفه‌ای) این سرمایه‌گذاری‌ها را انجام می‌داد، لزوماً موفق به کسب ارزش‌افزوده حاصل از هماهنگی هوش مصنوعی و مدیریت دانش نمی‌شد.
اما هوش مصنوعی با گذشت زمان بهتر، ارزان‌تر و آسان‌تر با سیستم‌های سازمانی ادغام شد. درعین‌حال، مشکلات مدیریت دانش که هوش مصنوعی برای حل آن‌ها می‌تواند راه‌حل ارائه دهد بیشتر و بیشتر می‌شود. سازمان‌ها همچنان به جمع‌آوری اطلاعات ادامه می‌دهند. بدون وجود سیستم‌هایی برای مدیریت اطلاعات و دانش کارکنان، پیدا کردن روش بهینه انجام کارِ فعالیت‌های قبلی، مانند جستجوی سوزن در انبار کاه است. تغییرات سریع و الزامات فاصله‌گذاری اجتماعی در دوران همه‌گیری کرونا مشکلات استفاده از روش سنتی (بدون استفاده از هوش مصنوعی) برای یافتن روش بهینه را تشدید کرده است. دوسوم رهبران مدیریت دانش بیان می‌کنند که نگرانی‌ها در مورد توانایی یافتن دانش کارکنان از زمان همه‌گیری افزایش‌یافته است و بیش از یک‌سوم اذعان می‌کنند که این افزایش قابل‌ملاحظه است.
خبر خوب این است که همه‌گیری کرونا باعث شد سازمان‌ها به‌طور فزاینده‌ای روی هوش مصنوعی سرمایه‌گذاری کنند، چه برای راه‌حل‌های مقطعی و چه به‌عنوان بخشی از تلاش‌های دائمی تحول دیجیتالی. تیم‌های پیشرو مدیریت دانش از هوش مصنوعی برای موارد زیر استفاده می‌کنند:
- از داده‌ها برای تولید محتوای ارزشمند در روند مدیریت دانش استفاده می‌کنند.
- مواردی را که باید بازبینی، به‌روز یا بایگانی شوند برچسب‌گذاری می‌کنند.
- نتایج جستجو را به میزان قابل‌توجهی با عباراتی که کاربر جستجو می‌کند مطابقت می‌دهند.
- به‌طور پیوسته استفاده مجدد از دانش ثبت‌شده را به کاربران توصیه می‌کنند.
- تجربه کاربر نهایی را بر اساس اینکه چه سمتی دارند، روی چه چیزی فعالیت می‌کنند و نحوه تعامل قبلی آن‌ها با سامانه‌های مدیریت دانش شخصی‌سازی می‌کنند.
برای تیم‌های مدیریت دانش که قبلاً هوش مصنوعی را دور از دسترس می‌پنداشتند، اکنون زمان مناسبی برای ارزیابی مجدد است. APQC به شما توصیه می‌کند که مشکلات مربوط به ثبت، به اشتراک‌گذاری و استفاده مجدد از دانش ثبت‌شده را برای ذینفعان آغاز کرده و بررسی کنید. آیا راه‌حل مبتنی بر هوش مصنوعی ممکن است این نیازها را برآورده کند یا خیر. سپس هزینه، زمان و نیروی انسانی موردنیاز را برآورد کنید و اینکه آیا می‌توانید شرکا یا حامیان خود را برای سرمایه‌گذاری توجیه کنید. ممکن است هوش مصنوعی در حال حاضر برای سازمان شما منطقی نباشد، اما اگر کارکنان برای خلق و کسب ارزش از دانش سازمانی توجیه شوند، می‌تواند ارزش زیادی به دنبال داشته باشد.
3- نتایج مدیریت دانش در حال حاضر فقط نتایج تجاری نیست
سومین روند مدیریت دانش نشان‌دهنده تغییر گسترده‌تری در موقعیت استراتژیک مدیریت دانش است. به‌طور سنتی، بسیاری از رهبران، مدیریت دانش را به‌عنوان یک هزینه اضافی می‌دیدند. وقتی آن‌ها معیارهای مدیریت دانش را بررسی می‌کردند سؤالات این‌چنینی می‌پرسیدند: چگونه می‌توانم کمترین مقدار پول را هزینه کنم تا مدیریت دانش در سازمان پیاده‌سازی شود.
ما اکنون شاهد تکامل تدریجی تفکر هستیم، به‌طوری‌که مدیران ارشد سازمان‌ها، مدیریت دانش را به‌عنوان محرک ارزش بالقوه می‌شناسند. با ظهور و تحول دنیای دیجیتال، برخی از مدیران متوجه شدند که مدیریت دانش می‌تواند بر بهره‌وری و رضایت کارکنان و مشتریان مؤثر باشد؛ زیرا این موارد درنتیجه نهایی شود، میزان رضایت کارکنان و مشتریان تأثیر دارد، حتی اگر اندازه‌گیری تأثیر آن‌ها دشوار باشد. اما مهم‌تر از آن، این درک وجود دارد که دسترسی یکپارچه دانش به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا نوآوری داشته باشند، مشکلات را حل کرده و به‌طور مؤثرتر به تغییرات پاسخ دهند. وقتی شاخص‌های کلیدی را برای سرمایه‌گذاری‌های اخیر و آینده مدیریت دانش مطالعه می‌کنیم، دیگر اهداف اصلی فقط صرفه‌جویی در هزینه نیست؛ آن‌ها در مورد صرفه‌جویی در زمان، حرکت سریع‌تر و باکیفیت بیشتر و البته راضی نگه‌داشتن کارکنان و مشتریان صحبت می‌کنند. بسیاری از این تأثیرات را می‌توان مستقیماً با درآمد سازمان مرتبط کرد و تأثیر مدیریت دانش بر آن‌ها را می‌توان اندازه‌گیری نمود.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/3-knowledge-management-trends-watch