هنگامی که کارکنان کلیدی و با تجربه شما را ترک می‌کنند، سازمان دانش پنهان آن‌ها را که در طول سال‌ها تجربه به دست آورده‌اند از دست می‌دهد. حتی اگر سعی کنیم دانش این کارکنان را در حین گذراندن دوره خروج از سازمان استخراج کنیم، برای بازیابی کامل دانش آن‌ها خیلی دیر خواهد بود؛ لذا اکتساب دانش پنهان کارکنان کلیدی امری حیاتی است. برای استخراج و اکتساب دانش راهکارهای متنوعی وجود دارد که براساس شرایط سازمان میتوان از آن‌ها استفاده کرد. در ادامه این مقاله 9 مرحله برای اکتساب و ذخیره دانش و حافظه سازمانی پیشنهاد شده است.
- ایجاد فرهنگ اشتراک دانش: فرهنگی را در سازمان ایجاد کنید که به اشتراکگذاری دانش را به عنوان یک رفتار ارزشمند و شناخته شده ارتقا دهد. کارکنان را به طرق مختلف از جمله تولید محتواهای مرتبط با مزایای اشتراک دانش تشویق کنید تا به طور فعال دانش و تخصص خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. کارکنانی را که فعالانه در ابتکارات به اشتراکگذاری دانش مشارکت دارند، شناسایی و طبق برنامه‌های فصلی و سالانه به آن‌ها پاداش دهید.
- شناسایی حوزه‌های دانش‌های کلیدی: حوزه‌های دانش‌های کلیدی را که برای جذب کارکنان جدید ضروری هستند، شناسایی کنید. این اقدام را میتوان از طریق تجزیه و تحلیل کامل نقش‌های شغلی، مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز در سازمان انجام داد. کارشناسان موضوعی که دارای دانش ضمنی در این زمینه‌های کلیدی هستند را شناسایی کنید.
- کسب دانش پنهان: از تکنیک‌های مختلف برای گرفتن دانش ضمنی خبرگان و سایر کارمندان استفاده کنید. این کار می‌تواند شامل انجام مصاحبه، داستان‌سرایی، مدیریت دروس آموخته، برگزاری انجمن‌های خبرگی و مستندسازی بهترین شیوه‌ها باشد. کارمندان را تشویق کنید تا فرآیندها، بینش‌ها و درس‌های آموخته شده خود را در قالب‌های مشخص مستند کنند که به راحتی توسط دیگران به اشتراک گذاشته و از آن‌ها استفاده شود. این مستندسازی می‌تواند به صورت صوتی یا ویدئویی نیز انجام شود.
- ایجاد پایگاه و مخازن دانش: مخازن دانش سازماندهی شده، مانند یک سامانه مدیریت دانش یا یک پایگاه داده متمرکز ایجاد کنید تا دانش به دست آمده در قالبی ساختاریافته و قابل دسترس ذخیره شود. از تگ‌ها، کلمات کلیدی و دسته‌بندی مناسب برای تسهیل جستجو و بازیابی استفاده کنید.
- آموزش و پرورش کارکنان: برنامه‌های آموزشی و پرورشی برای کارکنان، از جمله کارکنان جدید تدوین و اجرایی نمایید. به کارکنان با برگزاری دوره‌های آموزشی، چگونگی دسترسی و استفاده موثر از پایگاه‌های دانش، آموزش چگونگی جستجو، بازیابی و استفاده از دانش به دست آمده را آموزش دهید.
- تقویت یادگیری مشارکتی: با فراهم کردن فرصت‌هایی برای تبادل دانش، کافه‌های دانشی، یادگیری همتایان، مرور پس از اقدام و غیره یادگیری مشارکتی را در میان کارکنان تشویق کنید. فرهنگ یادگیری مستمر را تقویت کنید که در آن کارکنان تشویق می‌شوند تا دانش را در تیم‌ها و بخش‌ها به اشتراک بگذارند.
- استفاده از ابزارهای فناوری: از ابزارهای فناوری مانند اینترانت، واقعیت مجازی، واقعیت افزوده، پلتفرم‌های مشارکتی و سیستم‌های مدیریت دانش برای تسهیل فرآیندهای کسب، ذخیره، بازیابی و بکارگیری دانش استفاده کنید. رابط‌های کاربرپسندی را پیاده‌سازی کنید که دسترسی و استفاده از دانش به دست آمده را برای کارکنان، از جمله کارکنان جدید آسان می‌کند.
- ارزیابی و به‌روزرسانی مخازن دانش: به طور مستمر مخازن دانش را ارزیابی و به‌روزرسانی کنید تا اطمینان حاصل شود که دانش به دست آمده مرتبط و به‌روز باقی می‌ماند. کارکنان را تشویق کنید تا در مورد اثربخشی دانش به دست آمده بازخورد ارائه کنند و بر این اساس به‌روزرسانی‌های لازم را انجام دهید.
- رصد و اندازه‌گیری دانش‌های کسب شده: معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای اندازه‌گیری اثربخشی دانش‌های کسب شده ایجاد کنید. KPIهایی مانند استفاده از دانش، میزان مشارکت کارکنان بخش‌های مختلف، تأثیر دانش به دست آمده بر فرآیندهای داخلی و عملکرد کلی سازمان و غیره.
به این ترتیب، میتوان یک فرهنگ جذب به اشتراکگذاری فعال دانش ایجاد کرد که تضمین می‌کند دانش‌های ثبت شده به طور موثر در فرآیند یادگیری و توسعه کارکنان و کسب وکارها جریان می‌یابد.
https://www.linkedin.com/pulse/9-steps-save-organizational-memory-karthikeyan-palanisamy
